O controle financeiro eficiente, efetuado de acordo com as melhores técnicas, é essencial para uma empresa se manter competitiva no mercado em que atua e alcançar os melhores resultados na atividade a que se dedica. Afinal, sem esse critério, surgem as brechas para erros de gestão, o que pode gerar sérios prejuízos e até levar o negócio à falência.
Para evitar esses danos, os especialistas indicam o fluxo de caixa e o controle das transações financeiras como medidas a serem adotadas. Porém, uma prática que nem sempre é incluída na lista das análises de rotina é a conciliação bancária — e ela é imprescindível.
Neste post, veremos o quanto esse processo é fundamental. Continue lendo!
O que é a conciliação bancária?
Conciliação bancária é a prática da conferência regular das contas bancárias, buscando sempre alinhar os saldos e a movimentação existentes na instituição financeira com o controle interno da empresa. O propósito é verificar se o fluxo financeiro interno do negócio está de acordo com os extratos gerados pelo banco.
Com esse processo, é possível conferir se as entradas e as saídas do caixa estão em conformidade com os depósitos, os saques e as compensações gerados sobre as contas-correntes.
Ao mesmo tempo, a conciliação bancária permite conferir se as entradas efetivadas por meio de pagamentos de boletos bancários e de cartões de crédito realmente ocorreram nas datas previstas.
É preciso que tenhamos cuidado para não confundir a conciliação com o fluxo de caixa, já que são duas ferramentas que devem andar lado a lado. Se o seu estabelecimento recebe um pagamento em cheque ou em crédito, por exemplo, a duplicata é quitada no dia da compra, mas o valor só passa a ficar disponível para a empresa algum tempo depois.
Quais são as vantagens da conciliação bancária?
Incluindo a conciliação bancária regular nas medidas de controle indispensáveis, é possível evitar erros que podem levar à necessidade de retrabalhos ou à instabilidade financeira do negócio.
Adotando esse processo regularmente, todo o fluxo financeiro que a empresa gera se torna transparente. Assim, é possível traçar estratégias com segurança e tomar decisões respaldadas por dados consistentes.
O gestor tem a possibilidade de fazer uma projeção realista do fluxo de caixa da empresa, tendo sempre acesso ao saldo atualizado em tempo real. Isso é muito importante para fazer um planejamento orçamentário que atenda às necessidades da organização.
Com que periodicidade ela deve ser feita?
A periodicidade da análise deve estar de acordo com o perfil da empresa, levando em consideração a quantidade de movimentações financeiras. De fato, quanto mais dinâmica for a atividade, menores deverão ser os intervalos entre as conciliações bancárias.
Portanto, ela pode ser diária, semanal, mensal, semestral ou até anual, se o negócio incluir poucas movimentações.
Como é feita a conciliação bancária?
É hora de entender o processo que envolve a realização da conciliação sob o ponto de vista prático. A conciliação bancária deve incluir as cinco rotinas principais descritas a seguir.
1. Prestação de contas
O registro diário das entradas e das saídas das contas bancárias é essencial e deve ser feito de maneira organizada e detalhada, sem deixar de lado os juros e as tarifas existentes, permitindo que as avaliações ocorram de maneira correta.
Para isso, é necessário criar uma cultura de prestação de contas e transparência dentro do negócio. Caso a sua empresa ainda não atue com base nesses princípios, é importante transmitir a mensagem clara aos colaboradores de que uma mudança de postura será fundamental.
2. Conferências de saldos
A conferência de saldos é uma das tarefas que mais gera problemas para as empresas. Isso acontece porque é uma atividade com um índice enorme de erros, devido, sobretudo, ao fato de ser um trabalho mecânico e repetitivo para ser feito de forma manual.
É indispensável que os saldos finais e iniciais do controle interno estejam de acordo com os extratos bancários. Se a conferência dos saldos não é realizada com periodicidade, eventuais inconsistências encontradas poderão não ser resolvidas ou, pelo menos, gerar uma quantidade de trabalho e retrabalho bem maior e isso, sem dúvida, acaba se traduzindo em um aumento de custos para a organização.
3. Verificação dos detalhes
Engana-se quem pensa que a conciliação bancária envolve apenas a verificação dos valores envolvidos em transações bancárias. É preciso conferir também uma série de outras informações, relevantes do ponto de vista contábil.
Talvez a mais importante de todas essas informações seja a data em que as transações ocorreram e também a data do vencimento das obrigações da empresa. Isso é importante para evitar atraso no pagamento das contas e, consequentemente, despesas com juros e multas.
Outro motivo para se preocupar com as datas diz respeito à fiscalização tributária. Saber exatamente quando cada movimentação aconteceu às vezes é importante para sabermos exatamente quando se deu o fato gerador de um imposto.
4. Correção
Todas as divergências que forem detectadas no momento em que confrontarmos as informações do controle interno com os extratos da conta bancária devem ser corrigidas imediatamente.
5. Armazenamento
A fase de armazenamento, como o próprio nome já sugere, é a que fazemos o armazenamento de documentos relevantes para a contabilidade da empresa. Notas fiscais, extratos bancários, recibos e comprovantes de pagamento devem ser armazenados, a fim de permitir conferências futuras, facilitando o acesso às informações.
Quais cuidados devem tomados com a conciliação bancária?
Uma das principais precauções no momento de realizar a conciliação bancária dentro da empresa é procurar deixar um lastro de documentos contábeis aptos a comprovar a ocorrência da movimentação financeira. Todo tipo de documento, como notas fiscais, recibos, contratos e boletos devem ser guardados.
Outro cuidado a ser tomado é observar alguns princípios básicos no que tange à separação de funções dentro da conciliação bancária. Por menor que seja a movimentação financeira de uma empresa, nunca é indicado nomear um único colaborador para realizar todas as funções supracitadas.
É sempre bom envolver uma equipe inteira de profissionais porque todo ser humano está susceptível a cometer erros. Além disso, o ideal é que o profissional responsável pela conciliação não seja o mesmo que realiza os depósitos ou que faz a emissão dos extratos da empresa, já que isso pode também reduzir bastante a possibilidade de ocorrência de fraudes.
Por fim, não poderíamos deixar de apontar que todo cuidado é pouco com a conferência entre os valores lançados pela contabilidade e os que efetivamente constam no extrato bancário da empresa.
Quais são os principais riscos envolvidos?
Os principais riscos associados à não realização da conciliação bancária, incluem uma série de operações que podem acarretar prejuízo real para a empresa. Entre elas podemos citar os depósitos não identificados com mais de 90 dias, o estorno de cheque com mais de 5 dias e lançamentos não conciliados com mais de dois dias.
Uma situação bastante comum no comércio e no atacado são os depósitos bancários. Por vezes recebemos depósitos de funcionários, vendedores, motoristas, clientes ou fornecedores e se não houver integração entre o que acontece no ERP e o que acontece nas contas bancárias da empresa, corremos o risco de perder a origem dessas movimentações, fazendo com que a empresa se complique no momento de fazer a manutenção de seus livros contábeis.
Existe algum jeito de automatizar a conciliação bancária?
Como vimos, a conciliação bancária é essencial, uma vez que garante segurança na gestão financeira da empresa. Contudo, ela exige um trabalho considerável, que é de grande responsabilidade e que deve ser exercido a partir de uma rotina repetitiva.
A esta altura você pode estar pensando que a implementação das cinco etapas da conciliação seria impossível na rotina da sua empresa e que apenas uma máquina seria capaz de dar conta de tanto trabalho.
Felizmente, a tecnologia tem se mostrado uma grande aliada de gestores ao redor do mundo quando o assunto é conciliação bancária. Todo o processo que analisamos ao longo deste texto pode ser automatizado graças a softwares que permitem uma integração bancária adequada e segura.
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