Quando alguém realiza a compra de um produto, o fornecedor envia uma série de informações da operação para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado emissor. A Sefaz processa os dados e gera um arquivo XML, que é a nota fiscal.

Assim, a nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento que faz o registro de uma transação comercial. Ela contém uma assinatura digital que garante a sua validade jurídica, além de ser emitida e armazenada eletronicamente.

Esse arquivo é muito importante para a empresa porque ele garante a regularidade fiscal do empreendimento, pode ser usado como um elemento de análise estratégica e permite fazer a contabilidade da corporação. Fazer o gerenciamento da NFe demanda alguns cuidados. Quer entender como gerir as notas fiscais eletrônicas? Confira o nosso post e saiba mais sobre o tema!

Qual a importância das notas fiscais eletrônicas e por que geri-las de forma eficiente?

As notas fiscais eletrônicas garantem uma série de benefícios para as organizações. Elas aumentam a produtividade da empresa, permitem a redução de custos com trabalhos burocráticos, possibilitam que haja uma menor margem de erros e que a corporação tenha um maior controle da informação.

Além disso, no manejo dos documentos impressos, muito do trabalho era repetitivo e maçante. Mas no sistema eletrônico, a equipe é poupada dessas tarefas e pode empreender seus esforços em tarefas mais estratégicas.

Fazer a gestão das notas fiscais eletrônicas de forma eficiente é fundamental para facilitar a realização da contabilidade do negócio. Além disso, a gestão de NFe é um item para a regularidade fiscal da corporação. Assim, ter esses procedimentos bem gerenciados evita multas, processos judiciais e também garante uma imagem positiva para a companhia.

Qual a melhor forma de gerir as notas fiscais eletrônicas?

Há uma série de questões para se observar ao fazer a gestão de notas eletrônicas. Acompanhe mais a seguir!

Nota auxiliar impressa

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) contém um resumo das informações da nota fiscal. Apesar de não ter validade jurídica, ele deve ser impresso, pois acompanha o frete do produto na jornada até o cliente. Ele possui a chave de acesso do documento XML, que é a sequência de 44 dígitos.

Os registros auxiliares impressos não precisam ser armazenados, mas é importante que eles venham junto à mercadoria. Isso porque é a partir deles que vai ser possível o acesso ao arquivo XML, que é o documento oficial.

Arquivo XML

O arquivo XML da NFe possui validade jurídica e é entregue pela Secretaria da Fazenda de forma digital. Assim, ele não precisa ser impresso. Ele é a nota fiscal de fato.

É importante manter os arquivos XML recebidos de forma organizada no computador da empresa, preferencialmente em pastas e subpastas. Faça a separação entre as notas de entrada, aquelas que acompanham as compras realizadas pela organização e as notas de saída, que são as NFe emitidas quando a corporação efetiva uma venda.

Os arquivos devem ser baixados pelo menos uma vez por mês, em um controle frequente e rigoroso. Dessa maneira, se a fiscalização chegar ao seu empreendimento, os arquivos estarão atualizados e em ordem.

Tempo de armazenamento obrigatório

O arquivo XML deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, mais o ano corrente. Isso deve ser feito pelo receptor e pelo destinatário. Não cumprir com essa norma pode gerar problemas em caso de fiscalização, resultando no pagamento de multas.

Além disso, armazenar os registros por esse período de tempo pode favorecer a empresa no caso de alguma ocorrência em que ela precise consultar dados passados. Por isso, busque boas plataformas e guarde as notas de forma segura e ordenada.

Armazenagem em local apropriado

Não é recomendado guardar os arquivos XML em um único computador. Um imprevisto, como um roubo, invasão de sistema ou algum defeito na máquina, pode gerar a perda de todos os dados.

Você pode contar com mais de uma máquina armazenando os arquivos e fazer backup com frequência. Porém, as tecnologias atuais trazem soluções muito mais efetivas. Utilizar dispositivos de armazenamento em nuvem ou softwares projetados para o manejo da nota fiscal  são estratégias mais seguras e práticas.

Autenticidade da nota fiscal eletrônica

Sempre que uma nota fiscal é recebida, é necessário verificar a autenticidade dela. Para isso, entre no site da Fazenda, vá na aba “serviços” e prossiga para o item “consultar NFe completa”. Há uma chave de 44 dígitos no DANFe que deve ser informada no site. Em seguida, basta digitar os caracteres da imagem que aparece ao lado da tela e clicar em “continuar”.

Com esse procedimento, as informações do documento fiscal podem ser consultadas. Assim você evita problemas contábeis e jurídicos no empreendimento.

Sistemas automatizados

Utilizar sistemas automatizados pode trazer uma série de vantagens para a gestão das notas fiscais eletrônicas. O processo de baixar a NFe é feito de forma individual, o que pode ser cansativo e demandar muito tempo da equipe. Mas programas informatizados de gestão de NFe podem realizar o download de forma inteligente, poupando trabalho para os colaboradores.

Além disso, o armazenamento dos dados em sistemas virtuais é realizado de forma segura e que facilita o compartilhamento da informação. Isso contribui na interação com os profissionais da contabilidade.

As plataformas automatizadas também podem atuar de forma integrada com outros sistemas corporativos . Assim, a gestão dos documentos é mais efetiva e os procedimentos são otimizados.

As notas fiscais eletrônicas são documentos que representam as operações financeiras  do empreendimento. Fazer uma boa gestão desses registros é fundamental para a regularidade fiscal da organização e para a realização da contabilidade.

Para promover um bom gerenciamento de NFe, é importante ter atenção com os diferentes documentos envolvidos no processo (XML e DANFe). Além disso, é preciso armazenar os arquivos XML de forma ordenada e fazer downloads periódicos dos registros na internet.

Outras medidas fundamentais são a verificação da autenticidade das NFe recebidas e a utilização de sistemas automatizados para facilitar os procedimentos, pois a tecnologia pode otimizar os processos.

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