O eSocial, também conhecido como folha de pagamento digital, é um programa do governo federal que visa unificar o envio de informações sobre os funcionários em um só sistema. Isso inclui dados cadastrais, jornada de trabalho, remuneração e mudanças salariais. Também deverão ser registrados admissões, demissões, afastamentos, férias, licenças, avisos de acidentes etc. Além disso, o programa unificou declarações e resumos para recolhimento de tributos.
O sistema abrange tanto grandes, médias e pequenas empresas quanto microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais e empregadores domésticos. Entre seus objetivos estão a fiscalização do cumprimento das legislações trabalhistas e o maior controle de sonegação de tributos da área.
Melhora em relação aos prazos
O eSocial não alterou os prazos da legislação vigente, ou seja, o envio das informações obedecerá as datas e especificações atuais.
Por exemplo, todo trabalhador que for contratado deverá ter seus dados informados imediatamente, caso contrário, ele não poderá começar a exercer suas atividades. No caso da folha de pagamento, ela deverá ser enviada até o dia 07 do mês seguinte. Alterações salarias também precisam ser avisadas rapidamente, um dia após terem ocorrido.
A fiscalização governamental acontecerá de forma automática, o que obriga o correto acompanhamento dos prazos. Em certa medida isso favorece a equipe de RH, já que poderá ter maior respaldo na cobrança de informações trabalhistas dos demais setores. Atrasos na definição de datas para férias, aumentos salariais e outros eventos poderão ser evitados.
O mesmo vale na relação com prestadores de serviços, como escritórios de contabilidade, os quais deverão se organizar melhor para entregarem as informações corretas no tempo certo.
Necessidade de mudanças na gestão da folha de pagamento
Como visto acima, é necessária uma mudança na gestão da folha de pagamento de modo a priorizar o correto envio das informações ao sistema dentro dos prazos estipulados. Isso é fundamental para manter a situação jurídica da empresa ou da relação trabalhista dentro da legalidade.
O sistema também ajudará as organizações a gerenciarem alguns processos e rotinas internas, como o acompanhamento do aviso prévio. Será possível verificar no sistema as datas corretas do desligamento e do pagamento dos encargos correspondentes. Aliás, o eSocial poderá se tornar uma boa fonte de consultas em relação a dados do tipo.
Atualizações constantes
Como a fiscalização passará a ser automática é importante que a folha de pagamento seja enviada com maior cuidado. Os dados cadastrais precisam ser verificados para se evitar inconsistências, já que eles serão cruzados com informações da própria Receita Federal.
Facilitação do envio dos dados e outros benefícios
Os arquivos e informações trabalhistas da folha de pagamento poderão ser mandados diretamente no sistema online do programa. Outra opção de envio envolve a integração com o programa de gestão da empresa, desde que ele suporte isso.
Um dos maiores benefícios do eSocial é a redução de burocracia e papelada graças à unificação e ao funcionamento exclusivo por meio digital. Isso pode ajudar a reduzir custos operacionais e garantir um melhor planejamento financeiro para as empresas, especialmente para os setores de Recursos Humanos.
Várias obrigações realizadas junto a órgãos federais, como a RAIS e o DIRF, serão feitas em um único envio, o que também ajudará a organização a diminuir custos operacionais.
Com a implantação do eSocial o governo pretende garantir maior controle e menos processos burocráticos, de modo que as informações prestadas também possuam maior confiabilidade. Cabe às organizações observarem os requisitos para se adequarem corretamente ao novo sistema para que não tenham problemas com o fisco e aproveitem as vantagens dele. Além, é claro, de melhorarem sua gestão ligada à folha de pagamento.
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