Entenda como fazer um relatório de custos

entenda como fazer um relatório de custos

Qual é o diferencial competitivo das empresas que alcançam o patamar de excelência na gestão de suas finanças?

Saiba que grande parte disso acontece por meio da qualidade do relatório de custos, que é capaz de auxiliar o diretor financeiro na tomada de decisões estratégicas e com foco em resultados.

Para entender mais sobre a importância dos custos, recorremos ao estudo Benchmarking Global de Finanças 2016”, elaborado pela consultoria PwC. Os resultados são surpreendentes: equipes que fazem o controle dos gastos e operam com eficiência podem reduzir até 40% dos custos de uma atividade.

Dados ainda apontam que a busca por tecnologias de menor custo e acesso simplificado são as principais responsáveis por agregar valor competitivo e otimizar as despesas de uma atividade.

Devido à relevância do tema, preparamos um artigo com instruções de como fazer um relatório de custos e garantir sucesso na gestão financeira. Acompanhe!

Entenda as diferenças entre custos e despesas

O primeiro passo para um planejamento estratégico é compreender a diferença entre um custo e uma despesa. Muitos ainda usam os dois termos como sinônimos nas conversas de negócios, entretanto, cada um deles tem diferentes significados e aplicações práticas. Veja como definir corretamente:

Custos

Os custos são representados por qualquer tipo de gasto direcionado para a atividade de manufatura ou de produção. É interessante, também, dividi-los com base em sua finalidade, ou seja, custo direto para aqueles objetivamente ligados à produção e custo indireto, quando ele é comum a dois ou mais elementos (produtos/setores). Exemplos:

  • Depreciação de máquinas;
  • Insumos;
  • Mão de obra indireta;
  • Energia elétrica.

Despesas

As despesas são relacionadas com as atividades operacionais e de gestão do negócio, sem vínculo com o produto final. Em outras palavras, são os gastos necessários para manter a estrutura funcional da empresa. Podem ser classificadas como fixas, quando resultantes do processo de administração geral, ou variáveis, quando oscilam com base nas receitas e no volume de operações em um determinado período. Exemplos:

  • Comunicação e internet;
  • Comissão de vendas;
  • Materiais de escritório;
  • Marketing.

Defina prioridades ao fazer um relatório de custos

Um relatório de custos deve ser estruturado com base na visão panorâmica do diretor financeiro, que pode tomar estratégias de ação com os outros gestores, colaboradores e até mesmo fornecedores da empresa.

A precisão é importante para essa tarefa, entretanto, não adianta gastar um número incontável de horas com a conta de um custo insignificante. O ideal é adotar uma metodologia prática e que possa controlar os custos em uma abordagem proativa no momento exato da realização destes. Isso evita que o diretor dedique os esforços em apenas apagar os incêndios.

Lembre-se que as metas são importantes

São essenciais para motivar sua equipe e garantir a qualidade do relatório de custos. Essa técnica de liderança pode reduzir as despesas com a elaboração dos controles, aumentar a produtividade dos funcionários ou até disseminar essa cultura para o restante dos setores.

É preciso reavaliar os objetivos atuais e definir metas que podem ser alcançadas, sejam elas de tempo, de precisão ou de eficiência produtiva. O gestor deve ser um exemplo e acompanhar periodicamente os resultados, promovendo o comprometimento de cada colaborador com essa causa.

Use um software de controle financeiro

Comportar um grande volume de transações é algo comum para quem administra as contas de uma empresa. Muitas vezes, é preciso lidar com diversos bancos ao mesmo tempo, além de gerenciar extratos, pagamentos, cobranças e conciliá-los com o relatório de custos.

A tecnologia surge como principal ferramenta para o sucesso e para a precisão destas informações. Imagine se todos os dados estivessem integrados em uma única plataforma, em que é possível fazer um trabalho seguro e com integração direta a todas as instituições bancárias.

Essa é a proposta que um software de qualidade é capaz de oferecer para otimizar a gestão das finanças. Ressaltamos que a eficiência e a autonomia operacional, em conjunto, intensificam a importância de investir em soluções desse tipo.

E então, leitor? Já está pronto para elaborar seu relatório de custos? Siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook , Linkedin) e fique por dentro de mais conteúdos como esse.