Pelo fato de várias questões interferirem no preço dos valores cobrados para a entrega de mercadorias, como fatores relacionados à mobilidade e infraestrutura das estradas, contar com o auxílio de um software de gestão de fretes é essencial para reduzir esses impactos e demais problemas que podem prejudicar o desenvolvimento saudável da empresa.

No entanto, para aproveitar de todos os benefícios que uma ferramenta com essa finalidade pode propiciar, é importante saber escolher a mais adequada para atender as necessidades do seu negócio. Pensando nisso, elaboramos este post. Confira!

O que é o software de gestão de fretes?

O software de gestão de fretes é uma plataforma que fornece a inteligência de negócios aos empreendedores e gestores responsáveis por tomar decisões importantes, monitorando todas as etapas da entrega de uma mercadoria ao consumidor final.

Muitas pessoas ainda têm em mente que esse tipo de recurso é útil somente às transportadoras para a sua estruturação logística. Contudo, esse tipo de ferramenta tem se tornado cada vez mais usada por companhias que precisam estabelecer qual a melhor opção de frete para seus produtos, dentre os orçamentos recebidos de organizações de transporte.

Quais são as principais vantagens da utilização de um software de gestão de fretes?

Entre os principais benefícios obtidos pelas empresas ao utilizar esse tipo de sistema, estão:

• controle centralizado de processos;
• melhor redirecionamento dos recursos e tempo;
• seleção de transportadores e cálculos automatizados de fretes;
• agilidade e ganho de tempo no gerenciamento de despacho;
• rastreamento de entregas;
• redução dos custos;
• auditoria de faturas e processo de aprovação de pagamentos;
• emissão de relatórios que contribuem para uma visão mais ampla dos processos, entre outros.

Como escolher o software de gestão de frete mais adequado?

Para usufruir de todos os benefícios, é essencial saber fazer a escolha do sistema adequado. Veja a seguir algumas dicas dos principais pontos que devem ser analisados.

1. Opinião dos clientes

Não existe ninguém mais preparado e indicado para opinar sobre um software de gestão de frete que os próprios clientes que utilizam o serviço, não é mesmo? Por isso, no momento de fazer a sua escolha, esteja atento às falas de outros usuários.

Se possível, busque por esses feedbacks (por meio de comentários, sites de reclamações, redes sociais, entre outros), considerando os pontos positivos e negativos da solução, evitando uma escolha errada.

2. Funcionalidades do sistema

A escolha correta também está ligada às funcionalidades oferecidas pela ferramenta. Um erro que ocorre, muitas vezes, é contratar um serviço sem conhecer suas funções e sem saber se elas realmente estão alinhas às necessidades e demandas dos setores da empresa, por exemplo:

• diminuição do tempo de montagem e roteirização das cargas;
• otimização dos recursos de transportes;
• automatização dos processos mais onerosos;
• acompanhamento da evolução dos gastos com transportes;
• minimização dos custos e aprimoramento do nível de serviço;
• emissão de indicadores e relatórios de desempenho;
• oferecimento de informações em tempo real e demais.

Além disso, ao procurar por um sistema ordenado com as atividades e etapas do processo logístico da companhia, é preciso ter em mente os seguintes objetivos:

• flexibilidade e customizações;
• rapidez e desempenho;
• qualidade do atendimento;
• compartilhamento e integração das informações.

3. Simplicidade de implementação

O processo de implementação de um sistema não pode ser lento e nem complexo demais. Por esse motivo, é necessário buscar por uma ferramenta fácil de usar, a qual seja adaptável ao negócio e não dependa de grandes alterações nas estruturas dos processos.

4. Relação custo-benefício

Outro erro muito comum é a preocupação em apenas economizar, escolhendo o sistema mais barato. Ou seja, colocando o preço como o principal critério a ser avaliado. No entanto, é preciso ter cuidado quanto a isso, afinal, o barato pode ser caro!

Claro que avaliar o valor que será gasto com a implementação é importante, no entanto, o mais adequado é analisar o custo-benefício e não o preço puramente. Assim, você assegura que realmente ocorrerá uma diminuição de custo a médio e longo prazo, e não somente uma economia momentânea que pode gerar prejuízos futuros.

5. Qualidade do suporte oferecido

É necessário observar que o gerenciamento de um serviço está ligado à expectativa do cliente. Sendo importante prezar pela boa relação entre contratante e prestador, para que nenhum problema possa gerar impactos negativos quanto à qualidade e eficiência dos serviços prestados.

Quando estamos falando de serviços vinculados ao gerenciamento de frete, é esperado que as atividades que o direciona sejam atendidas plenamente, por exemplo:

• suporte técnico aos usuários;
• implementação gerenciada;
• equipe especializada e motivada;
• atendimento e comunicação;
• capacitação e treinamento.

É importante frisar que a prestação de serviços começa desde o primeiro contato, ainda quando a negociação está ocorrendo. As expectativas do cliente são os verdadeiros parâmetros para avaliar a eficiência do serviço. Entender quais são essas expectativas é fundamental para garantir o desempenho do serviço que satisfaça ou supere tais esperas.

6. Armazenamento dos dados

Ao escolher um bom sistema, você vai armazenar todos os dados relevantes sobre a logística do negócio, como pedidos, relatórios de serviços, orçamentos, entre outros. Por isso, é importante verificar como e onde a ferramenta guarda esses arquivos.

Nos dias atuais, a maneira mais eficaz e moderna de realizar esse armazenamento é por meio da nuvem, onde é possível acessar todas as informações de qualquer lugar, hora e dispositivo com acesso à internet.

Alguns sistemas usam armazenamento local, em servidores físicos que ficam na própria companhia. Contudo, essa não é a maneira mais segura, pois com uma simples queda de energia ou um ataque de hackers você poder perder todos os dados importantes do seu negócio.

Devido à importância do software de gestão de fretes, a eSales desenvolveu uma solução adequada para simplificar o cadastro das tabelas de frete dos embarcadores com seus parceiros transportadores, tornando o processo de análise mais fácil. Além de propiciar uma série de vantagens, como melhora na aquisição de transportes de terceiros, garantia de cobrança de fretes, redução de custos operacionais dos transportes, entre outros benefícios.

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