O fluxo de caixa é o instrumento de controle financeiro que informa todas as entradas e saídas monetárias da empresa por um determinado período. Por meio desse controle, é possível organizar os gastos da empresa, ajudando o empresário a administrar seus recursos com mais segurança e auxiliando na tomada de decisões.

No Brasil, a cada 100 empresas abertas, pouco mais de 75 sobrevivem aos primeiros anos. Por que isso acontece? Qual o erro cometido pelos empresários? Para ajudar a manter a saúde financeira de sua empresa, fizemos este post com onze erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer. Confira!

1. Ser desorganizado no fluxo de caixa

Existem diversas maneiras de controlar o fluxo de caixa, seja por meio de programas específicos, seja por planilhas. O importante é que os dados sejam coerentes e organizados. Independente do método de controle, é importante separar os gastos e receitas criando categorias.

Faça colunas com os gastos com aluguel, salários, despesas de vendas, IPTU etc. Dessa forma, é possível identificar e analisar quais foram os gastos, onde a empresa gasta mais e se é possível reduzir os custos e evitar surpresas desagradáveis com uma conta que foi paga e não foi lançada nesse controle.

2. Não ser cauteloso

O empresário deve agir com cautela. É necessário aprender como o seu negócio se comporta, preparar-se para os períodos de baixas vendas, entre outros exemplos.

As previsões devem ser realistas, mesmo que elas não cheguem ao resultado que você tanto espera. O administrador deve tomar cuidado com o excesso de otimismo.

Exemplo: projetar o fluxo de caixa para os próximos anos tendo como base a expectativa de que “uma nova campanha de marketing dobrará as vendas”. É necessário ter em mente que, quanto mais se vende, mais elevados são os custos. Planejamento e pesquisa de mercado são essenciais.

3. Comprar à vista e vender a prazo

O departamento comercial precisa ser competente na hora da negociação. É sempre aconselhável comprar sua matéria-prima com o prazo de pagamento maior que o prazo dado no recebimento de seu cliente.

Assim, você pode pagar seu fornecedor e cobrir os custos de produção. Jamais deixe de controlar os custos de produção de sua empresa. Os custos fixos e variáveis são a base para formulação do preço de venda. Se os custos aumentam, seu preço aumenta, afastando os clientes e seu faturamento pode cair.

4. Não ter acompanhamento diário

Geralmente, o empresário avalia o fluxo de caixa somente no final do mês. O ideal é o acompanhamento diário. É importante frisar que o fluxo de caixa não serve somente para saber o quanto se está gastando, ele mostra o futuro.

Assim, é possível planejar, saber que rumo a empresa deverá tomar. Acompanhando diariamente as movimentações da empresa, o empresário aprenderá como o seu negócio está se comportando dia após dia.

5. Contar com valores que ainda não entraram

O relatório do fluxo de caixa deverá ser sempre o mais realista possível. Não se pode inserir valores que ainda não entraram. Jamais lance valores até que os mesmos sejam recebidos.

Exemplo: lançamento de vendas parceladas. Se você vender em duas vezes, não se pode lançar o recebimento das parcelas antes delas, de fato, ocorrerem.

Tenha em mente que nem sempre o valor referente ao faturamento é o valor que, de fato, entrará no caixa. Infelizmente existem clientes que não pagarão em dia.

Vendas a prazo e inadimplência influenciam muito o fluxo de caixa, já que os custos fixos de venda quase sempre aumentam com o aumento do faturamento.

6. Misturar as contas da empresa com as pessoais

Quando o pequeno empresário está começando, pode ser que ele não tenha o conhecimento de que é errado misturar as contas pessoais com as contas da empresa, ou seja, às vezes a empresa acaba pagando as contas desse empresário.

O empresário deve ter em mente que jamais deve usar as contas da empresa para efetuar o pagamento de despesas pessoais. O recomendável é fixar um valor de Pró Labore (salário do empresário).

7. Não controlar o capital de giro

O capital de giro pode ser um vilão do fluxo de caixa, pois não importa qual o tipo de atividade do seu negócio, ele sempre vai necessitar de recursos para manter a produção em andamento. Esses recursos serão utilizados praticamente em todas as atividades operacionais, como pagamentos e recebimentos diversos.

Caso faltem, a empresa necessitará de capital de giro, vendo-se obrigada a recorrer a financiamentos externos, o que impactará negativamente o resultado do período.

8. Não categorizar as receitas e despesas

Dentro da gestão financeira, a elaboração do fluxo de caixa precisa obedecer a alguns parâmetros e um deles é a classificação das despesas e receitas. Desse modo, não categorizar as entradas e saídas pode fazer com que esta ferramenta deixe de exercer um papel fundamental na empresa.

Assim, ao inserir tanto entradas quanto saídas deve-se criar categorias, como gastos com lanches e refeições, transportes, gastos com contas de consumo, entre outros. Também é possível fazer a mesma categorização para clientes, permitindo conhecê-los melhor para utilizar essa informação de maneira gerencial.

Essa categorização permite o planejamento de longo prazo e eventuais ajustes de quotas orçamentárias a serem destinadas para cada categoria ou conjunto de categorias. Isso faz com que os recursos da entidade sejam gastos de maneira mais inteligente, atingindo os pontos em que são efetivamente necessários.

9. Não ter o fluxo de caixa como uma ferramenta gerencial

Falando no foco gerencial, dispensar esse uso pode ser outro grande erro que o gestor não pode cometer. O fluxo de caixa, além de uma ferramenta que ajuda a organizar a empresa financeiramente, ainda é excelente para controlar a organização do ponto de vista gerencial.

Além da categorização de receitas e despesas, permitindo ao tomador de decisões a compreensão de como os recursos são gerados e onde são empregados, podem ser feitas outras análises, simulação de cenários e alternativas para a melhoria de linha de produtos e serviços e do resultado como um todo.

10. Não ser detalhista

Outro erro que pode atrapalhar o bom andamento do fluxo de caixa é a falta de detalhamento das operações. Logo, ao fazer um registro é preciso identificar de forma adequada a operação com o máximo de detalhes possível.

Outro ponto de atenção vale para o uso de documentos válidos e que comprovem a transação, por exemplo, notas fiscais, cupons, contratos e outros que sejam aceitos pelo fisco e que, caso exista alguma dúvida em relação ao registro, possam ser usados como fonte de consulta.

É muito comum o recebimento de autuações por causa de ausência de detalhes quando é feito o registro das operações. Para evitar que isso ocorra e que essa quantia não precise ser gasta sem necessidade, o máximo de detalhes não é supérfluo e, sim, essencial.

11. Não planejar o futuro

O fluxo de caixa deve fazer parte do planejamento financeiro da empresa, já que, além de uma ferramenta que faz parte da rotina empresarial, ele pode ser utilizado dentro do planejamento futuro da organização. Ignorar a ferramenta como parte do futuro é um grande erro.

Logo, é preciso utilizá-lo de maneira projetada, combinado com dados históricos, de mercado e com projeções que podem ajudar o empresário a entender melhor como a empresa pode estar financeiramente em alguns meses.

Caso ela precise de recursos, pode buscar melhores taxas, prazos e condições de pagamento e, se tiver dinheiro em caixa, poderá investir ou ainda utilizar conforme suas necessidades.

Evitando esses erros, é possível manter a saúde financeira de sua empresa, deixando o fluxo de caixa sempre bem controlado.

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