Afinal, é possível reduzir a burocracia nas empresas?

Afinal, é possível reduzir a burocracia nas empresas?

A burocracia nas empresas é hoje um dos principais motivos que levam à perda de eficiência e produtividade. Em nome da boa gestão e da governança, muitas organizações instituíram na rotina diversos elementos que prejudicam a performance dos funcionários.

São protocolos, autorizações, processos e longas reuniões. Diante de tantas tarefas, é comum as empresas perderem tempo com serviços burocráticos, em vez de se dedicarem ao que realmente importa: o core business.

Para evitar que você caia nessa armadilha, listamos neste post cinco dicas para reduzir a burocracia na empresa imediatamente. Acompanhe!

Proponha que todo mundo fique de pé nas reuniões

Pode parecer brincadeira, mas deixar todo mundo de pé nas reuniões tem trazido resultados positivos para muitas empresas. Essa nova moda se chama stand-up meeting.

A lógica é simples: sem o conforto das cadeiras, os participantes dos encontros tendem a não desviar do assunto principal e nem dispersar a atenção. As conversas se tornam muito mais diretas e eficientes.

Dessa forma, as reuniões são mais curtas, ágeis e dinâmicas. É o fim daquelas reuniões longas e tediosas, nas quais nada se decide. A stand-up meeting vem ganhando adeptos em empresas no mundo todo.

Conheça as metodologias ágeis

As metodologias ágeis nasceram nas empresas de software e nos projetos de tecnologia. O objetivo inicial era desenvolver programas e funcionalidades no menor tempo possível. De tão bem-sucedidas, essas metodologias são hoje utilizadas em projetos de várias áreas, até mesmo fora do setor de software.

Os métodos ágeis buscam promover a inspeção e adaptação frequentes dos projetos. Na metodologia SCRUM, por exemplo, o projeto é realizado em ciclos, chamados de sprints. Cada etapa dura no máximo 4 semanas. Além disso, a equipe realiza reuniões diárias de apenas 15 minutos.

Assim, todo mundo no projeto sabe o que está acontecendo e o gestor acompanha de perto cada passo. Se perceber algum problema, interfere com muito mais agilidade para recolocar o trabalho de volta aos trilhos.

Tenha metas claras

Empresas sem metas claras levam os funcionários a executarem tarefas sem prioridade. Isso é péssimo para a produtividade da empresa. Para evitar esse problema, mantenha os objetivos sempre atualizados e não se esqueça de comunicá-los a todos os funcionários.

Com clareza nos objetivos, a empresa mantém o foco no que realmente importa e os funcionários passam a priorizar as tarefas corretamente. Na prática, isso significa mais agilidade na execução dos projetos.

Use a tecnologia a seu favor para reduzir a burocracia nas empresas

A tecnologia é uma grande aliada para reduzir a burocracia nas empresas. Um exemplo de destaque são os sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning). Esses softwares integram todos os dados da empresa em um único ambiente virtual.

Com um ERP, sua empresa vai reduzir a quantidade de documentos em papel, vai melhorar a troca de informação entre os funcionários e controlar os processos com mais precisão. É mais produtividade com menos burocracia.

Faça cobranças com boletos registrados

Os boletos registrados vieram para ficar e podem ajudar sua empresa a poupar muito tempo e a reduzir a burocracia. Como funciona? Ao emitir boletos com carteira registrada, sua empresa envia um arquivo de remessa para o banco contratado.

Isso traz mais segurança financeira para sua empresa. Além disso, o boleto registrado também tem a vantagem de permitir um melhor controle por meio de conciliação e relatório dos clientes (que quitaram os boletos). Você terá mais facilidade para controlar o fluxo de caixa.

Gostou das dicas de como reduzir a burocracia nas empresas? Então, coloque-as em prática e aumente a produtividade em pouco tempo. Não se esqueça de nos seguir no FacebookTwitter e LinkedIn.