Quando se fala em finanças, é comum pensar logo em números e planilhas desorganizadas que dificultam o trabalho. No entanto, o processo não precisa ser bem assim. A automação financeira permite organizar melhor os dados e que novas operações se integrem mais facilmente aos negócios.
Hoje em dia, muitas empresas já utilizam ferramentas digitais automatizadas para aprimorar o funcionamento de várias áreas diferentes da sua operação, e com as finanças não poderia ser diferente.
Se ainda tem dúvidas de que essas mudanças podem trazer benefícios para as organizações, veja boas razões para investir nelas ao ler este artigo.
1. O departamento financeiro fica mais independente
Um grande passo para o departamento de finanças é contar com a automação, porque o acesso aos dados fica simplificado sem que seja necessário ficar a todo momento solicitando às outras áreas as informações de que precisa. Com isso, tem-se todas as informações padronizadas, o que facilitará o acompanhamento e também entendimento delas.
Outro ponto positivo é que os relatórios poderão ser gerados de acordo com diferentes necessidades do departamento financeiro, e a criação desses fica muito mais simples.
2. O controle dos dados é melhorado com a automação financeira
Todas as informações estarão reunidas em um único local, principalmente quando se trabalha com um ERP. Dessa forma, é possível saber toda e qualquer movimentação financeira que está ocorrendo na empresa e certificar-se de que as metas estão sendo cumpridas.
3. A possibilidade de erros diminui com o recurso
Não é mais preciso inserir tantas informações de forma manual no sistema e, com isso, diminui-se a possibilidade de haver informações incorretas.
Assim, com informações mais precisas, realiza-se um melhor acompanhamento, e o risco de perda é diminuído consideravelmente.
4. A produtividade da empresa sobe com a automação
Como não se perde mais tempo alimentando os sistemas e conferindo tantas informações, é possível aproveitá-lo para fazer novos projetos e planejamentos que visam ao desenvolvimento da empresa.
A equipe ficará focada em trazer melhorias e aproveitar as melhores oportunidades que garantam um melhor retorno dos investimentos, ao invés de perder tempo checando os números.
5. Os custos operacionais diminuem com a aplicação do recurso
Com os processos automatizados, além de exigir menor quantidade de mão de obra para garantir o bom funcionamento do departamento financeiro, ganha-se também em outros aspectos.
Como é possível integrar-se com os bancos, os processos de pagamentos e cobranças ficam mais fáceis e precisos, além de evitarem custos extras com extratos e taxas de operações. E, já que as informações estão interligadas, o risco de perdas financeiras será muito menor.
Vale ressaltar que cada banco trabalha com diferentes dispositivos de segurança e esses sofrem atualizações periódicas, que podem gerar custos extras para a empresa. Além disso, sem que houvesse a automação, seria preciso sempre ter um profissional disponível para cuidar disso, sobrecarregando a infraestrutura da empresa e elevando seus custos operacionais.
6. As informações ficam mais protegidas com a automação
Ainda será preciso contar com todo o suporte da área de TI, porém as informações estão em um ambiente seguro, que preserva os dados da empresa. Isso sem falar que não é necessário ter dados salvos em dispositivos móveis ou computadores pessoais, evitando, ainda, mais o vazamento de informações.
Para garantir ainda mais tranquilidade para quem usa a automação financeira, pode-se armazenar as informações na nuvem, inclusive com serviço de backup para o caso de um imprevisto.
Como as informações não devem estar disponíveis a todos os funcionários, pode-se trabalhar com alçadas, e só se tem acesso a determinados itens de acordo com o cargo ocupado. Por exemplo, o estagiário da área financeira terá acesso apenas à visualização das contas pagas, enquanto o diretor da área poderá efetuar os pagamentos, planejar o fluxo de caixa etc.
7. A comunicação interna entre as equipes é melhorada
Uma das vantagens de contar com um sistema de automação financeira é o ganho na comunicação das equipes internas, uma vez que a tecnologia permite que as ações dos diferentes times sejam mais bem integradas.
Por exemplo, os setores de marketing e produção costumam ser responsáveis por boa parte dos gastos da empresa, com campanhas publicitárias e compra de materiais para a produção de novas mercadorias.
Com o sistema de automação financeira, essa informação é disponibilizada mais rapidamente para o setor de finanças, o que diminui o estresse entre os times e garante que o trabalho de todos possa fluir de maneira muito melhor.
8. A análise financeira fica mais confiável depois da automação
Se a automação financeira garante informações com menos erros e mais controle dos dados, então é óbvio que gerará uma análise mais confiável.
A razão para crer nisso é óbvia: uma boa análise financeira depende de dois grandes fatores: o primeiro deles é a capacidade do analista e o outro é a qualidade das informações.
Por isso, se melhoramos a qualidade das informações disponíveis, com menos erros e maior controle, teremos um resultado melhor na análise financeira da empresa. Com isso, as tomadas de decisão da empresa são favorecidas ao se ter mais informações contextualizadas.
9. A análise financeira é feita mais rapidamente
Além da análise financeira gerar um resultado melhor para a gestão da empresa, ela ainda é feita de maneira muito mais ágil com a automação do que sem ela.
A razão aqui também é muito simples de entender. Como os dados financeiros são automatizados, o analista não precisa investir parte do seu tempo fazendo o levantamento das informações.
Melhor do que isso: ele também não precisa categorizar os dados, uma vez que eles já estão classificados no sistema de automação financeira. Assim, boa parte da análise é adiantada, o que permite que o profissional execute o trabalho mais agilmente.
10. A gestão das finanças da empresa fica mais estratégica
Uma melhor análise financeira permite que a empresa possa adotar uma gestão mais estratégica, o que facilita o crescimento sustentável e seu posicionamento no mercado.
Por exemplo, em um momento em que os números são favoráveis, a empresa pode gastar um pouco mais para investir em equipamentos que reduzam seu custo operacional ou em ações promocionais para conquistar uma fatia maior do mercado.
É fato que a automação financeira permite integrar as áreas da empresa e consolidar suas informações para que as tomadas de decisão sejam mais assertivas. Ela permite maior eficiência na geração e análise das informações e garante um melhor retorno financeiro ao investimento, como as vantagens que vimos neste artigo provaram.
E você, está usando a automação financeira a favor do seu negócio? Para continuar sempre por dentro das novidades e crescer cada vez mais com sua empresa, curta a nossa página no Facebook, e siga-nos no LinkedIn para acompanhar todo o nosso conteúdo!