Saber como fazer um relatório financeiro bem-estruturado é um diferencial competitivo das empresas que alcançam o patamar de excelência na gestão das suas finanças. Grande parte disso tem relação com a qualidade do relatório de custos, que é capaz de auxiliar o diretor financeiro na tomada de decisões estratégicas e com foco em resultados.

Para entender mais sobre a importância dos custos, recorremos ao estudo “Benchmarking Global de Finanças 2016”, elaborado pela consultoria PwC. Os resultados são surpreendentes: equipes que fazem o controle dos gastos e operam com eficiência podem reduzir até 40% dos custos de uma atividade.

Dados ainda apontam que a busca por tecnologias de menor custo e acesso simplificado são as principais responsáveis por agregar valor competitivo e otimizar as despesas de uma atividade. Devido à relevância do tema, preparamos este artigo com dicas de como fazer um relatório de custos e garantir sucesso na gestão financeira. Acompanhe!

Quais fatores devem ser levados em consideração no relatório de custos?

Para seu crescimento contínuo, é fundamental que as empresas acompanhem o andamento tanto dos seus processos como dos seus resultados.

Na prática, existem diversos tipos de relatórios e demonstrações que trazem informações sobre diversas áreas da gestão. Um desses tipos baseia-se na avaliação dos custos da empresa e do seu impacto em itens como:

• liquidez do negócio;
• lucratividade obtida;
• política de preços de venda;
• capacidade de manter a liquidez.

Portanto, o relatório financeiro é uma ferramenta importante que deve ser valorizada e elaborada com cuidado. Confira as nossas recomendações para implementar esse tipo de análise.

Entenda as diferenças entre custos e despesas

O primeiro passo para um planejamento estratégico é compreender a diferença entre um custo e uma despesa. Muitos ainda usam os dois termos como sinônimos nas conversas de negócios, entretanto cada um deles tem diferentes significados e aplicações práticas. Veja como defini-los corretamente.

Custos

Sob o ponto de vista contábil, os custos são representados por qualquer tipo de gasto direcionado para a atividade de manufatura ou de produção – ou seja, todos os recursos destinados a manter o negócio em pleno funcionamento.

Contudo, nem sempre seu cálculo e sua apropriação ocorrem de forma simples. Em primeiro lugar, existem os custos diretos, que são aqueles ligados à produção de produtos específicos. Nesse caso, são componentes e materiais que podem ser identificados como parte do produto final. Alguns exemplos são:

• embalagem;
• matéria-prima;
• mão de obra da produção.

Já o cálculo dos custos indiretos pode ser mais desafiador para a área contábil porque esse tipo de recurso é destinado a mais de um produto ou setor. Esse é o caso da energia elétrica que abastece o edifício. Não é possível medir com exatidão quanto dela foi utilizado no funcionamento do maquinário e quanto corresponde à iluminação dos escritórios.

Outros exemplos são:

• depreciação de máquinas;
• mão de obra indireta;
• equipamentos compartilhados.

Existem diversas formas de realizar essa apuração e o posterior rateio para equilibrar as contas do empreendimento.

Despesas

As despesas estão relacionadas às atividades operacionais e de gestão do negócio, sem vínculo com o produto final. Em outras palavras, são os gastos necessários para manter a estrutura funcional da empresa. Podem ser classificadas como fixas, quando resultantes do processo de administração geral, ou variáveis, quando oscilam de acordo com as receitas e o volume de operações em determinado período. Exemplos:

• comunicação e internet;
• comissão de vendas;
• materiais de escritório;
• marketing.

Defina prioridades ao fazer um relatório financeiro

Um relatório de custos deve ser estruturado com base na visão panorâmica do diretor financeiro, que pode adotar estratégias de ação com outros gestores, colaboradores e, até mesmo, fornecedores da empresa.

A precisão é importante para essa tarefa, entretanto não adianta gastar um número incontável de horas com o cálculo de um custo insignificante. O ideal é adotar uma metodologia prática que ajude a controlar os custos em tempo real por meio de uma abordagem proativa. Isso evita que o diretor dedique seus esforços a apenas apagar os incêndios.

Lembre-se de que as metas são importantes

Definir metas é essencial para motivar sua equipe e garantir a qualidade do relatório de custos. Essa técnica de liderança pode reduzir as despesas com a elaboração dos controles, aumentar a produtividade dos funcionários e até disseminar essa cultura para os outros setores.

É preciso reavaliar os objetivos atuais e estabelecer metas que podem ser alcançadas, sejam elas de tempo, precisão ou eficiência produtiva. O gestor deve ser um exemplo e acompanhar os resultados periodicamente, promovendo o comprometimento de cada colaborador com essa causa.

Use um software de controle financeiro

Tratar de um grande volume de transações é algo comum para quem administra as contas de uma empresa. Muitas vezes, é preciso lidar com diversos bancos ao mesmo tempo, além de gerenciar extratos, pagamentos, cobranças e conciliá-los com o relatório de custos.

A tecnologia surge como principal ferramenta para garantir a precisão e o sucesso da gestão dessas informações. Imagine se todos os dados estivessem integrados em uma única plataforma, em que é possível fazer um trabalho seguro e conectado diretamente a todas as instituições bancárias.

Atualmente, o mercado está passando por uma importante transformação digital, que possibilita a automação de processos, o ganho de tempo e uma gestão integrada. Por isso, aproveite as vantagens desse tipo de ferramenta.

Qual modelo de relatório pode ser adotado?

Muitos profissionais se perguntam qual é a melhor forma de demonstrar as informações relacionadas aos custos da empresa. Em geral, cada empresa pode adotar o procedimento e o formato que for mais conveniente para transmitir os resultados. Porém, é preciso levar em consideração o público ao qual se destina.

No caso de gestores financeiros, um maior detalhamento e a utilização de termos técnicos são aceitáveis. Se esse relatório destina-se a colaboradores que não atuam diretamente no departamento de finanças, é importante adotar uma forma resumida e clara para facilitar a compreensão. Por isso, confira o nosso passo a passo, a seguir, para saber como proceder na prática.

Coleta de dados

A coleta de dados é a primeira etapa, que busca agrupar todas as transações financeiras e sua relação com o custeio da empresa. A maioria das organizações conta com sistemas de gestão que possibilitam a consulta das compras emitidas aos fornecedores, dos pagamentos de contas e gastos com a folha de pagamento da equipe operacional.

Separação de cada saída

Em seguida, é necessário separar cada saída de recursos em suas respectivas contas contábeis. Alguns exemplos são impostos a recolher, contas a pagar, empréstimos e pagamento de fornecedores.

Revisão de informações

Revise todas as informações para evitar erros que possam causar problemas. Basta utilizar os registros no sistema, extratos bancários e documentos fiscais.

Comparação de informações

Compare as informações obtidas com o orçamento anual da empresa. Essa medida ajuda a identificar desvios nos gastos estimados e indica áreas que podem gerar mais custos no futuro.

Quais são os benefícios de um bom relatório de custos?

Um relatório de custos consistente oferece benefícios importantes com impacto direto sobre a gestão financeira da empresa, uma vez que, com uma base sólida de dados, é possível analisar cenários e definir metas com maior clareza e segurança.

Diante da competitividade do mercado, é preciso estruturar-se e fazer projeções de curto, médio e longo prazos. Sendo assim, o potencial das finanças da empresa assume um papel de destaque. Confira algumas dessas vantagens, a seguir.

Precisão na classificação dos custos

Classificar os custos da maneira correta é fundamental para que o gestor possa fazer a alocação estratégica dos recursos disponíveis, de acordo com as necessidades da empresa. Para isso, é necessário que ele tenha conhecimento sobre o funcionamento do negócio, assim como controle sobre todos os custos envolvidos nos processos operacionais.

Eficiência no diagnóstico financeiro

O departamento financeiro é o coração de uma gestão. Afinal, é com base nele que são definidas todas as ações e os planejamentos que visam ao crescimento e à consolidação da empresa no mercado. Para tomar as decisões corretas, no entanto, é preciso realizar um diagnóstico financeiro realista e confiável.

Com um relatório de diagnóstico financeiro, esse trabalho ganha consistência e, consequentemente, proporciona melhores resultados.

Riqueza na fonte de dados

Ter dados seguros e amplos é essencial para fazer análises de mercado e mensurar os riscos e as oportunidades de acordo com o cenário de cada momento. Com o relatório de custos, é possível obter essas informações e, a partir delas adotar, um planejamento de ações capaz de fortalecer a empresa e melhorar consecutivamente sua atuação no mercado.

Aumento na lucratividade

Aumentar a lucratividade sem abrir mão da qualidade está entre os principais objetivos de uma empresa. Sendo assim, é preciso desenvolver relatórios que ofereçam diagnósticos financeiros eficazes e capazes de apontar caminhos de sucesso.

Com a melhor alocação dos recursos, é possível cobrir as deficiências da empresa e investir cada vez mais no aperfeiçoamento dos pontos fortes. A melhoria contínua tem impacto direto sobre a melhoria da produtividade, assim como na satisfação tanto dos colaboradores quanto do público final.

A satisfação do cliente gera fidelização e melhora a imagem e atuação da empresa no mercado. O crescimento sólido reflete nos números que, por sua vez, oferecem suporte para que o gestor possa aprimorar cada vez mais sua atuação e seu posicionamento da marca.

Essa é a proposta que um software de qualidade é capaz de oferecer para otimizar a gestão das finanças por meio de um relatório de custos. Ressaltamos que a eficiência e a autonomia operacional, em conjunto, intensificam a importância de investir em soluções desse tipo.

Agora que você já sabe como fazer um relatório eficiente, assim como sua importância para a tomada de decisões estratégicas de uma empresa, pode implementar esse tipo de ferramenta em sua gestão e obter os melhores resultados para sua empresa. Com disciplina e estratégia, é possível alcançar bons resultados.

Quer continuar acompanhando conteúdos sobre gestão financeira? Então, siga nos no Facebook e Linkedin e fique por dentro de todas nossas novidades!