Buscar soluções tecnológicas que facilitem tarefas é essencial para o trabalho de um distribuidor, uma vez que todos os dias precisamos lidar com diversas informações sobre produtos de diferentes indústrias. Para lidar com a grande quantidade de informações de transporte, é importante que você compreenda do que se tratam os documentos de romaneio e manifesto de carga.
Além disso, proteger a carga enviada para o seu destinatário é uma forma de beneficiar a sua empresa, eliminando possíveis prejuízos que podem surgir caso você não tome os devidos cuidados. E esse é apenas um dos benefícios que esses dois documentos podem proporcionar para a sua transportadora.
Neste post, mostraremos o que significam esses dois documentos, os principais benefícios para a sua empresa e a importância de automatização desses dois processos para a agilidade do trabalho. Confira conosco!
O que é o romaneio?
Podemos compreender o romaneio de cargas como o documento de identificação de um conjunto de cargas embaladas que não podem ser abertas. Ele lista os volumes enviados e inclui a descrição de cada um.
Imagine se fosse necessário, em um momento de fiscalização, abrir todas as cargas embaladas para a verificação individual dos itens. Mesmo que fosse possível ter a documentação de toda essa carga individualizada, seriam muitos papéis para guardar todas as informações. Por isso, a utilização do romaneio otimiza esse processo, pois ele concentra em apenas um documento todos os volumes de carga de um transporte. Mas lembre-se, o romaneio não é um documento fiscal.
Dessa forma, o romaneio traz facilidade para o trabalho, já que, com apenas um documento, toda a carga será protegida por lei e facilmente identificada. A facilidade também se constata nos processos de conferência de cargas no embarque e desembarque, prevenindo erros de entregas.
O que é manifesto de carga?
É um documento digital que substitui arquivos impressos, agregando documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.
O manifesto de carga é fundamental: com ele, você tem um documento de identificação para não enfrentar o processo burocrático da documentação fiscal no recebimento de suprimentos. Além disso, ele traz segurança para casos em que a carga esteja fracionada em vários destinatários diferentes.
Esse documento tem validade com proteção jurídica de assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.
Quais são suas diferenças?
O romaneio, como dissemos, é um documento que serve para listar os volumes de uma mesma carga, para que não seja preciso elaborar várias notas fiscais, o que tornaria todo o processo mais lento.
Por outro lado, o manifesto de carga não tem essa função, pois ele é necessário quando é preciso fazer um controle sobre as diversas cargas que se encontram em um mesmo veículo, embarcação ou vôo, mesmo que para clientes diferentes.
Como são emitidos?
Os dois documentos são emitidos eletronicamente. Para isso, recomenda-se a contratação de uma empresa terceirizada que tenha experiência em emissão de documentos fiscais. É importante que você faça essa contratação para otimizar o processo, pois vai precisar desse serviço constantemente.
Qual o órgão responsável?
Os órgãos responsáveis pelo controle e regulamentação desses documentos são ligados às unidades federativas, uma vez que essa é a competência responsável por empresas que contribuem para o ICMS. Por isso, é necessário verificar como funciona em cada estado por meio do site MDF-e (manifesto).
Quais são os benefícios para a empresa?
São inúmeros os benefícios que você pode obter ao implantar esses documentos de controle de carga em sua empresa. Como destaque, podemos mencionar a facilidade que proporcionará para a sua equipe de transporte e a diminuição de erros durante os processos.
Abaixo, duas vantagens importantes para a sua organização, que são alcançadas por meio do uso do romaneio e do manifesto de carga.
Previnem erros durante a entrega aos clientes
Lidar com tantas entregas ao dia pode causar muitos equívocos e complicar a vida dos seus funcionários. Por isso, um dos importantes benefícios desses dois documentos é que eles previnem erros durante a entrega da mercadoria ao cliente.
Desse modo, tais documentos permitem a você ter um controle da confirmação de entrega, por meio da assinatura de confirmação de recebimento. Isso comprovará que o envio foi feito, caso, por exemplo, o cliente em algum outro momento venha a questionar a não entrega da sua mercadoria.
A título de exemplo, isso é semelhante ao envio dos correios, que, ao realizar a entrega de uma carta registrada , cobrará do destinatário uma assinatura de confirmação para assegurar que a pessoa recebeu em mãos o envio. Isso tudo faz parte de uma boa gestão logística para a sua empresa.
Protegem contra roubos e furtos de cargas
Sabemos que existem muitas seguradoras presentes no mercado, oferecendo a proteção contra roubos e furtos. Por isso, a presença desses dois documentos é essencial para que o seu direito de indenização seja cumprido.
Por exemplo, o romaneio lista a mercadoria embalada e facilita a identificação do que foi perdido para que a seguradora realize o ressarcimento. Caso o acordo não seja cumprido, a sua empresa pode acionar a justiça com mais propriedade em busca de seus direitos.
Da mesma forma, o manifesto de carga identificará quais destinatários foram prejudicados, o que ajudará na otimização do processo.
Por que é importante a automatização desses processos?
Como mencionado, a automatização desses processos fará toda a diferença para o sucesso da sua empresa. Por exemplo, imagine a necessidade de realizar uma entrega com urgência, mas, por causa da emissão desses documentos, a sua transportadora ainda não pôde realizar a viagem.
Neste caso, otimizar o processo garante agilidade para que a sua companhia possa realizar o transporte mais rápido.
Dessa forma, a contratação de uma empresa terceirizada com potencial no uso de tecnologia em emissão de notas eletrônicas será muito útil para que você tenha uma boa gestão logística. Além disso, ela pode realizar o controle desses documentos a fim de não haver preocupação com a perda de informações essenciais, uma vez que você terá o registro do começo ao fim da operação.
Você leu neste artigo como o romaneio e o manifesto de carga podem contribuir para a sua empresa ter uma boa gestão logística. Diante disso, é aconselhável que você busque implantar esses documentos em sua organização a fim de realizar o transporte de cargas.
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