5 dicas para controlar os prazos e a gestão de fornecedores

Realizar uma boa gestão de fornecedores e controlar os prazos de pedidos para garantir o estoque adequado e suprir a demanda são tarefas difíceis, mas que têm de ser enfrentadas pelos empresários em busca de crescimento.

Dependendo do segmento de negócio, grande parte dos produtos é fornecida por empresas terceirizadas. Com isso, atrasos nas entregas são um dos problemas relatados com maior frequência.

A gestão ineficiente dos fornecedores pode resultar em prejuízos nas atividades-meio e fim do negócio.  Como exemplo, podemos pensar em uma fabricante de roupas que deixa de receber os tecidos no prazo, inviabilizando a confecção.

Então, como evitar esses prejuízos? A gestão de fornecedores é a solução! Confira estas 5 dicas exclusivas que criamos para diminuir seus problemas:

1. Seja organizado

Para que haja um fornecimento eficiente de produtos e serviços, a organização interna da empresa deve ser observada. É necessário estabelecer a relação de prazos e procedimentos envolvidos desde a solicitação até a chegada do produto ou finalização do serviço requerido. Isso garante que os pedidos sejam realizados em datas corretas e que o processo interno não inviabilize o andamento geral em razão da demora.

Os fornecedores, por sua vez, costumam observar o contratado, até mesmo em razão da alta multa por inadimplemento e descumprimento. Uma boa dica é observar todas as cláusulas contratuais e pedir modificações para resguardar o cumprimento dos prazos dentro das necessidades da empresa.

Solicitar encomendas sempre de última hora é uma péssima estratégia se o objetivo é obter um serviço eficiente. Procure seguir uma ordem de prazos aceitáveis e sem alterações frequentes, pois, assim, os fornecedores conseguem estabelecer um padrão de entregas e raramente haverá problemas.

Para evitar surpresas indesejadas, crie um planejamento com prazos e processos definidos e mantenha o fornecedor a par dos projetos e próximos passos, pois isso também o ajudará a entender o seu papel junto à empresa.

Mostre responsabilidade para que a prestação de serviços eficientes também sinta a necessidade de mostrá-la.

2. Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

Fornecedores são aliados da empresa, e, caso exista uma relação de parceria, as chances de seus pedidos serem deixados “por último na fila” serão menores.

É necessário demonstrar o interesse, e realmente tê-lo, em cultivar uma parceria em que ambas as partes ganham. Afinal, esta é a essência empresarial: todos desejam ganhar.

Para estimular a competitividade e, consequentemente, melhorar o desempenho dos fornecedores, crie programas de benefícios quando metas forem alcançadas, como um sistema de recompensas. Por exemplo, se o fornecedor, durante um ano inteiro, mantive variações de preços entre X e Y, se não ocorrerem atrasos e se a empresa atingir um resultado positivo de vendas de Z, será concedida uma bonificação.

Essa mesma regra também pode servir de forma “negativa” — quando um acordo é descumprido, por exemplo, aplicar políticas de penalização.

O importante aqui é que todos tenham o mesmo objetivo: o sucesso da empresa e o aumento dos pedidos do fornecedor.

3. Crie uma agenda organizacional

É possível que, em determinadas ocasiões emergenciais, seja necessário tomar decisões imediatas e “improvisadas”, mas isso não pode ser a rotina da empresa. Manter uma agenda organizada é importante para evitar situações dessa natureza.

Para reduzir ao máximo os prejuízos em caso de imprevistos nos fornecimentos, realize um estudo da cadeia de contingência e construa uma estratégia predefinida para ser executada. Nessa estratégia, é fundamental considerar a logística e a viabilidade de conseguir produtos às pressas.

4. Mantenha-se atualizado sobre os novos fornecedores

Mesmo que a relação com o fornecedor seja satisfatória, é indicado se manter atualizado quanto aos preços de mercado e concorrência, pois isso permite descobrir se o preço dos seus fornecedores está atrativo.

Afinal, não há lógica em um negócio que visa à lucratividade pagar mais caro pelo fornecimento de um produto idêntico havendo alternativas mais em conta. Se for o caso, chame os seus fornecedores para uma conversa e negocie.

É claro, existem outros fatores a serem ponderados, como: histórico do fornecedor, cumprimento de prazos, regularidade de promoções e até mesmo a relação de confiança com a sua empresa.

Esses aspectos são importantes e devem ser avaliados em conjunto com o preço antes de tomar a decisão definitiva de iniciar uma nova parceria.

5. Use um software de gestão

Investir na automação de processos é uma boa opção para quem busca corte de custos e eficiência acima da média na gestão de fornecedores, principalmente com a observação do estoque (necessidade de solicitar novos produtos).

Com o suporte de tecnologias e softwares de gestão, é possível monitorar a rotina de entrada e saída dos produtos e serviços, verificar os indicadores de desempenho e avaliar a eficiência dos fornecedores.

Automação de processos significa trabalhar com programas que tenham tecnologia quantitativa, ou seja, as chances de errar ao utilizar números e estatísticas são menores.

A automação pode reduzir custos com serviços de análise e auxiliar em questões importantes na gestão de fornecedores como:

Troca de informações

Hoje, existem softwares que compartilham determinadas informações entre a empresa e seus fornecedores. Exemplo disso é o monitoramento do estoque. Ainda, em casos de transações bancárias, por exemplo, já é possível utilizar um software de integração bancária, criptografado e seguro, que atende processos financeiros desde pagamentos, cobranças, extratos etc.

O programa é responsável por avaliar a entrada e saída de produtos, identificar quais precisam ser repostos, enviar a solicitação para o fornecedor e calcular os custos e prazos da operação. Isso tudo é emitido em forma de relatório para a aprovação do supervisor, sem precisar passar por diversos departamentos ou processos burocráticos, tornando o processo mais ágil e simples de ser executado.

Rastreamento automático

Em todos os processos envolvidos na automação são gerados relatórios automáticos que vão auxiliar no rastreamento da atividade da empresa. Isso permite construir um panorama ao longo das semanas, meses e até anos. Com essas informações, o empresário pode rastrear dados importantes para a tomada de decisões e se manter ciente das operações e de seus resultados em apenas “um clique”.

Redução de custos

Quando se fala em corte de custos, a automação de processos pode ser a melhor opção. Afinal, é um investimento que evita burocracias futuras, como a contração de serviços por empresas terceirizadas, o que toma tempo e dinheiro e, por vezes, acarreta problemas operacionais, repercutindo diretamente nos lucros. Softwares de gestão auxiliam em todo o processo, fornecem relatórios e dados quantitativos, altamente eficientes, além de serem um investimento único e acessível.

A boa gestão de fornecedores começa pela empresa e pelas atitudes tomadas. Seguir um código de responsabilidade e procurar ter uma relação de igual para igual são as chaves para uma parceria de sucesso.

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