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Gestão de documentos fiscais eletrônicos: como fazer?

01/13/2019

Entradas e saídas financeiras em uma empresa representam também mais volume de trabalho para a gestão de documentos fiscais eletrônicos. O modelo atual de emissão de notas favoreceu muito as empresas de todos os portes, mas precisa ser feito dentro de bons parâmetros para garantir organização.

Boas práticas promovem uma atividade adequada às exigências da empresa, e nesse cenário, pode ser importante fazer o uso de um sistema de emissão de notas. Além de permitir um preenchimento rápido, também dá o suporte na gestão do que já foi emitido.

Para você entender mais sobre a gestão, este post trará mais informações sobre essa atividade e mostrará como é possível controlar bem documentos fiscais eletrônicos. Confira!

Qual a importância de uma boa gestão de documentos fiscais eletrônicos?

A gestão de documentos fiscais eletrônicos é um trabalho de extrema relevância no sentido de dar mais segurança e controle ao lidar com essas notas. A emissão ocorre sem maiores problemas, assim como todos os documentos são devidamente compilados para o uso futuro necessário pela empresa.

Criação de um acervo fiscal

Um sistema que automatize a emissão desses documentos também é capaz de gerar um histórico com toda a atividade desde o início do seu uso.

Mais do que simplesmente gerar as notas, ele também compila esses documentos e dá origem a um acervo fiscal. Manter essas notas é fundamental para necessidades futuras, evitando qualquer transtorno.

Extinção de perdas

Durante muito tempo, a perda de notas e de registros de entrada ou saída foi um problema nas empresas. No entanto, a gestão é um trabalho que também direciona esforços para que haja essa organização para evitar qualquer problema.

Um bom trabalho diante dos documentos fiscais tem a extinção de perdas como um dos mais benéficos resultados dos esforços.

Controle otimizado de entradas e saídas

Mais do que simplesmente ser importante para ter um acervo fiscal que ajude a prestar contas ao fisco, todo esse controle também é de suporte à contabilidade da empresa.

Por conta disso, uma gestão que preze pela responsabilidade do registro de entradas e saídas da empresa é indispensável. São documentos que podem ser amplamente utilizados.

Como a tecnologia pode ajudar a otimizar essas demandas?

Hoje, a gestão de documentos fiscais eletrônicos depende diretamente da tecnologia. Os sistemas que automatizam a emissão das notas também servem para ajudar a controlar tudo que foi gerado e a criar um banco de dados valioso. Veja como esse suporte tecnológico pode trazer ganhos de destaque!

Automação do trabalho

Um dos pontos de maior destaque no uso de sistemas de emissão de documentos fiscais é a automação. Eles apresentam interfaces com campos de preenchimento de todos os dados. Basta inserir as informações e, automaticamente, a nota é gerida. Nas vendas, esse processo é todo conduzido pelo sistema!

Complemento à gestão contábil

Muitas empresas têm um sistema de gestão contábil eficaz, mas que não é capaz de atender a todas as demandas, como a emissão de documentos. Nesse caso, os sistemas podem ser alocados junto à gestão contábil, trabalhando de forma integrada para uma troca de informações que facilite os dois setores da empresa.

Agilização da emissão de documentos

As rotinas de empresas são dinâmicas e exigem procedimentos que acompanhem esse ritmo. A tecnologia atende a isso por meio dos sistemas que automatizam a emissão dos documentos e tornam esse processo rápido e, principalmente, descomplicado.

Como escolher o melhor sistema tecnológico de gestão de documentos?

Se a sua empresa está em busca de um sistema eficiente para a emissão e gestão de documentos fiscais eletrônicos, é importante saber quais parâmetros uma boa plataforma deve seguir. Confira alguns!

Sistema atualizado com a legislação

O dinamismo da atualização das legislações impacta diretamente os parâmetros de emissão dos documentos. Por conta disso, é fundamental contar com uma plataforma que se mantenha constantemente atualizada de forma automática. Isso garante que a atividade fiscal da sua empresa estará sempre de acordo com as leis vigentes.

Custo de investimentos sob análise

Implementar uma nova plataforma requer investimentos, e é preciso que ela seja compatível com a situação econômica da empresa. Nesse caso, as plataformas SaaS são a melhor alternativa. Elas são acessadas pela internet, sem necessidade de instalação ou manutenção, tudo feito pelo fornecedor e remotamente.

Integração com outros módulos de sistemas

Os sistemas precisam ser independentes e autônomos, totalmente modularizados. Isso garante um funcionamento independente e eficaz. Além disso, é importante que essa plataforma seja capaz de se integrar com sistemas de ERP, para facilitar a captação de informações com setores, financeiros, comerciais e contábeis, por exemplo.

Responsividade e fácil operação

O sistema também deve ser responsivo, ou seja, funcionar de maneira eficiente tanto em computadores quanto em smartphones. Isso favorece o uso e elimina qualquer impeditivo de mobilidade. A operação também precisa ser simples e intuitiva, facilitando o cotidiano dos colaboradores, para uma rápida adaptação.

Quais os diferenciais do sistema da eSales?

Entre os principais sistemas do mercado, a solução da eSales para emissão e gestão de documentos fiscais eletrônicos é a que mais se destaca. Além das vantagens de uma plataforma digital, ela também traz alguns diferenciais atrativos!

Suporte contínuo

Nos 7 dias da semana, 24 horas por dia: é esse o período de atendimento disponível do suporte da eSales! A qualquer momento o cliente pode entrar em contato e uma equipe qualificada vai tirar todas as dúvidas e solucionar qualquer questão relacionada a possíveis dificuldades de emissão de notas ou na operação, em geral.

Acompanhamento em tempo real

No painel OOBJ da aplicação, é possível acompanhar em tempo real todo o fluxo desde a emissão da nota. O usuário checa se ela foi negada ou aceita, se a mercadoria foi retida ou qualquer outro evento, 24 horas por dia. Isso tudo pode ser feito de qualquer lugar e usando o aparelho que preferir.

Alertas sobre mudanças na legislação

Se a sua equipe fiscal não teve tempo de checar as notícias ou se as mudanças foram recentes, não tem problema: o sistema da eSales emite alertas com notificações sobre as alterações. Isso ajuda a operação a se manter ativa e atualizada.

Benefícios amplos

Além de ser uma plataforma simples de operar e totalmente competente na sua proposta, a solução da eSales traz benefícios competitivos para a rotina da empresa, como:

  • menos trabalho manual;
  • rotina fiscal facilitada;
  • acompanhamento do ciclo de vida das notas;
  • prevenção de autuações fiscais.

A gestão de documentos fiscais eletrônicos é um trabalho que não pode ser negligenciado em uma empresa. Entradas e saídas demandam registros e a organização deles, evitando qualquer problema de ordem fiscal.

A eSales pode ajudar a sua empresa a lidar com essas demandas! Entre em contato conosco e conheça melhor nossa plataforma.

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