Ter uma gestão de compras com controle de alçadas é fundamental para manter a empresa financeiramente saudável e com condições de fechar o mês no azul. Uma estratégia bem definida nessa área também contribui para um melhor alinhamento entre a coordenação e a equipe de compradores, de modo que todos saibam exatamente quais são as suas possibilidades e limites em cada negociação.

Por outro lado, não dar a devida atenção a essa área pode trazer sérios prejuízos e comprometer o crescimento e fortalecimento da empresa no mercado. Para ajudar a entender a importância do controle de alçadas, neste artigo vamos abordar o assunto e mostrar como usar essa ferramenta de maneira estratégica. Convidamos você a continuar a leitura e acompanhar.

O que é controle de alçadas?

De modo simples pode-se definir o controle de alçadas como uma ferramenta pela qual o gestor do departamento de compras determina o limite que cada comprador pode gastar para adquirir determinado material, suprimento ou serviço necessário para o funcionamento da empresa.

Essa é uma decisão estratégica, uma vez que o gerente vai agir de modo preventivo, a fim de que seus auxiliares tenham poder de negociação junto aos fornecedores, sem que o orçamento previsto pela empresa seja ultrapassado.

Com um bom controle de alçadas é possível, entre outros pontos, melhorar a margem de lucro da empresa, além de ter um bom domínio de custos, aumento na lucratividade e o estabelecimento de uma boa política de mercado na hora da compra.

Na prática, a equipe de compras pode negociar com mais potencial junto aos fornecedores, tendo uma margem clara para buscar um bom custo-benefício com um alto padrão de qualidade.

Por que o controle de alçadas é importante para sua empresa?

O controle de alçadas é importante, pois ele serve de norte para os profissionais do departamento e compras. Quando esse alinhamento não ocorre da maneira esperada ou ocorre alguma falha no processo, o resultado pode ser um estouro no orçamento previsto e consequentemente prejuízos financeiros.

Para evitar esse tipo de problema, é essencial investir em um planejamento bem definido e em uma estratégia eficaz. A técnica do controle de alçadas bem aplicada, por sua vez, auxilia no gerenciamento de recursos de acordo com o orçamento previsto pela empresa.

Também é um modo seguro de acompanhar o desempenho de cada profissional e analisar como cada um tem contribuído para a redução de custos, escolha de bons parceiros comerciais ou fornecedores e aumento da lucratividade dos negócios.

Como fazer o controle de alçadas?

Fazer um controle de alçadas bem estruturado exige planejamento, acompanhamento da administração da empresa e principalmente compromisso com melhoria dos resultados apresentados.

Neste contexto, a tecnologia é uma grande aliada, sendo que o uso de um software de gestão é recomendável para manter o controle de alçadas e analisar os retornos obtidos pela equipe de compras.

A acessibilidade é outro fator importante, uma vez que com sistemas que usem armazenamento em nuvem é possível obter informações de modo rápido, fácil e seguro a partir de computadores ou dispositivos móveis, como celulares e tablets.

As informações de compras em que a aprovação em um nível acima de hierarquia forem solicitadas, chegam ao gerente responsável automaticamente, o que otimiza tempo e facilita a obtenção de pedidos e respostas.

Também é possível obter relatórios confiáveis, que auxiliam a tomada de decisão e podem ser atualizados com praticidade e agilidade pelo gestor. Existem diversas opções no mercado, sendo indicado fazer uma pesquisa por fornecedores sérios e comprometidos com soluções diferenciadas para seus clientes.

Quais são as vantagens de fazer um bom controle de alçadas?

Uma política bem desenhada de controle de alçadas apresenta vantagens, que podem ser consideradas como diferenciais importantes no gerenciamento dos processos internos da administração e consequentemente no resultado em relação à qualidade, satisfação dos clientes e lucratividade. Confira a seguir alguns pontos relevantes.

Aumento de eficiência

Alcançar um padrão eficiente é possível, pois com a gestão de alçadas cada comprador saberá exatamente até onde pode ir, o que faz com que ele seja mais acertado em suas negociações e diminui o índice de perdas por decisões erradas tomadas.

Com o sistema automatizado também existe um ganho de tempo, uma vez que é possível realizar tarefas, pedidos de autorização de compras e autorizações com muito mais agilidade e eficiência, tanto por parte dos compradores quanto dos gerentes.

Prevenção de fraudes e vazamentos

Outra questão que precisa ser citada é que o controle de alçadas é uma maneira eficiente para identificação de fraudes e vazamento. Como os gerentes e gestores do departamento de compras não só terão maior domínio sobre a liberação de compras acima do orçamento, mas também poderá obter dados sobre as negociações, será possível identificar irregularidades e tomar as devidas providências. Com isso, é possível escolher fornecedores confiáveis e que ofereçam qualidade no serviço.

Pedidos mais rentáveis

O uso do software para controle de alçadas apresenta indicativos de quais pedidos são mais rentáveis, sendo uma importante base de informações para análise da qualidade de cada pedido realizado.

Menor risco de pedidos com margem de contribuição ruim

A eliminação de processo de análise manual faz com que os pedidos que estiverem fora da margem de contribuição sejam bloqueados até que o superior verifique e libere a demanda. Esse maior controle é essencial para evitar que decisões precipitadas ou erros sejam concretizados.

Também é possível orientar o profissional sempre que esse tipo de situação ocorrer, a fim de que as próximas decisões sejam tomadas em alinhamento com as diretrizes seguidas pela empresa.

Agora que você já sabe o quanto o controle de alçadas é importante para a implantação de uma gestão financeira consistente, você pode adotar uma estratégia que seja adequada às condições e necessidades do seu negócio. O resultado será uma melhoria na comunicação com a equipe de compradores, assim como a otimização dos processos envolvidos em cada negociação com os fornecedores.

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