Em tempos de economia desaquecida, em que muitas empresas estão sofrendo os efeitos da crise econômica, é natural que se ampliem também os débitos em aberto. O setor de contas a receber é um braço do departamento financeiro que é responsável por administrar o recebimento de quantias por parte da empresa.

É essa equipe que fica responsável pela delicada tarefa de fazer a gestão de cobranças, uma demanda que requer muita atenção com a comunicação, com os números e com a relação entre a organização e seus clientes.

Fazer uma gestão de cobranças eficiente das cobranças não é tarefa simples, e requer preparo por parte dos responsáveis. Confira agora 4 dicas fundamentais para estruturar o trabalho de cobranças na empresa!

Evite a inadimplência

Vale aqui a velha e gasta máxima que diz que prevenir é melhor do que remediar. Com tantos pagamentos e contas por mês, não é incomum que clientes se percam na quantidade de débitos e esqueçam de efetuar os pagamentos nos dias corretos.

A empresa pode utilizar ferramentas de alerta de vencimento. Elas funcionam como um lembrete, enviando uma mensagem para o celular ou e-mail da pessoa. O emprego dessas ferramentas reduz os índices de inadimplência e amplia o conforto do cliente.

Mantenha um arquivo digital dos documentos na gestão de cobranças

O setor financeiro produz muita informação. São boletos, contratos, faturas, recibos e comprovantes de pagamento. Se tudo isso for feito em papel, a chance de a empresa necessitar de um arquivo gigantesco é real.

Prefira digitalizar os documentos gerados pelo setor de cobranças. Isso facilita a organização, o acesso às informações e também permite que haja um controle sobre todas as etapas do processo, o que vai evitar uma cobrança repetida ou indevida (e isso pode desestabilizar para sempre a relação entre a empresa e seu cliente). A melhor solução é utilizar softwares que possibilitam a rápida pesquisa e armazenagem desses documentos digitais, chega de ficar horas procurando por uma simples folha de papel!

Trace uma estratégia de abordagem e alinhe com sua equipe

O primeiro contato é fundamental, por isso, tente mantê-lo de maneira a soar como um lembrete e não como uma cobrança. Deixe para utilizar termos que denotem cobrança a partir de uma segunda comunicação e, além disso, é importante que os funcionários do setor exercitem a empatia, se coloquem no lugar do devedor para tentar compreender melhor sua situação.

Isso não significa que deve se compadecer do inadimplente e deixar a dívida para lá, mas sim de tentar entender sua situação para que o relacionamento não seja desestruturado.

Utilize soluções digitais na gestão de cobranças

Já existem ferramentais eletrônicas desenvolvidas especialmente para lidar com a gestão de cobranças. Elas são estruturadas para emitir dados precisos, auxiliar na construção de relatórios, fazer cobranças automáticas e administrar as cifras da melhor maneira possível. Não deixe de investir em soluções de tecnologia que possam facilitar e otimizar todo o trabalho da sua equipe.

Essas são algumas dicas que orientam e facilitam o trabalho do setor de cobranças. Assine nossa newsletter e fique por dentro de informações fundamentais para seu trabalho e conheça as soluções digitais desenvolvidas para otimizar a gestão de cobranças!