Como fazer a gestão de entregas dos seus parceiros logísticos?

A logística busca conseguir levar produtos ou insumos do primeiro fornecedor até o consumidor final. Esse processo precisa ser realizado de forma rápida, eficiente e com custos viáveis.

Buscando sempre agregar valor e viabilizar vendas tanto de serviços como de produtos, a gestão de entregas participa do processo logístico e exerce uma grande influência em seus resultados, sejam eles positivos ou negativos.

Sobre este aspecto pontual, algumas boas práticas de mercado e políticas de gestão são destacadas como o caminho a ser seguido por aqueles que desejam elevar o nível de resultados de suas empresas e processos. Conheça aquelas que merecem receber uma atenção especial.

1. Automação de processos logísticos

Foi-se o tempo em que sistemas de informação com tecnologia de ponta eram exclusividades de alguns grupos de porte internacional. Com o barateamento de equipamentos e sistemas, a disseminação da informação e a ampliação do acesso ao conhecimento técnico, a tecnologia foi ficando cada vez mais barata e mais difundida no mercado.

Por precisar gerenciar um volume consideravelmente grande de informações em um tempo bastante curto a fim de produzir resultados e relatórios imediatos, hoje qualquer organização preocupada com a sua gestão de entregas precisa ter uma solução automatizada de processos logísticos.

Este tipo de sistema tem que ser capaz de conseguir proporcionar controle, mas sem retirar a agilidade e o dinamismo que o processo do dia a dia demanda. Qualquer software que não tenha essa capacidade terminará prejudicando a operação diária.

2. Controle de agendamento de entregas

O agendamento de entrega normalmente tem a característica de ser uma demanda que vem do final de cada etapa do processo de produção. Sabendo que existem processos empurrados e puxados (lean), fica fácil de perceber que esse agendamento está muito mais voltado para a maneira enxuta de se administrar.

Sendo assim, o gestor que é comprometido com os resultados, com a redução de atrasos e com um bom nível de eficiência na alocação de recursos tenderá a prestar atenção em todos os agendamentos de entregas programadas. Tudo isso porque ao utilizar um sistema de apoio, dentre outras coisas, o gestor consegue fazer com que as transportadoras possam agendar o melhor horário e programar o tempo necessário tanto para as coletas como para as entregas.

Ao lidar com demandas e variáveis diversas, ter um controle de agendamento claro e objetivo é uma necessidade que não pode ser menosprezada. É importante ainda lembrar que esta gestão deve considerar tanto as informações digitais quanto os detalhes físicos da operação como é o caso do monitoramento de rotas.

3. Estabelecimento de processos padrões

A base da melhoria de processos é fundamentada no mapeamento de rotinas e atividades. Tendo como referência a Teoria dos Sistemas, onde há entradas (inputs) e saídas (outputs), a boa gestão dos recursos produtivos é fundamental para a apuração de margens positivas.

Para que estas margens caminhem na direção da lucratividade, é preciso estabelecer processos bem padronizados, bem como instruir os colaboradores envolvidos na operação.

Não há como haver sucesso na gestão de entregas diante de ambientes caóticos sem uma ordem prioritária de ações. É também com base no estabelecimento de rotinas estrategicamente organizadas que a identificação de gargalos bem como o seu devido tratamento são possíveis.

4. Logística reversa na gestão de entregas

Outro ponto que merece muita atenção na hora de se fazer a administração das entregas é a necessidade de uma preparação para o cumprimento de responsabilidades ligadas à logística reversa.

Serviços ligados à garantia ou qualquer outra complementação que venha agregar valor às entregas precisam estar devidamente parametrizados para que o seu desempenho não seja motivo de prejuízos e nem inviabilize o correto cumprimento de cláusulas contratuais.

Mesmo que sejam menos frequentes, as necessidades da logística reversa devem ser previstas, calculadas e, sempre que possível, antecipadas. Ao tratar do assunto com a devida precaução, o grau de insatisfação dos envolvidos pode ser controlado com relativa facilidade.

Sendo assim, gestores mais atentos, na hora de procurar um software de gestão, optam sempre por um que tenha funções de agendamento de logística reversa.

5. Comunicação direta com os fornecedores

Engana-se quem acredita que somente de formalismos e sistemas vive o mercado corporativo. Naturalmente existe uma grande necessidade de serem seguidos alguns protocolos, observadas regras, softwares, cláusulas contratuais e rotinas de operação. Tendo um sistema de gestão apropriado, esta comunicação fica facilitada à medida que é feita, de forma automatizada, a validação de documentos fiscais tornando a passagem pela portaria um processo mais seguro e bem mais eficiente.

É muito importante, contudo, que exista também um espaço reservado para o contato pessoal, a troca de informações de maneira informal e o estabelecimento de uma relação próxima de trabalho. Esse tipo de condição mais humana ajuda a tornar a comunicação fluida e proveitosa.

Todos os envolvidos em uma cadeia de suprimentos precisam compreender que a relação de interdependência pode até ser ordenada e processada por meio de soluções tecnológicas e frias, mas, independentemente da adoção de softwares e plataformas, a comunicação e o bom entendimento entre os participantes desta cadeia não pode abrir mão de uma proximidade adequada e do estreitamento dos laços.

6. Centralização de informações

Considerando as já mencionadas necessidades de se adotar um sistema próprio para a automação dos processos logísticos – em especial da gestão de entregas – e também a observância ao bom relacionamento existente entre as empresas parceiras de negócio, vale ainda destacar a busca pela centralização da informação. Isso sem falar na grande necessidade de se automatizar processos como o já mencionado agendamento de entregas.

Naturalmente que esta centralização precisa ser feita de forma estratégica e profissional. Não se trata, por exemplo, da busca por uma concentração de dados e informações focadas em somente uma pessoa ou área de maneira a se prejudicar o processo diário que é corrido e demanda dados precisos a todo momento.

A centralização da informação deve ser entendida como a busca por uma solução e cultura que tanto ofereça acesso rápido aos colaboradores e parceiros quanto ajude os gestores a identificar os responsáveis por cada atividade do processo. O objetivo não é tornar a logística lenta e muito menos burocrática, mas buscar evitar que a desfragmentação dos dados relevantes atrapalhe o bom rendimento e ritmo do processo.

Como se pode ver, a gestão de entregas é uma parte integrante do processo logístico que demanda atenção e profissionalismo por parte da gestão. Em troca, ele tem condições de oferecer agilidade e margens de custos passíveis de serem gerenciadas sem que a operação principal precise ter seus orçamentos constantemente reavaliados e até, em alguns casos, majorados.

Como anda a gestão de entregas na sua empresa? Seus processos estão maduros e bem ajustados? Queremos saber como andam os seus processos e ajudar a aprimorá-los. Para continuar sempre por dentro das novidades e crescer cada vez mais com sua empresa, siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook , Linkedin) para acompanhar todo o nosso conteúdo!