A forma como as empresas gerenciam o abastecimento de produtos tem relação direta com a sua capacidade de suprir as necessidades de seus clientes. Quando esse processo é falho ou ineficiente ocorre o que os profissionais da área chamam de ruptura de estoque.

Esse conceito é apontado como um dos principais problemas da cadeia de suprimentos e, quando acontece com frequência, afeta negativamente a relação com os clientes. Por esse motivo, criamos este conteúdo para explicar detalhes sobre esse cenário e listar dicas para solucionar essa situação na sua empresa. Continua lendo para saber mais!

O que é a ruptura de estoque?

Encontrar o equilíbrio entre a demanda do mercado e a oferta é um desafio para empresas de todos os portes. Inclusive, especialistas da área relatam que esse problema é um dos vilões do varejo que requer uma análise do processo para identificar as consequências dessa situação.

Em termos simples, a ruptura de estoque acontece quando a indústria, distribuidor ou varejista não dispõe de produtos suficientes para atender ao pedido de seus clientes. Essa indisponibilidade gera atraso no envio das mercadorias e, nos casos mais sérios, o cancelamento da compra.

Nós destacamos que a ruptura pode acontecer em todos os elos da cadeia de suprimentos até a chegada no cliente final. As causas mais comuns são:

• demora na reposição;
• falta de planejamento do departamento de compras;
• fornecedores que não atendem os prazos de entrega; e
• cálculo incorreto do estoque de segurança.

Permitir que o estoque chegue a zero é um grande prejuízo e que afeta de forma significativa o relacionamento com os clientes. Assim, nós recomendamos que o gestor examine o processo e tome medidas para evitar que isso aconteça.

Como minimizar a ruptura de estoque?

Manter o estoque abastecido em um patamar ideal para manter o fluxo de suprimentos e lidar com imprevistos é um processo complexo. Por isso, listamos dicas que podem ajudar a aperfeiçoar os seus processos de trabalho.

Entenda o cálculo ruptura de estoque

Uma das formas de identificar a ruptura de estoque é por meio da integração com sistemas de gestão. Se o inventário estiver atualizado, o sistema vai acusar que item procurado não está disponível. Isso também vale para compras por meio de software de BID, que é muito utilizado nas concorrências da área de compras.

Além disso, existe uma forma de medição que serve como indicador de desempenho para o departamento logístico. O cálculo pode ser feito da maneira descrita a seguir: considere o total de itens sem estoque dividido pelo total de produtos estocados.

Por sua vez, o número obtido será multiplicado por 100 para que o resultado seja um porcentual que indica a ruptura de estoque em relação ao total de produtos. Assim, temos:

• Itens em falta: 9
• Itens disponíveis para venda: 120
• Cálculo: (9/120) x 100 = 7,5%

Portanto, nesse exemplo, a loja está enfrentando um índice de ruptura de estoque de 7,5%. De modo geral, quanto menor esse indicador, melhor será. Contudo, cabe ao gestor estabelecer o limite que esse indicador pode chegar e a meta que deve ser alcançada para a sua minimização.

Busque mensurar a demanda

De acordo com o seu ramo de atuação é fundamental conhecer como a oscilação da demanda pode se manifestar no decorrer do tempo. Além da sazonalidade, diversas tendências influenciam o comportamento do consumidor.

Quando isso acontece, a empresa precisa estar preparada para se adaptar a esse novo contexto. Por isso, uma das táticas para antecipar as quantidades que devem ser estocadas é analisar o histórico de vendas.

Isso ajuda a identificar padrões de consumo bem como a frequência de giro de estoque. Esse indicador logístico é essencial para a empresa esteja preparada para lidar com períodos sazonais ou aumento súbito da procura.

Identifique o estoque de segurança

O estoque de segurança é utilizado para evitar a falta de materiais ou produtos com o intuito de atender a demanda. Essa prática consiste em estabelecer qual é o valor mínimo de cada item em estoque deve ser mantido para evitar o desabastecimento.

No setor industrial é comum a utilização de materiais ou peças de origem estrangeira. Devido a demora do processo de importação é comum um valor mínimo no armazém. Assim, caso ocorram atrasos na entrega, uma empresa não corre o risco de ter a sua produção interrompida por causa da falta de um item estratégico.

Sob o ponto de vista financeiro, é recomendado planejar a aquisição de um percentual a mais para proteger a empresa em caso de aumento dos preços ou atrasos na importação.

Crie uma programação para o abastecimento

Essa dica tem relação com as atividades desempenhadas pela área de suprimentos. O objetivo é utilizar a informatização do processo para programar, com antecedência, a aquisição insumos e produtos junto aos fornecedores.

Tal prática ajuda a fortalecer a relacionamento com fornecedores para manter o fluxo de abastecimento em perfeitas condições. Para que essa medida funcione é importante conhecer quais são os itens mais representativos nas vendas e qual é a necessidade de estocagem.

Automatize a gestão de estoques

Confiabilidade é a palavra-chave para evitar a ruptura de estoque e falhas no atendimento aos clientes. Portanto, é fundamental contar com ferramentas que não só automatizam, mas agregam precisão ao processo.

Essa é a proposta de sistemas de gestão desenvolvidos para operar a cadeia de suprimentos e todas as fases de abastecimento. Essa tecnologia propicia:

• o compartilhamento dos níveis de estoque;
• o planejamento da necessidade de abastecimento;
• a organização do recebimento de pedidos e cargas; e
• a redução do risco de ruptura do estoque.

Além disso, um sistema de gestão é fundamental para eliminar falhas e erros que comprometem o andamento das atividades.

Invista em tecnologia de ponta

Você deve ter reparado que as nossas recomendações envolvem o uso de tecnologia tanto em funcionalidades específicas quanto em sistemas integrados. A nossa intenção é destacar que a tecnologia é um diferencial para identificar que a empresa de fato está enfrentando problemas de abastecimento e implementar soluções.

Se a sua empresa já conta com esse tipo de recurso, é simples reconhecer como esses programas são essenciais para elaborar relatórios confiáveis para aumentar a visibilidade sobre a atuação da empresa. Parte do problema de ruptura pode surgir por causa da falta de informações confiáveis. Assim, um ERP, por exemplo, pode ser o que faltava para melhorar os resultados da operação logística.

Por fim, fica claro que os esforços para evitar a ruptura de estoque representam um diferencial que ajuda a tornar a empresa mais competitiva e eficiente. Essa é uma necessidade para as empresas que buscam aumentar a sua participação no mercado.

Por esse motivo, o nosso objetivo é desenvolver soluções que ajudam a criar valor para a prestação de serviços logísticos. Para saber como essa estratégia funciona, entre em contato conosco para saber como podemos contribuir para o sucesso da sua operação.