Realizar corretamente a guarda de documentos fiscais é um verdadeiro desafio para o setor financeiro de qualquer empresa que tenha um fluxo de caixa movimentado, especialmente se a organização ainda não conseguiu integrar os dados relativos às operações bancárias ao seu sistema de gestão empresarial, fazendo com que os processos possam ser automatizados.

Por isso, ao longo de todo deste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber para promover a guarda de documentos fiscais da empresa, evitando que as suas operações saiam dos limites impostos pela lei. Veremos também como a tecnologia é uma grande aliada nessa importante missão. Confira na sequência!

O que é a guarda de documentos fiscais?

Vale esclarecer que a guarda de documentos fiscais é uma obrigação tributária da empresa. Esta singela informação se faz bastante oportuna, na medida em que a vasta maioria das pessoas acredita que as obrigações tributárias se resumem a realizar o pagamento dos tributos.

Além da obrigação de pagar seus impostos, taxas e contribuições, toda empresa também tem uma série de obrigações, tais como: emitir nota fiscal, prestar declarações, manter os livros fiscais atualizados e, é claro, realizar a guarda de documentos durante o período estabelecido em lei.

Além disso, a guarda é também uma proteção que o contribuinte tem contra eventual tentativa de constituição do crédito tributário por parte do Poder Público, o que pode levar, por exemplo, à repetição de um pagamento já realizado.

Quem é o responsável pela guarda?

Evidentemente, em última instância, o responsável jurídico pela guarda de um documento é a pessoa que o produziu ou que, ao menos, deveria ter produzido — isto é: a sociedade empresarial.

No entanto, dentro do organograma da empresa, a responsabilidade sobre a criação, edição e guarda de documentos fiscais é bastante difusa. Todos os colaboradores devem entender a importância de guardar recibos, notas fiscais, etc.

A função específica de promover a guarda dos documentos, no entanto, geralmente acaba centralizada em alguns gestores e contadores, sob o olhar atento do conselho fiscal da entidade (caso haja).

Afinal, quais documentos devem ser guardados?

Quando falamos da guarda de documentos fiscais, uma das dúvidas que mais atormentam empresários e gestores é saber exatamente quais documentos precisam ser guardados. Por isso, vamos compilar sem rodeios todos os documentos que precisam ser guardados. Confira:

• notas fiscais;
• recibos;
• livros fiscais;
• imposto de Renda;
• CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro líquido;
• PIS – Programa de Integração Social;
• COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica;
• declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais;
• declaração Anual de Faturamento do Simples Nacional (válido apenas para as empresas optantes pelo regime tributário do Simples);
• declaração de Imposto Retido na Fonte;
• declaração de Ajuste Anual – IRPJ e deduções;
• guia de Informação e apuração do ICMS.

Por quanto tempo devo guardar esses documentos?

A guarda desses documentos é muito importante para que o Poder Público possa fiscalizar se as informações prestadas pelo contribuinte estão consistentes com os fatos documentados. No entanto, não seria razoável exigir que as empresas guardassem todos os documentos para sempre nem que ficassem eternamente receosas de ter uma execução fiscal movida contra si.

É justamente para conferir estabilidade e segurança jurídica à relação havida entre o fisco e o contribuinte que existem os institutos da prescrição e da decadência. Não vamos analisar neste momento as conceituações técnicas e diferenças entre uma e outra, mas podemos dizer, de modo geral, que todos os documentos fiscais devem ser guardados durante cinco anos.

Este é o prazo estabelecido pelo Código Tributário Nacional e também pela legislação especial, como é o caso da Lei 8.212/91, que trata das contribuições para a Seguridade Social (CSLL, PIS e COFINS). Após o decurso do referido prazo, a empresa pode promover o descarte ou arquivamento definitivo do documento.

Como automatizar a guarda de documentos?

Como já tivemos a oportunidade de mencionar, há mais de uma dezena de categorias de documentos que deverão ser guardados durante o prazo de cinco anos. E para piorar, muitos desses documentos são criados e editados todos os dias ou diversas vezes ao dia, como é o caso das notas fiscais.

Muito por conta disso, as empresas acabam recorrendo às soluções tecnológicas, já que, caso contrário, teriam que contratar novos colaboradores só para realizar o processo de guarda dos documentos, onerando bastante a folha da organização. Em outras palavras, é inviável realizar a coleta e o armazenamento dessas informações de forma manual.

Um bom exemplo de como a tecnologia está cortando custos e aumentando a competitividade de seus adeptos é o sistema Interbancos, que promove a integração de dados entre a sua empresa e os diversos bancos em que ela realiza e recebe pagamentos.

Além de cortar custos com taxas bancárias e reduzir o tempo gasto com tarefas simples, o sistema também salva automaticamente muitos documentos necessários para realizar a guarda de documentos fiscais exigidos pela lei.

Por fim, vale registrar que a empresa que não possui uma base de documentos capazes de comprovar o cumprimento de suas obrigações tributárias não se submete apenas ao risco de ter que pagar o mesmo tributo duas vezes, mas também está sujeita a ser autuada pelas autoridades fiscalizadoras.

Isso pode representar um prejuízo ainda maior em multas e, em casos mais graves, pode até ocasionar a interdição do estabelecimento comercial ou o ajuizamento de execuções fiscais por parte da procuradoria vinculada ao ente federativo responsável pelo tributo em questão. Portanto, a guarda de documentos fiscais é um assunto sério do qual a empresa depende para que esteja em dia com a lei.

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