Otimizar os processos de inventário e a gestão de estoque de ferramentas é fundamental para evitar erros e tornar essa atividade eficiente. Isso porque, com o avanço da tecnologia, diversas ferramentas foram criadas para tornar o processo mais simples, seguro e sem impactar na produtividade da empresa.

O inventário de estoque de ferramentas contempla tudo que a organização armazena em algum local, por exemplo, galpões, depósitos. Assim, ter um controle adequado é primordial para que um registro eficaz sobre o que entra e sai seja feito, além de colaborar para uma projeção de compra mais correta e evitar prejuízos.

Pensando nisso, elaboramos este post para mostrar como aprimorar o estoque de ferramentas e elaboração do inventário. Confira!

Defina o melhor momento

A melhor hora para iniciar o inventário do estoque de ferramentas é aquela em que a movimentação é baixa. Você pode realizar isso em um feriado ou fim de semana, por exemplo, dependendo da área de atuação. Sem entrada ou saída de produtos, fica mais fácil relacionar os itens, sabendo que no fim do dia todas as mercadorias que foram contadas continuam paradas, na mesma quantidade.

Classifique todos os itens

Apesar de ser uma tarefa detalhada, a classificação dos produtos, com a elaboração de código e uma descrição minuciosa do item, vai contribuir com o controle de estoque, evitando perdas. É necessário que a descrição seja composta de informações relevantes, como marca, tamanho, peso, preço e quantidade e, dessa forma, evitar certos problemas, como:

• erros de posicionamento e localização no estoque;
• classificação inadequada de mercadorias que poderiam ser confundidas com outras similares;
• perda de materiais que não foram localizados no estoque até a data de vencimento;
• prejuízos pelo faturamento com base no preço de um item idêntico, mas com outro peso e tamanho.

Organize os produtos e o ambiente de contagem

O estoque precisa estar bem organizado para que a contagem ocorra. Para isso, coloque todos os itens em seus devidos lugares e deixe os códigos de barra visíveis. Para evitar falhas no inventário, certifique-se e especifique como será feita a contagem das caixas ou mercadorias que estão espalhadas pelas dependências do estabelecimento e averígue se os produtos com defeitos devem ser contabilizados.

Estipule um método de contagem

É essencial que um método de contagem seja criado e adaptado conforme as necessidades particulares do estoque, tendo em vista que, dessa maneira, o trabalho se tornará mais fácil. O indicado é que todos os produtos sejam contados, um por um, para evitar erros e discrepância de valores. Apesar de ser mais trabalhosa, essa etapa é importante para assegurar que a apuração seja completamente correta.

Além disso, é preciso que uma recontagem seja feita para garantir os valores encontrados. Nesse sentido, uma alternativa é deixar mais de um colaborador ou grupo responsável pela atividade. No fim, é importante cruzas as informações para compreender se há alguma diferença entre os números encontrados. O recomendável é que a contagem seja executada até que dois valores sejam idênticos, assim, os números obtidos são mais confiáveis.

Padronize os registros

O inventário só vai ter o resultado esperado se propiciar dados relevantes, identificáveis e que possam ser monitorados. Por esse motivo, é primordial que os registros sejam padronizados, já que isso simplificará a busca posterior de informações. Nesse caso, não há um jeito melhor para realizar esse registro, mas é importante que seja consistente para que o inventário tenha unidade em seus dados.

Além disso, é preciso que sejam os mais completos possíveis ou que, pelo menos, tenham o máximo de informações em relação aos itens presentes no inventário. Assim, é possível assegurar que o gerenciamento tenha acesso a tudo que for relevante para um controle eficiente.

Os registros também precisam ser atualizados e mantidos sob supervisão, como o fluxo de entrada e saída de produtos. Com isso, é possível definir parâmetros logísticos eficazes e capazes de proporcionar uma gestão de estoque de ferramentas mais facilitado e prático. Para um melhor resultado, o ideal é contar com o auxílio de um software de gestão próprio para realizar a função.

Realize uma auditoria da contagem

Ao terminar a contagem do inventário de estoque, confira se todos os setores do empreendimento e locais do depósito estão identificados e contabilizados. Caso algo tenha passado despercebido, procure a equipe responsável pela atividade e solicite que verifiquem. Caso tudo seja apurado, é o momento de fazer a contabilização final.

Execute o acerto do inventário

Depois de terminar a contagem e realizar a auditoria do ambiente, é o momento de fazer os ajustes identificados no estoque. Caso surjam divergência no fechamento, é necessário que uma nova contagem seja feita com o intuito de confirmar o valor contado. Após, desenvolva os acertos conforme a política interna da empresa.

Tenha a tecnologia como aliada

Os estoques otimizados requerem muitas informações, obtidos por meio da base de dados do estabelecimento, assim como o acompanhamento dos itens em questão por meio de atualizações que praticamente ocorrem em tempo real. Um sistema adequado, composto com as metodologias das melhores práticas, propiciam aos responsáveis pelo estoque um recurso potente para administrar os objetivos de negócio e fazer com que o time seja mais eficiente.

Ao implementar os recursos tecnológicos, os processos são automatizados, fornecendo as melhores práticas de gestão de consumo, monitoramento de recebimento e entrega de produtos, da reposição dos estoques de ferramentas e criação de inventário.

Além disso, para que esse controle de estoque tenha mais força, é possível alinhar o sistema com um ERP, integrando as operações desenvolvidas no setor de estocagem com os demais setores que sofrem impactos diretos, como contabilidade, vendas e finanças, por exemplo.

Conseguiu entender como otimizar o monitoramento do estoque de ferramentas? Um inventário adequado é feito de forma estruturada e planejada, criando um levantamento preciso do que a empresa tem. Assim, é possível evitar erros de armazenamento — que, na maioria dos casos, levam o negócio ao prejuízo —, garantindo melhores resultados. Contudo, para melhores efeitos, o ideal é contar com uma ferramenta que seja escolhida considerando as demandas e características do negócio.

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