O mercado nacional está cada vez mais competitivo, organizado e estruturado. Com isso, ter processos e organizações otimizadas traz um grande diferencial aos negócios. Nessa perspectiva, o workflow é um sistema que vem sendo empregado pelas empresas que procuram automatizar tarefas e estruturar suas atividades. Tudo isso, gerando muito mais profissionalismo e organização.

Como esse tema ainda gera algumas dúvidas e desconhecimento, elaboramos este artigo com todas as informações que você precisa para compreender o que é workflow. Leia todo o material até o final para não perder nenhuma informação. Vamos lá?

O que é workflow?

Existem diversos processos e acontecimentos no dia a dia da estrutura organizacional de uma empresa. Dessa forma, é preciso conhecer profundamente cada um deles e, principalmente, como executá-los da melhor forma. Isso engloba, também, a própria técnica empregada para descrever e ordenar os fluxos de trabalho envolvidos nessas tarefas.

Então, fica fácil compreender que o workflow é nada mais do que um programa que auxilia na centralização de diversas informações. Tudo isso facilita na diminuição de trabalhos complexos e que, muitas vezes, são redundantes. A integração de valor a uma empresa decorre exatamente da aplicabilidade desses conceitos e práticas administrativas.

Outro detalhe muito importante é que, na grande maioria das vezes, o workflow encontra-se integrado com um software do Enterprise Resource Planning (ERP). O ERP é muito conhecido por funcionar como um centralizador de processos, que vai organizar os mais diversos setores da empresa em um único painel.

Isso permite uma visão global do empreendimento e possibilita a tomada de decisões de forma mais estratégica e orientada.

O workflow também desempenha um papel importante pelo fato de que os colaboradores envolvidos em uma determinada atividade podem acessar o sistema. Isso é de grande valia para que eles compreendam quais são os seus propósitos, com o alcance de objetivos cada vez maior para a empresa.

Outra informação que não pode deixar de ser ressaltada é que o workflow desempenha um papel importantíssimo para os trabalhos da equipe de gestão.

Assim, fica mais fácil acompanhar os fluxos de trabalho e monitorar o andamento das atividades. Tudo isso traz muito mais profissionalismo aos processos e leva a empresa a um outro patamar de organização corporativa. Pense nessas possibilidades!

Como utilizar o workflow na empresa?

Agora que você conheceu um pouco mais sobre os impactos, vantagens e o que é workflow, vamos avançar para a parte prática. Ou seja, pensar um pouco na técnica de implementação e execução desse software.

Antes de tudo, é preciso ter uma visão gerencial bastante orientada para que os recursos envolvidos na implantação do projeto não sacrifiquem outras áreas da empresa. É preciso lembrar que toda a saída de capital do caixa do negócio deve ocorrer a fim de custear investimentos ou quitar os custos fixos e variáveis.

Então, a estruturação do processo precisa ser bem pensada para que não haja outro tipo de prejuízo ao empreendimento. Após essa análise, fica bem mais fácil compreender quais etapas e responsabilidades podem ser automatizadas, sofrendo uma transformação com o workflow.

Detalhar tudo de forma planejada e contar com a ajuda e opinião dos mais diversos colaboradores são pontos que ajudam muito no alcance do resultado esperado.

Como o workflow pode impactar na produtividade da equipe?

Essa pergunta é muito importante. Como já foi dito, o ganho de produtividade é uma das características principais do workflow. Mas, de forma prática, como a implementação desse sistema consegue ajudar a equipe a ter maior agilidade e eficiência operacional?

Para responder a essa pergunta, é preciso entender algumas das principais transformações proporcionadas pelo software. Descubra quais são elas, logo abaixo!

Importância do mapeamento de processos

Um mapa guia o navegador pela exploração marítima e o ajuda a ter boas referências na hora de tomar decisões. Esse exemplo só ilustra o quanto é importante ter um bom conhecimento sobre o mapeamento de processos.

É exatamente nesse aspecto que o workflow tem um papel de destaque, pois, com o auxílio dessa ferramenta, é possível mapear os processos de forma eficiente. Esqueça o papel e a caneta que antigamente eram utilizados nessa tarefa. Com um bom software, o trabalho torna-se muito mais ágil e profissional.

Fluxo de dados de informação

Toda empresa trabalha com uma grande quantidade de dados. Ocorre que gerenciar esse fluxo de informações pode ser muito complicado, se feito de forma manual, ou improdutivo. Por isso, o workflow consegue centralizar e gerenciar a infinidade de informações geradas diariamente, procurando categorizar as mais importantes em ordem de prioridade.

Gerenciamento efetivo de tarefas

É possível gerenciar tarefas sem realizar o uso de softwares? Sim. Porém, com o auxílio de uma boa ferramenta, há um ganho de produtividade e organização enorme. Assim, toda a empresa só tende a ganhar com um gerenciamento mais assertivo.

Quais são as vantagens de adotar o workflow?

A principal vantagem envolvida na adoção do workflow é o gerenciamento mais efetivo e produtivo dos processos empresariais. Com isso, há uma diminuição dos gastos com erros ou desorganizações. A automatização de fluxos repetitivos e a estruturação do trabalho traz diversos ganhos ao negócio.

A centralização com o workflow também possibilita que haja uma central de verificação. Isso quer dizer que ele é uma referência a ser consultada assim que seja preciso realizar análises. Desse modo, diminui-se o tempo perdido com o envio de e-mails e buscas em outras bases de dados.

Outro aspecto financeiro muito relevante é o ganho na qualidade. Ou seja, a empresa consegue ter muito mais eficiência e qualidade na execução dos processos. Isso é muito importante, pois é algo que passa a ser percebido pelos colaboradores, clientes e parceiros de negócios.

Ao longo do artigo, foi possível descobrir o que é workflow e como ele impacta no dia a dia das empresas. Existem muitas consequências positivas da implementação desse sistema. Por isso, estude, analise e pesquise a melhor solução para seu negócio.

Quer ter acesso a mais conteúdos como este? Então, acompanhe os nossos perfis nas redes sociais, para não perder nenhuma novidade. Estamos no Facebook e LinkedIn!