Diversos problemas podem surgir entre a saída das mercadorias da empresa até a chegada ao destinatário final, como furto e roubo de cargas, trânsito, tombamento dos veículos, endereço incorreto e demais, impactando na qualidade dos serviços de entrega e satisfação dos clientes. Para evitar que isso ocorra, o ideal é contar com um controle de ocorrências de entrega efetivo.

Isso que, se trata de um gerenciamento completo de todas as atividades que englobam a coleta e recebimento de produtos, além de permitir o acompanhamento das entregas, dos prazos, identificação de problemas e implementação de soluções para corrigi-los o mais rápido possível. Quer saber como realizar esse controle alcançar melhores resultados? Leia este artigo para descobrir!

Qual a importância de um controle de ocorrências de entrega eficiente?

Um controle de ocorrências de entrega eficiente pode proporcionar uma série de vantagens, por exemplo:

• acompanhamento em tempo real;
• maior segurança para as entregas, já que o monitoramento em tempo real permite que os envolvidos acompanhem todo o processo de entrega;
• tomada de decisões mais rápidas, já que os gestores conseguem ter uma visão mais abrangente das operações logísticas;
• roteirização das entregas;
• minimização dos custos, já que ao resolver os problemas identificados os prejuízos são menores;
• satisfação dos clientes, levando em conta que a transparência nos procedimentos assegura a oferta de um serviço eficaz e de qualidade.

Como implementar o controle de ocorrências de entrega?

Algumas práticas devem ser colocadas em prática como forma de implementar o controle de ocorrências de entrega na empresa e alcançar melhores resultados. Veja quais são!

Defina regras claras

O processo de entrega envolve várias partes:

• o comercial da empresa, que realizou a venda do item e espera que o cliente receba o produto e fique satisfeito com a aquisição;
• o setor de logística, que é responsável pelo ciclo da entrega;
• a transportadora, que vai entregar a mercadoria e precisa deixar a logística cientes a respeito do andamento da entrega;
• o departamento financeiro, responsável por liberar o pagamento para o transportador e receber o pagamento do cliente;
• o cliente, que vai receber o item que comprou.

Sendo assim, é preciso definir o papel de cada um nos casos de ocorrências e ações que precisam ser adotadas como forma de solucionar o problema.

Registre as ocorrências

As ocorrências podem surgir por diversos motivos. Por isso, é necessário manter um registro de todos os problemas que vai servir como direcionamento para colaboradores, clientes, transportadores, entre outros. Esse cuidado vai proporcionar uma gestão mais efetiva para a coleta, distribuição e entrega de produtos, o que vai gerar a redução de fraudes e demais incidentes.

Para realizar um bom registro, é necessário contar com fotos e informações a respeito do item e o estado em que ele foi entregue, dados sobre as coordenadas do GPS, comprovação de quem recebeu o item e demais aspectos relevantes.

Automatize os processos

Outro ponto interessante é contar com um sistema ágil, moderno e que tenha a capacidade de monitorar todos os processos envolvendo transporte, rota e a entrega de produtos até o destinatário final.

Por meio da instalação da ferramenta em dispositivos, por exemplo, smartphones e tablets, fica mais fácil registrar a entrega e entender de maneira mais precisa como estão funcionando as operações em tempo real. Assim, qualquer eventualidade pode ser solucionada rapidamente, já que o transporte, embarque, desembarque e distribuição das mercadorias serão acompanhados.

Acompanhe os indicadores de desempenho

Ao acompanhar os indicadores de desempenho é possível:

• verificar quais ocorrências acontecem com maior frequência;
• identificar pontos de melhoria;
• mensurar a performance da transportadora ou dos motoristas com base nas entregas efetuadas com sucesso dentro do prazo estabelecido etc.

Com esses dados em mãos fica mais fácil esclarecer as principais ocorrência e encontrar as melhores soluções para minimizá-las.

Resolva as ocorrências

As providências para solucionar o problema devem ser tomadas o mais rápido possível. Nesse caso, é preciso registrar o que deve ser feito, qual o prazo para implementação, quais ações já foram tomadas, entre outros. Assim, todos os envolvidos conseguem entender sobre o andamento da resolução dos imprevistos.

Agora que você já sabe como realizar um bom controle de ocorrências de entrega, não deixe de otimizar o processo por meio de uma boa ferramenta, que conte com as funcionalidades adequadas às necessidades do negócio e um bom suporte e, assim, melhorar a qualidade dos processos executados e, consequentemente, os resultados.

Gostou deste artigo? Então, aproveite sua visita para entender como fazer o controle do agendamento de cargas e descargas.