A sobrecarga de trabalho nem sempre é fruto de falta de produtividade ou competência; muitas vezes é uma questão de saber gerenciar o tempo de forma adequada, levando em consideração o que é mais importante em cada momento. Também pode ser resultado da falta de compreensão do tempo como recurso escasso e caro para as empresas.

Quando falamos em gestão de tempo para executivos, o tema se agrava ainda mais. O cargo de confiança pressupõe dedicação exclusiva e total à empresa, inclusive aos finais de semana, gerando um dos maiores problemas enfrentados por estes profissionais: otimizar o tempo, dar conta de todas as atribuições profissionais e ainda ter espaço para outros compromissos, como família, amigos, lazer, entre outros.

Você se identificou com o cenário? Então confira quatro dicas de gestão de tempo para executivos e passe a aproveitar melhor todos os momentos da sua vida!

Planeje o seu tempo

Considere que, oficialmente, você trabalha oito horas por dia, cinco dias na semana. Para não errar nas contas e ultrapassar os limites, comece por planejar sua agenda de forma que todos os seus compromissos caibam neste período de tempo. Até mesmo as tarefas mais corriqueiras, como a ligação para um investidor, devem fazer parte do seu planejamento para que você dedique a atenção necessária a cada atividade. Defina um tempo de início e término para cada tarefa, considerando possíveis deslocamentos.

Priorize e categorize suas demandas

Um dos pontos fundamentais na gestão de tempo para executivos é saber priorizar as atividades e categorizar o que é de fato importante ou urgente. Essa segmentação pode inclusive ajudar na delegação de tarefas, deixando sua agenda mais libre para tratar dos assuntos estratégicos da empresa.

Durante o planejamento da semana, deixe as atividades que são fáceis de resolver e que podem ser encaminhadas para o primeiro momento da manhã, livrando-se de possíveis importunos ao longo do dia por questões básicas. As atividades que demandam mais tempo e atenção devem ser feitas em momentos em que você sabe que não será interrompido (se for o caso, peça para não ser interrompido). Assim você verá sua produtividade crescer exponencialmente.

Delegue o que não for estratégico

De acordo com um estudo da McKinsey, apenas 9% dos executivos estão contentes com a sua gestão do tempo. De 1500 entrevistados, 48% acredita perder tempo com atividades não estratégicas, ou seja, operacionais, que podem ser feitas por outras pessoas. Se você se enquadra neste grupo, o melhor a fazer é começar a delegar tarefas para outras pessoas.

Nomeie um representante para lidar com clientes, fornecedores, parceiros de negócio, entre outros stakeholders da empresa, quando o assunto não for realmente estratégico. Empodere essa pessoa para que ela tome decisões em seu lugar e possa conduzir os processos sem que você precise estar a par de tudo o tempo todo.

Use todo o potencial tecnológico da empresa

Automação de processos, ferramentas de gestão, soluções de comunicação, tudo o que estiver ao seu alcance e que possa otimizar o seu dia-a-dia deve ser utilizado com sabedoria. A tecnologia tem o incrível poder de abrir janelas de tempo, acelerando processos, auxiliando nas decisões, gerando conhecimento qualificado para que você não precise gastar horas e horas estudando relatórios que pouco têm a dizer.

O melhor é que hoje em dia você pode levar todas essas soluções a qualquer lugar, basta ter um smartphone, um tablet ou notebook, que você leva toda a inteligência da empresa junto com você, podendo aproveitar melhor momentos de espera, de viagens, de tráfego.

Gestão de tempo para executivos não deveria ser uma atribuição individual, mas sim uma preocupação organizacional, já que toda a empresa ganha com executivos mais produtivos e descansados. Se a sua empresa ainda não vê desta forma, seria interessante iniciar um diálogo a este respeito, não acha? Então que tal deixar suas dúvidas e questionamentos para que possamos ajudá-lo nesta empreitada?