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Entenda como fazer um relatório de custos

entenda como fazer um relatório de custos

Qual é o diferencial competitivo das empresas que alcançam o patamar de excelência na gestão das suas finanças? Saiba que grande parte disso tem relação com a qualidade do relatório de custos, que é capaz de auxiliar o diretor financeiro na tomada de decisões estratégicas e com foco em resultados.

Para entender mais sobre a importância dos custos, recorremos ao estudo “Benchmarking Global de Finanças 2016”, elaborado pela consultoria PwC. Os resultados são surpreendentes: equipes que fazem o controle dos gastos e operam com eficiência podem reduzir até 40% dos custos de uma atividade.

Dados ainda apontam que a busca por tecnologias de menor custo e acesso simplificado são as principais responsáveis por agregar valor competitivo e otimizar as despesas de uma atividade. Devido à relevância do tema, preparamos este artigo com dicas de como fazer um relatório de custos e garantir sucesso na gestão financeira. Acompanhe!

Quais fatores devem ser levados em consideração no relatório de custos?

Para o seu crescimento contínuo, é fundamental que as empresas acompanhem o andamento tanto dos seus processos como dos seus resultados. Na prática, existem diversos tipos de relatórios e demonstrações que trazem informações sobre diversas áreas da gestão.

Um desses tipos se baseia na avaliação dos custos da empresa e do seu impacto:

  • na liquidez do negócio;
  • na lucratividade obtida;
  • na política de preços de venda;
  • na sua capacidade de manter a liquidez.

Portanto, o relatório financeiro é uma ferramenta importante que deve ser valorizada e elaborada com cuidado. Confira as nossas recomendações para implementar esse tipo de análise.

Entenda as diferenças entre custos e despesas

O primeiro passo para um planejamento estratégico é compreender a diferença entre um custo e uma despesa. Muitos ainda usam os dois termos como sinônimos nas conversas de negócios, entretanto, cada um deles tem diferentes significados e aplicações práticas. Veja como defini-los corretamente.

Custos

Sob o ponto de vista contábil, os custos são representados por qualquer tipo de gasto direcionado para a atividade de manufatura ou de produção. Ou seja, todos os recursos destinados a manter o negócio em pleno funcionamento.

Contudo, nem sempre o seu cálculo e apropriação ocorre de forma simples. Em primeiro lugar, existem os custos diretos, que são aqueles ligados à produção de produtos específicos. Nesse caso, são componentes e materiais que podem ser identificados como parte do produto final. Alguns exemplos são:

  • embalagem;
  • matéria-prima;
  • mão de obra da produção.

Já o cálculo dos custos indiretos pode ser mais desafiador para a área contábil porque esse tipo de recurso é destinado a mais de um produto ou setor. Esse é o caso da energia elétrica que abastece o edifício. Não é possível medir com exatidão quanto dela foi utilizado no funcionamento do maquinário e quanto corresponde à iluminação dos escritórios.

Outros exemplos são:

  • depreciação de máquinas;
  • mão de obra indireta;
  • equipamentos compartilhados.

Existem diversas formas de realizar essa apuração e o posterior rateio para equilibrar as contas do empreendimento.

Despesas

As despesas estão relacionadas às atividades operacionais e de gestão do negócio, sem vínculo com o produto final. Em outras palavras, são os gastos necessários para manter a estrutura funcional da empresa. Podem ser classificadas como fixas, quando resultantes do processo de administração geral, ou variáveis, quando oscilam de acordo com as receitas e o volume de operações em um determinado período. Exemplos:

  • comunicação e internet;
  • comissão de vendas;
  • materiais de escritório;
  • marketing.

Defina prioridades ao fazer um relatório financeiro

Um relatório de custos deve ser estruturado com base na visão panorâmica do diretor financeiro, que pode adotar estratégias de ação com outros gestores, colaboradores e, até mesmo, fornecedores da empresa.

A precisão é importante para essa tarefa, entretanto, não adianta gastar um número incontável de horas com o cálculo de um custo insignificante. O ideal é adotar uma metodologia prática que ajude a controlar os custos em tempo real por meio de uma abordagem proativa. Isso evita que o diretor dedique os seus esforços a apenas apagar os incêndios.

Lembre que as metas são importantes

Definir metas é essencial para motivar sua equipe e garantir a qualidade do relatório de custos. Essa técnica de liderança pode reduzir as despesas com a elaboração dos controles, aumentar a produtividade dos funcionários e até disseminar essa cultura para os outros setores.

É preciso reavaliar os objetivos atuais e estabelecer metas que podem ser alcançadas, sejam elas de tempo, precisão ou eficiência produtiva. O gestor deve ser um exemplo e acompanhar os resultados periodicamente, promovendo o comprometimento de cada colaborador com essa causa.

Use um software de controle financeiro

Tratar de um grande volume de transações é algo comum para quem administra as contas de uma empresa. Muitas vezes, é preciso lidar com diversos bancos ao mesmo tempo, além de gerenciar extratos, pagamentos, cobranças e conciliá-los com o relatório de custos.

A tecnologia surge como principal ferramenta para garantir a precisão e o sucesso da gestão dessas informações. Imagine se todos os dados estivessem integrados em uma única plataforma, em que é possível fazer um trabalho seguro e conectado diretamente a todas as instituições bancárias.

Atualmente, o mercado está passando por uma importante transformação digital que possibilita a automação de processos, o ganho de tempo e uma gestão integrada. Por isso, aproveite as vantagens desse tipo de ferramenta.

Qual modelo de relatório pode ser adotado?

Muitos profissionais se perguntam qual é a melhor forma de demonstrar as informações relacionadas aos custos da empresa. Em geral, cada empresa pode adotar o procedimento e o formato que for mais conveniente para transmitir os resultados. Porém, é preciso levar em consideração o público ao qual se destina.

No caso de gestores financeiros, um maior detalhamento e a utilização de termos técnicos são aceitáveis. Se esse relatório se destina a colaboradores que não atuam diretamente no departamento de finanças, é importante adotar uma forma resumida e clara para facilitar a compreensão.

Por isso, confira o nosso passo a passo para saber como proceder na prática:

  1. a coleta de dados é a primeira etapa, que busca agrupar todas as transações financeiras e a sua relação com o custeio da empresa. A maioria das organizações conta com sistemas de gestão que possibilitam a consulta das compras emitidas aos fornecedores, dos pagamentos de contas e gastos com a folha de pagamento da equipe operacional;
  2. em seguida, é necessário separar cada saída de recursos em suas respectivas contas contábeis. Alguns exemplos são impostos a recolher, contas a pagar, empréstimos e o pagamento de fornecedores;
  3. revise todas as informações para evitar erros que podem causar problemas. Basta utilizar os registros no sistema, extratos bancários e documentos fiscais;
  4. compare as informações obtidas com o orçamento anual da empresa. Essa medida ajuda a identificar desvios nos gastos estimados e indica áreas que podem gerar mais custos no futuro.

Essa é a proposta que um software de qualidade é capaz de oferecer para otimizar a gestão das finanças por meio de um relatório de custos. Ressaltamos que a eficiência e a autonomia operacional, em conjunto, intensificam a importância de investir em soluções desse tipo.

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