A redução de custos é uma meta que, em praticamente todos os casos, está na pauta de gestores. Ou seja, além da pressão para entregar resultados e alcançar as metas, é preciso buscar alternativas para tornar os processos mais eficientes, reduzir custos, eliminar desperdícios, entre outras ações.

A seguir, explicaremos melhor por que é tão importante identificar e reduzir custos operacionais, além de oferecer algumas dicas que podem ajudar a atingir esse objetivo. Continue acompanhando e confira!

Por que é importante reduzir os custos operacionais?

Toda empresa deve lidar com os custos variáveis e fixos. Nesse sentido, vários esforços devem ser empreendidos para que o valor final dos produtos ou serviços seja condizente com o mercado, de modo que sejam vendidos e possam dar lucro ao negócio. Se o preço de uma mercadoria está acima do praticado pela concorrência, por exemplo, pode ser um indício de que um ou mais processos operam de forma ineficiente, impactando esse valor final.

Se não for feito um controle efetivo dos custos, a operação do negócio pode tornar-se inviável no médio e longo prazo. Logo, deve-se mapear todos os gargalos e ineficiências, de modo a enxugar, eliminar ou automatizar processos. 

Como reduzir os custos operacionais da sua empresa? 

Acompanhe, a seguir, as 10 dicas que preparamos para você de como reduzir custos e tornar a sua empresa cada vez mais competitiva no mercado!

1. Mapear processos

O mapeamento de processos é a atividade que analisa as tarefas, do momento em que são iniciadas até o momento em que se encerram. Por meio dele, é possível identificar as principais falhas, oportunidades de melhorias e etapas desnecessárias que podem ser eliminadas, entre outros aspectos.

Esse mapeamento busca encontrar pontos que precisam de melhorias e identificar quais ações devem ser tomadas para que os processos sejam aprimorados e apresentem melhores resultados.

2. Planejar estoques

O primeiro passo para planejar o estoque adequadamente e conseguir reduzir os custos é identificando o giro dos produtos — ou seja, o tempo que eles ficam no estoque, do momento em que são recebidos até a sua venda.

Feito isso, é possível saber quais itens devem ser comprados, em quais quantidades e frequência. Isso ajuda a evitar excesso de estoque, que pode provocar perdas, obsolescência e aumento de custos com estocagem. Da mesma forma, obtém-se a informação de quais mercadorias não devem ser mais adquiridas, seja por baixa saída, seja por estarem obsoletas.

Contar com soluções que auxiliam na previsibilidade de demanda e fornecem inteligência de mercado — alinhadas às percepções dos vendedores e ao histórico de vendas — auxilia bastante nesse planejamento.

3. Investir em tecnologia

Quando se fala em reduzir custos, um investimento parece uma decisão um tanto quanto contraditória. Porém, com a aplicação de tecnologia nas operações, é possível diminuir o consumo com combustíveis, fretes, devoluções, perdas de estoque, produtividade, entre tantos outros.

4. Renegociar com fornecedores

Nesse caso, existem duas opções: caso a empresa trabalhe com fornecedores exclusivos, talvez seja o momento de considerar negociar com outros parceiros e conseguir aumentar o poder de barganha, obtendo preços mais competitivos. 

Ou então, caso trabalhe com vários fornecedores, vale a pena estreitar a relação com um deles e buscar preços mais vantajosos em troca de exclusividade, além dos descontos por volume. Nesse caso, é preciso estabelecer cláusulas de cumprimento de nível de serviço.

5. Planejar os custos com frete

Para conseguir reduzir custos de forma significativa, uma das melhores alternativas é fazer o planejamento dos custos com frete — considerados um dos maiores que as empresas absorvem em suas atividades. Esse planejamento envolve a elaboração de rotas mais otimizadas, melhoria na execução dos processos, renegociação com fornecedores, manutenções preventivas — em caso de frota própria — entre outras ações, que dependem da análise do gestor.

Com esse planejamento, é possível adequar a operação, de forma que fique mais eficiente, reduzindo desperdícios e aprimorando processos. No entanto, é preciso ter o cuidado de não comprometer a qualidade do serviço de transporte durante esse planejamento.

6. Analisar fluxo de caixa

É no fluxo de caixa que os gestores visualizam todas as entradas e saídas da empresa. Se houver uma discrepância entre a receita e os custos do negócio, é o momento de rastrear os fatores que causaram isso, que podem ser vários. Um deles é o preço com que a companhia obtém insumos junto aos fornecedores, ou ainda, os gastos logísticos referentes ao transporte das mercadorias até o destino, por exemplo.

7. Alugar equipamentos

Equipamentos obtidos pela empresa demandam manutenção, elevando os seus custos para o negócio. Com o aluguel, esses gastos passam para o lado da companhia que fornece o equipamento. Quando uma operação não é feita com frequência, pode compensar optar pelo aluguel, possibilitando um preço final do produto ou serviço condizente com o mercado. Além disso, a própria companhia pode alugar os seus equipamentos a outras empresas, transformando um custo em uma fonte de receita adicional.

8. Fazer pesquisa de preços

Pesquisar e comparar preços de insumos e outras demandas do negócio é outra excelente forma de reduzir custos. Outro ponto importante a ser considerado são os prazos oferecidos, pois, mesmo que os preços sejam atrativos, as condições de pagamento podem não ser as melhores. Além disso, avaliar a reputação desse fornecedor do mercado faz com que, no futuro, esse investimento seja rentável, mesmo se o preço dele for o mais alto na cotação realizada pela empresa.

9. Terceirizar tarefas

Se a empresa realiza atividades não relacionadas com o seu core business, pode ser interessante optar pela terceirização. Delegando algumas funções a empresas especializadas, reduz-se os custos com salários e encargos trabalhistas, que ficam a cargo da contratada. Um exemplo de terceirização é na TI, de modo que os dados da companhia passam a ser hospedados na nuvem, sendo geridos por uma equipe de profissionais que fará todos os procedimentos relacionados com a proteção e segurança das informações.

10. Avaliar o regime tributário

Uma provável fonte de custos adicional do negócio pode ser o volume de impostos a serem recolhidos. É importante, portanto, consultar o contador e saber se o regime tributário da companhia pode ser alterado, de modo a reduzir esse custo. Um exemplo disso é a empresa enquadrada no regime de Lucro Presumido, mas que poderia facilmente ser inserida no Simples Nacional, com uma redução significativa nos tributos a serem recolhidos.

Reduzir custos operacionais é muito importante para qualquer empresa. Com isso, é possível oferecer preços mais competitivos para os clientes, tornar a cadeia mais eficiente, conseguir resultados otimizados e melhorar a gestão. Porém, é sempre preciso avaliar até que ponto essa redução é benéfica e de que forma ela impacta nas operações, visto que existem casos em que se ganha por um lado, mas se perde por outro — principalmente em termos de qualidade.

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