Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) chegaram para ficar. Afinal, eles revolucionaram a gestão das empresas, aprimoraram a produtividade dos funcionários e derrubaram muros internos ao integrar diversos departamentos em um único software.

Tantas vantagens, porém, não surgem de uma hora para outra. Não basta apenas comprar um sistema para que uma empresa saiba como tirar o melhor proveito dele. É preciso investir muita energia para transformar esses softwares em verdadeiros aliados.

Vários gestores se iludem e acreditam que uma simples instalação do sistema ERP já é suficiente para que tudo melhore repentinamente. Para que você não caia nessa cilada e se decepcione com o software, o artigo de hoje explicará como implementar esses sistemas na sua empresa da melhor maneira possível.

Confira!

Comprei o ERP, e agora?

Depois da compra do ERP começa o verdadeiro trabalho: a implementação. Nessa fase, a empresa começa a utilizar o produto no dia a dia e a migrar todas as informações para a plataforma. Além disso, os funcionários precisam entender o funcionamento do sistema e qual é a função prática dele.

A implementação é um momento muito delicado, frequentemente subvalorizado nas empresas. Estudos apontam que uma implementação leva, em média, mais de um ano para ser finalizada. Em mais da metade dos casos, o orçamento ao fim do processo é maior do que o previsto.

Por isso, é importante que você entenda bem como funciona a implementação e saiba quais são os principais passos do processo. Veja agora algumas dicas para que você faça uma implementação eficiente.

1. Escolha bem qual software comprar

Essa etapa é fundamental para todo o processo. É importante que a empresa saiba escolher o ERP certo, que atenda às demandas reais do trabalho. Muitos empresários são seduzidos pelo marketing dos fabricantes dos softwares ou pelo preço baixo, mas não se atentam ao que é realmente importante.

Para evitar essa situação e decepções no futuro, a dica é fazer uma lista de quais são as necessidades de sua empresa e quais são as funcionalidades mais importantes no software para você. Em seguida, pesquise no mercado pelos ERPs que atendam a essas demandas.

Com os softwares listados, cheque a usabilidade deles, fale com conhecidos que já os utilizam no dia a dia e compare os preços. Após reunir todas essas informações, tome a decisão de maneira consciente.

2. Converse com os seus funcionários

Com a escolha feita, não guarde segredo sobre o assunto. Converse com os seus funcionários sobre o novo software e avise-os de quando a implementação vai começar. É importante que toda a equipe da empresa esteja ciente da transição que ocorrerá nos meses seguintes.

Caso você perceba alguma resistência em determinados grupos de profissionais, não hesite em abordar o assunto novamente com eles. Antes da implementação, é necessário que o seu time “compre” a ideia e saiba dos benefícios que o ERP trará para todos.

3. Planeje a implementação do sistema ERP

Por ser um processo longo, a implementação exige um planejamento detalhado. Nele, você deve estipular o orçamento e o prazo de conclusão, além de descrever o passo a passo das etapas.

É recomendável estipular também os responsáveis pelas principais tarefas de implementação e as metas a serem atingidas em cada fase. O documento vai servir de guia para evitar gastos desnecessários e quebras no cronograma.

4. Acompanhe a implementação de perto

É comum que a empresa fornecedora do ERP envie uma equipe para ajudar na implementação do software dos clientes. Porém, se você quiser garantir o sucesso na transição, acompanhe tudo de perto. A fornecedora vai ajudar com base nas experiências que ela teve, mas você saberá as especificidades que apenas a sua empresa tem.

Uma dica é criar uma equipe interna dedicada ao acompanhamento de toda a implementação. Essa sinergia entre funcionários internos e os profissionais da fornecedora será fundamental para que o ERP comece a rodar da melhor maneira possível.

5. Não economize no treinamento

De nada adianta um software de ponta se ninguém sabe como usá-lo corretamente. Por isso, é fundamental que sua empresa invista pesado em treinamento. Faça apresentações, realize workshops e incentive o treinamento personalizado (uma pessoa por vez).

O investimento pode parecer alto à primeira vista, mas traz resultados mais rápidos e eficientes. O ERP existe para melhorar o trabalho dos seus funcionários. Lembre-se disso e faça questão de que eles conheçam bem o software para aproveitá-lo.

6. Registre e documente o processo

Para implementar o ERP em uma empresa é preciso integrá-lo com outros softwares, migrar as informações para o novo sistema e redesenhar os processos internos. Para não causar confusão, deixe todas as mudanças registradas e documentadas.

Com todo esse conhecimento muito bem anotado, as dúvidas que surgirem ao longo do tempo poderão ser sanadas com mais rapidez. Além disso, novos funcionários também terão uma base de consultas para se adaptar com eficiência e agilidade ao ambiente da sua empresa.

7. Acompanhe o uso do ERP após a implementação

A implementação, na prática, nunca acaba. Depois de cumpridas todas as etapas, é importante que os gestores continuem acompanhando o uso do ERP pela equipe interna. Cheque se as funcionalidades estão sendo úteis, se os funcionários estão aproveitando o melhor da ferramenta e se a empresa está ganhando agilidade com o ERP.

É comum que, ao longo do tempo, alguns funcionários deixem de usar o software. Isso é muito ruim para a empresa, pois anula todo o investimento feito. Para piorar, isso faz com que a empresa retome práticas ultrapassadas, impactando na produtividade.

Estipule metas e estabeleça métricas de uso do software. Faça o acompanhamento periódico desses itens. Sempre que ficarem abaixo do esperado, retome o assunto com os funcionários.

Os ERPs são realmente muito úteis para as empresas, desde que implementados de maneira eficiente. Se fizer uma transição bem planejada e bem executada, você vai ver sua empresa melhorar muito em produtividade e rentabilidade!

Gostou das dicas para aproveitar melhor os sistemas ERP? Entre em contato com a nossa empresa para saber como podemos ajudar você a superar o desafio da implementação!