Todas as empresas, independentemente do seu porte e das atividades desenvolvidas, precisam tratar de diversas obrigações fiscais e tributárias. No que tange a transação de compra e venda de produtos ou prestação de serviços, está a necessidade de emitir a Nota Fiscal Eletrônica e saber gerenciá-la corretamente. Então, é fundamental entender o que é o arquivo XML da NF-e.
O XML é uma parte importante da NF-e, criada com a finalidade de armazenar esses documentos fiscais de forma online para desburocratizar, propiciar segurança ao processo e garantir validade jurídica da operação.
Pensando nessa importância, elaboramos este post para falar sobre os principais pontos do arquivo XML da NF-e. Confira!
Como é feita a emissão da nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica foi implementada pelo projeto SPED. Dessa forma, o fornecedor da mercadoria ou serviço faz a missão da NF-e por intermédio de um emissor e encaminha ao comprador via e-mail.
Nesse caso, o uso do certificado digital é obrigatório, tendo em vista que ele é uma espécie de identidade que vai possibilitar a realização das movimentações fiscais de forma segura. Para adquiri-lo, é necessário entrar em contato com uma empresa certificadora habilitada para essa função.
O que é o arquivo XML da NF-e?
Trata-se de um modelo digital da NF-e. O arquivo XML respeita um padrão de escrituração fiscal e não acompanha as informações relativas ao produto negociado, gerando a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao fornecedor.
Para que serve o arquivo XML?
A NF-e foi estabelecida como uma forma de substituir a emissão manual das notas fiscais, com o intuito de tornar o serviço mais rápido, centralizado e menos burocrático. O arquivo XML precisa ser emitido para cada NF-e.
Ele não acompanha a mercadoria, mas pode ser encaminhado pelo fornecedor ao consumidor por e-mail ou, então, ficar disponível para ser baixado em área determinada no site da companhia responsável por vender o produto.
Como o XML substitui a nota fiscal, ele pode ser usado para a realização de troca de produtos, ou ser apresentado em caso da ocorrência de uma fiscalização por parte da Receita Federal, sendo aplicadas multas e demais penalidades estabelecidas na norma em sua falta.
Quais informações devem estar inseridas no arquivo XML da NF-e?
Entre os principais dados que devem constar no arquivo XML, estão:
- NF-e: data de emissão, número, série, data de saída/entrada, valor e modelo;
- emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual, código da cidade onde ocorre o fato gerador do ICMS;
- destinatário: CNPJ, nome e razão social e inscrição estadual;
- produtos e serviços: quantidade, descrição, unidade comercial, valor;
- transporte: CNPJ e endereço do transportador, dados do veículo (RNTC e placa), modalidade de frete, dados do volume transportado, por exemplo, peso líquido e bruto, quantidade etc;
- ICMS: base de cálculo, substituição, valor do frete, preço dos produtos, PIS, IPI, Cofins, valor do seguro;
- cobrança: endereço e forma de pagamento;
- informações adicionais: fontes de impressão Danfe e demais dados relevantes para o contribuinte.
Quais são os benefícios desse documento?
O arquivo XML da NF-e pode gerar uma série de vantagens. Conheça as principais delas a seguir:
- integração das informações relativas às transações;
- redução dos gastos com papéis e impressora;
- agilização dos processantes que antigamente exigiam muito tempo para serem executados, permitindo que esse tempo possa ser usado para a elaboração de estratégias necessárias para o aprimoramento e qualidade dos serviços prestados;
- organização dos documentos, tendo em vista a possibilidade de um controle;
- diminuição do retrabalho, já que o processo é realizado de forma digital, evitando a aplicabilidade de sanções por erros no documento.
Como é feito o armazenamento do XML?
Para realizar a guarda legal de documentos fiscais, o armazenamento realizado em recursos físicos, por exemplo, pen drives, HDs, CDs e demais dispositivos, não pode ser considerado totalmente seguro, pois esses itens podem sofrer perda, danos, avarias, fazendo com que a companhia perca todos os seus arquivos XML, uma vez que eles não poderão ser recuperados. Assim, ocorrerão problemas caso uma fiscalização aconteça.
Por isso, é necessário contar com o auxílio da tecnologia, já que ela tem disponibilizado no mercado soluções práticas e inovadoras. Ou seja, é muito mais seguro guardar os arquivos digitais em nuvem, tendo em vista que as chances de eles se perderem são quase inexistentes. Fazer backup dos documentos também é recomendável.
Por quanto tempo o arquivo XML da NF-e precisa ser guardado?
Conforme definido em lei, a guarda legal de documentos fiscais deve ser feita por 5 anos mais o ano vigente. Essa obrigação serve para a garantia de troca das mercadorias ou serviços e nas situações de uma possível fiscalização dos órgãos responsáveis.
Apesar de a SEFAZ ter acesso a todas as notas fiscais emitidas, ela estabelece que é obrigação das pessoas envolvidas na operação comercial guardá-las pelo tempo indicado. No caso do XML, não é necessário realizar a sua impressão, já que todo o procedimento digital foi criado justamente para reduzir o número de papéis impressos.
Qual é a importância de utilizar um sistema integrado entre as operações logísticas?
Como já foi dito, praticamente todas as companhias são obrigadas a fazer a emissão das notas fiscais eletrônicas. Por esse motivo, é imprescindível que seja feita a implementação de um sistema integrado entre as operações logísticas. Principalmente pela obrigatoriedade da disponibilização e guarda de cada arquivo XML.
Esses tipos de softwares apresentam diversas funcionalidades essenciais para o cumprimento de todo processo, já que por meio deles é possível fazer a emissão de NF-e, realizar downloads automáticos de todas as notas emitidas usando o CNPJ da empresa, além da organização dos documentos fiscais, simplificando o seu controle e preparação para possíveis auditorias ou fiscalizações.
Com essa integração você pode se sentir mais tranquilo e seguro, pois o sistema cuida das principais questões, mantendo-se sempre atualizado conforme as alterações que as leis vigentes sofrem frequentemente.
Conseguiu identificar a importância do arquivo XML da NF-e? Todos que trabalham com transações de compra e venda ou prestações de serviços precisam entender para que ele serve e sua importância. Além disso, uma boa ideia é contar com um software integrado para garantir a exatidão de todas as informações e cumprimento das obrigações, conservando o negócio regular perante o Fisco.
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