Nesse texto iremos abordar, para você leitor que atua na Logística, quais são as vantagens da gestão do canhoto de nota fiscal e muito mais outras temáticas sobre o documento na modalidade digital.

O objetivo da instituição do canhoto digital, desde 2009, como o substituto do canhoto de nota fiscal é bem simples: apenas eliminar o comprovante físico, também chamado de Danfe, que comprova a entrega de mercadorias.

Ficou interessado (a) em saber mais sobre o assunto? Leia o texto até o final para tirar todas as suas dúvidas sobre o processo!

O que é o canhoto de nota fiscal e quais são as suas modalidades?

O canhoto de nota fiscal (Danfe) é utilizado para a comprovação da entrega de mercadoria pelas transportadoras ou por meio de frota própria do responsável pela distribuição, na modalidade do documento físico.

Com o boom que o e-commerce causou na rotina do varejo, surge o canhoto de nota fiscal eletrônico, que beneficia as empresas varejistas com as informações pertinentes ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ou à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Ele também pode ser assinado de forma digital pela empresa que efetuou a entrega, como se fosse um Aviso de Recebimento que os Correios usam, constando com dados importantes. São eles:

• número do protocolo de autorização do CT-e ou da NF-e;
• data e hora de entrega;
• documento de identificação do responsável que recebeu a mercadoria;
• chave de acesso na NF-e referente ao produto;
• informação de localização geográfica da entrega.

Com isso, passa a ser eliminado os comprovantes de papel, porém, o arquivo digital no formato XML deve ser armazenado por cinco anos a partir da sua emissão, da mesma forma que na versão física.

Como funciona o canhoto de nota fiscal no modo físico?

Atualmente a entrega de mercadorias aos clientes é feita pela Danfe, contendo as informações da nota fiscal eletrônica e com um canhoto para o recebedor assinar.

O canhoto da nota fiscal é arquivado nas empresas até o pagamento completo pelo cliente ou até o prazo de contestação jurídica vencer.

Como prova da conclusão da transação do negócio, o canhoto de nota fiscal ajuda na cobrança de duplicatas e nos pagamentos efetuados a prazo.

Como funciona o canhoto de nota fiscal no modo digital?

Não é um documento obrigatório no uso pelas empresas, porém, pode ser vinculado aos documentos fiscais de Conhecimento de Transporte Eletrônico e a Nota Fiscal Eletrônica.

Sendo o CT-e de responsabilidade direta da transportadora ou da empresa terceirizada que fará a entrega, a NF-e está sob a responsabilidade do emissor do documento.

Quando a entrega é realizada, um evento confirma a informação para o CT-e que será assinado de forma digital e assim, a informação é replicada para a NF-e.

A mercadoria quando é entregue de modo digital, as informações ficam salvas em um arquivo XML, com o armazenamento exigido por lei, sem o risco de extravio, perdas ou deterioração da informação.

Quais são as vantagens da gestão do canhoto digital?

Para todas as empresas de Logística e principalmente, as que atuam no e-commerce, a troca do papel pelo digital trouxe vários benefícios, os quais abrangem aspectos importantes e específicos.

Além de beneficiar o meio ambiente por conta da diminuição da produção de papel, há uma grande redução de custos judiciais por causa dos comprovantes perdidos e ainda, a eliminação de armazenamento físico.

Garante também a entrega e a fácil identificação de extravios ou de roubos. Dando o acesso aos comprovantes de entrega de mercadorias com maior rapidez, os gestores de distribuição não precisam ficar preocupados em perder o documento físico.

Para as empresas que utilizam de diversos canais de comunicação, esse processo fortalece de forma positiva a experiência diferenciada do cliente. Diante da padronização do comprovante de entrega, é permitido que o processo de entrega tenha maior transparência, a qual ajuda nas demandas administrativas, judiciais e financeiras.

É importante ressaltar ainda que, o canhoto de nota fiscal digital não substituirá a manifestação do destinatário, pois ambos têm finalidades distintas.

O canhoto de nota fiscal é a forma que a transportadora tem de comprovar a entrega, já a manifestação é a forma que o destinatário tem de comprovar que recebeu a mesma mercadoria.

Como fazer o cancelamento do Comprovante de Entrega Eletrônica?

Apesar da tecnologia facilitar a comprovação dos documentos fiscais, por meio do certificado digital, é necessário ressaltar que a validação do destinatário fica impedida por alguns motivos com o uso do certificado para o canhoto da nota fiscal eletrônica. São eles:

• falta de estrutura física adequada no local de entrega;
• encarecimento na operação de entrega por conta da falta de tecnologia no destino;
• falta de conhecimento na utilização do certificado digital pelo cliente;
• pessoa jurídica com apenas um certificado que não é acessível para todos os prepostos;
• pessoa física que não postam seus certificados digitais.

Ou seja, exigir o documento para assinar o canhoto eletrônico pode causar muitos problemas que tornam o sistema impossível.

Desta forma, poderá surgir o evento de cancelamento da entrega da carga pelo transportador, na ocorrência de erros que possam surgir, quando o evento de entrega é gerado.

O autor do evento é o emissor do CT-e que deve considerar a assinatura da mensagem XML com o certificado digital com o CNPJ base.

O modelo utilizado para o cancelamento é o CT-e 57, com o código 110181, exigindo o CT-e autorizado. No final do processo o evento de cancelamento do comprovante de entrega do CT-e deve ser homologado para que seja alterado o seu status de retorno.

Posteriormente, este evento deve ser informado nas notas fiscais eletrônicas do evento cancelado.

Por fim, nesse texto verificamos que o canhoto de nota fiscal eletrônico é um documento digital que facilita o processo de recebimento das mercadorias. É feito de forma bem similar como do documento de AR utilizado pelos Correios, que necessita de assinatura com a data e o horário do recebimento pelo responsável. Ele também pode ser conferido pelo mesmo código que se encontra na Danfe, muito utilizado pela maioria das empresas.

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