A gestão de custos operacionais é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. Em épocas de retração de mercado e economia em baixa, muitos gestores enxergam a necessidade de reduzir custos, mas sentem dificuldades em escolher aqueles que podem sofrer alteração. Isso ocorre, na maioria das vezes, por simples falhas de gestão.

Tornar uma empresa mais sólida e competitiva passa pela missão de gerir os custos e os resultados — trata-se do desejo de todo empresário. Fazer a gestão de custos operacionais exige esforços para detectar quando o negócio vai mal, quebrar paradigmas e adotar novas posturas. A centralização das decisões em uma ferramenta de gerenciamento é um dos passos importantes que deve ser dado.

A seguir, veja 9 passos simples para fazer gestão de custos operacionais.

1. Conheça os seus custos

Na pressa por resultados imediatos, muitos gestores decidem cortar custos operacionais sem ao menos conhecê-los. Esse tipo de corte pode prejudicar a qualidade dos produtos e serviços que são oferecidos aos consumidores. Por isso, é necessário reunir os líderes de todas as áreas a fim de realizar um mapeamento completo.

Antes de cortar qualquer gasto, faça uma lista com todos os custos e avalie cada um para ter certeza do que é necessário, o que pode ser substituído e o que pode ser cortado. O detalhamento dos custos permite a busca por alternativas mais baratas e ajuda a manter em dia a saúde financeira do negócio.

2. Analise-os periodicamente

O trabalho que envolve listar e conhecer os custos da empresa deve ser feito periodicamente. Caso não seja, os cortes voltarão a ser feitos sem ter critérios como base — afinal, o tempo faz com que apareçam novas necessidades. Evite que isso aconteça realizando, mensalmente, uma reunião entre a administração e o financeiro.

Para facilitar essa análise periódica, mantenha um histórico de todos os gastos. Isso permitirá a rápida identificação de gastos supérfluos, ao mesmo tempo que não impactará na produtividade dos envolvidos e muito menos na qualidade do serviço.

3. Estabeleça metas de corte de custos

Depois que os processos internos e operações foram mapeados, você estará ciente de tudo o que acontece dentro da empresa. Será possível visualizar os pontos fortes e fracos do negócio, identificando os gastos que podem ser cortados ou não. Pode-se criar um plano de metas para estabelecer um parâmetro para comparar com os próximos resultados.

O estabelecimento de metas de corte de custos deve ser realista. Dificilmente algum departamento alcançará 100% da meta já no primeiro mês. Por maior que seja a urgência de colocar as contas da empresa em dia, estabeleça metas graduais para que seja possível alcançá-las no menor espaço de tempo e sem prejudicar nenhum setor.

4. Converse com os fornecedores

A gestão de custos operacionais não se limita somente aos processos internos da companhia. Chame os seus fornecedores para, juntos, negociarem francamente. Verifique se eles estão dispostos a aceitar novas formas de pagamento ou se conseguem melhorar os preços dos produtos e/ou serviços.

Esse é o momento ideal para rever os termos e condições de todos os contratos que a empresa tem. Como a sua organização não é a única a enfrentar um cenário econômico desfavorável, as demais companhias também se encontrarão dispostas a negociar. Verifique com elas a possibilidade de melhorar condições de pagamento, alterar prazos ou corrigir preços.

Prepare-se para oferecer novas condições e veja como eles reagem diante delas. Converse com todos os fornecedores para saber quem consegue melhorar as atuais condições. Caso a resposta seja insatisfatória, é sinal de que chegou o momento de buscar novos parceiros.

5. Identifique e elimine os desperdícios

A utilização de recursos materiais deve ser racional. Estabeleça limites e, com a ajuda da área de comunicação e marketing, crie uma campanha de conscientização para engajar todos os colaboradores da empresa.

Material de escritório, água, energia elétrica e viagens corporativas devem ser encarados com seriedade, evitando desperdícios. Nesse aspecto, vale a pena investir na compra de equipamentos que sejam mais eficientes, por exemplo, impressoras a laser em substituição às de tinta.

6. Envolva os colaboradores na gestão de custos operacionais

A gestão de custos operacionais não é feita a partir da ação de uma única pessoa. Todos os colaboradores precisam ser envolvidos e estimulados a participar ativamente. Convoque-os para uma reunião e exponha a situação, explicando os motivos que estão por trás das mudanças que serão observadas.

Por mais que cada área tenha o seu líder, os profissionais que nela atuam também conseguem fornecer, em detalhes, os processos que são eficientes e ineficientes. O conhecimento que eles trazem possibilita a adoção de novas soluções para problemas antigos. Envolva-os para obter sucesso no gerenciamento dos custos.

7. Tenha uma boa gestão de estoque

O controle de estoque é essencial para a gestão de custos operacionais. Quando este é bem feito, a empresa não gasta dinheiro à toa. O monitoramento adequado de tudo que entra e sai do estoque reduz a quantidade de itens adquiridos em excesso e que deixam o capital preso.

Reduz-se também a perda em vendas pela falta de determinados itens, permitindo o investimento nos artigos que tem maior rotatividade. Isso ajuda a manter o espaço com a quantidade certa de produtos, dando vez àqueles que são comercializados nas sazonalidades.

8. Avalie a terceirização de processos

A gestão de custos operacionais pode ser facilitada com a contratação de parceiros que realizam determinados serviços com qualidade e bom custo-benefício. Como gestor, você estabelece um teto máximo de gastos e negocia com cada fornecedor de mão de obra o trabalho que precisa ser realizado.

Recentemente, o Governo Federal aprovou a lei da terceirização. Ela permite que todas as atividades de uma empresa possam ser terceirizadas. Avalie se sua empresa pode obter benefícios a partir da nova legislação.

9. Adote um sistema de gestão

Todas as atividades que são desenvolvidas pelas diferentes áreas que compõem a empresa precisam estar disponíveis em um mesmo lugar. Neste aspecto, a adoção de um sistema de gestão permite deixá-las mais visíveis para todos os gestores da companhia. Isso facilitará a identificação de custos, processos ineficientes e locais que necessitam de mais atenção.

O sistema de gestão possibilita que se entenda mais sobre o próprio negócio, liberando os colaboradores para atividades mais analíticas ou que exijam mais criatividade e talento humano. As operações repetitivas e monótonas, dessa forma, passam a ser automatizadas. Como consequência, a quantidade de erros operacionais é diminuída, ao passo que a produtividade aumenta.

Seguindo os passos acima você poderá realizar uma eficiente gestão de custos operacionais! Acompanhe nosso blog para aproveitar mais conteúdos como este.