A pandemia de Covid-19 trouxe impacto social, econômico, político e cultural em todo o mundo. Medidas de emergência foram necessárias para evitar a maior disseminação do vírus. Dentre elas, o home office foi uma alternativa segura para que as empresas pudessem continuar em funcionamento.

A grande questão é que a adaptação ao modelo home office foi um desafio tanto para os gestores quanto para os funcionários. Afinal, foi preciso adaptar a estrutura, organizar a comunicação da equipe, criar uma nova rotina e, acima de tudo, manter a produtividade.

Meses depois do início da pandemia, e no princípio de uma nova onda de contaminação, a grande maioria das atividades já foram adaptadas ao trabalho em casa. Contudo, a manutenção da produtividade ainda é um desafio. Para te ajudar nesse processo preparamos este conteúdo, vamos lá?

Como aumentar a produtividade da sua empresa no home office?

O primeiro passo é disponibilizar a estrutura necessária para cada funcionário. Converse com todos e entenda quais são os maiores desafios e as necessidades específicas de cada um. Isso porque, como você já sabe, não existe um formula secreta para o sucesso. É preciso entender as demandas da sua empresa.

O próximo passo é buscar ferramentas que melhorem a integração da equipe e a gestão empresarial. Até porque, ainda mais com a equipe separada, é preciso melhorar visibilidade de dados para que todos possam entender como está a evolução das tarefas.

Para essa etapa, separamos algumas ferramentas pensadas tanto para os funcionários quanto para você, gestor. Acompanhe.

1. Ferramenta para organização de projetos 

A integração da equipe, assim como, a organização das tarefas são pontos fundamentais para aumentar a produtividade da sua empresa. Por isso, é válido contar com ferramentas que simplifiquem a visualização de demandas e os respectivos prazos e responsáveis.

Um bom exemplo para isso é o Trello, pensando justamente para expor o que deve ser feito e auxiliar na organização das tarefas e da equipe. Essa ferramenta é disponibilizada em versão gratuita e paga, dependendo das necessidades da sua empresa.

2. Ferramenta para otimizar a comunicação da equipe

Em uma empresa física, a comunicação com um colega de trabalho pode ser feita pessoalmente. Mas, muitas vezes, é preciso registrar o que foi pedido ou centralizar toda a comunicação para evitar mal entendidos, não é mesmo?

No modelo home office, esse processo é ainda mais importante. Por isso, é preciso profissionalizar a comunicação tanto da equipe quanto entre os setores da empresa. Para tal, o Slack é uma excelente ferramenta. 

Nele é possível enviar mensagens, documentos, criar grupos de funcionários, grupos de setores e muito mais. Funciona com um chat empresarial, no qual toda a comunicação da empresa acontece em um único lugar. Assim como o Trello, o Slack possui versão paga e gratuita.

3. Recurso para evitar distrações

Uma das maiores dificuldades em se trabalhar em casa é manter a concentração e, é claro, que isso tem um impacto considerável na produtividade. Além das dicas usuais de se manter longe de barulhos e “isolado” da família, porque também não usar uma ferramenta para ajudar?

O Strict Workflow, por exemplo, é uma extensão do Google que permite que você bloqueie o uso de determinados sites por um tempo. O objetivo é evitar a distração. Além disso, essa ferramenta conta com um cronograma baseado na técnica pomodoro para aumentar a produtividade.

4. Software para organizar compromissos

É muito comum recorrer a reuniões online no modelo home office, não é mesmo? Para isso, as ferramentas do Google ganham destaque. O Google Meet, por exemplo, é muito usado para realizar reuniões entre funcionários e apresentações para clientes.

Mas, o que muita gente ainda não conhece é o Google Calendar. Essa ferramenta vai além de uma agenda comum é oferece recursos para controle eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas da equipe, entre outras funcionalidades.

5. Software de gestão empresarial (ERP)

Aumentar a produtividade da sua empresa no home office é um processo. Por isso, fomos das ferramentas mais simples, até chegarmos aqui. O assunto agora é a produtividade relacionada à gestão empresarial.

Ainda mais no modelo home office, é preciso que todos os setores da empresa estejam bem alinhados. Além disso, a centralização das atividades evita a perda de informações ou divergência de dados. Para tal, um ERP online se faz tão importante.

O Simples Agenda, por exemplo, é um software de gestão empresarial com recursos para gerenciar toda a sua empresa em um único lugar. As funcionalidades incluem controle financeiro, fluxo de caixa, agenda online, controle de vendas, emissão de nfs-e e muito mais. O sistema é pago, mas oferece teste grátis sem compromisso.

6. Ferramenta de integração 

A integração de dados é um ferramenta de automação, sendo indispensável para aumentar a produtividade da sua empresa. Além disso, com a necessidade de reduzir o contato físico, a transferência de dados eletrônica é a opção mais segura tanto para saúde quanto para a proteção de informações.

O EDI Business da eSales, por exemplo, é uma solução altamente customizável para gestão operacional e estratégica de arquivos. Toda a transmissão de dados é criptografada garantindo a segurança da sua empresa. Além disso, é possível rastrear os arquivos desde o destino até a chegada.

Preparado para começar?

Como vimos até aqui, a tecnologia é a peça chave para aumentar a produtividade da sua empresa no home office. Afinal, a digitalização de muitos processos já era esperada, mas teve que ser antecipada com a chegada da pandemia. A solução agora é se adaptar. 

Gostou do conteúdo? Ficou alguma dúvida? Deixa para gente aqui nos comentários. Ah! E não se esqueça de contar para gente qual ferramenta tem ajudado aí na sua empresa. 

Esse artigo foi escrito pelo nossos parceiros do blog Simples Agenda.