Obrigações com tributos fazem parte da rotina de qualquer empresa. Comprovar resultados financeiros e mostrar que a empresa está atuando dentro da lei é uma obrigação que o SPED fiscal garante com maior facilidade. Criado em 2007, esse sistema digital de comprovação deixou tudo mais dinâmico e simples.

Por mais que seja um sistema já estabilizado e amplamente utilizado, é compreensível que o SPED ainda gere dúvidas. Há alguns pontos que precisam ser detalhados no seu preenchimento e envio, os quais não podem conter erros.

Neste post, você saberá o que precisa ser feito para realizar o envio desses documentos. Entenda melhor como funciona o SPED fiscal e saiba como não errar!

O que é o SPED fiscal?

O SPED fiscal é a sigla para “Sistema Público de Escrituração Digital”, projeto do Governo que foi desenvolvido com uma proposta de simplificar o envio dos documentos fiscais. A ideia é recolher os tributos com maior facilidade, centralizando tudo em um ambiente digital só.

Antes, no modelo antigo, a exigência era o contato com vários órgãos fiscais, municipais e federais para enviar esses documentos. O novo processo toma menos tempo e torna as rotinas mais dinâmicas, especialmente para empresas menores.

Esse sistema é, na verdade, a Escrituração Fiscal Digital (EFD), e SPED é o nome mais popular, sendo rigorosamente a mesma coisa. Nessa digitalização do envio de documentos ao fisco, estão inclusos os seguintes tributos:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Dentro do sistema, há também dois desdobramentos importantes, além do SPED fiscal, que são o SPED contábil e a NF-e, que é a Nota Fiscal Eletrônica.

A diferença para o SPED contábil

O SPED contábil, conhecido também como Escrituração Contábil Digital (ECD), substitui todo o trabalho de escrituração tradicionalmente realizado pelas empresas. A ideia é registrar e transmitir essas informações em uma plataforma digital, recolhendo dados do livro razão, dos balancetes, balanços e fichas de lançamento.

A transmissão desses documentos é obrigatória apenas para as empresas tributadas por lucro real, dispensando as optantes pelo Simples Nacional.

Como emitir o SPED fiscal da maneira certa?

O SPED fiscal é enviado por meio de uma plataforma digital, na qual todos os dados e informações referentes às questões fiscais da empresa são preenchidas. Uma das questões que mais preocupam as organizações é justamente o preenchimento desse arquivo eletrônico.

Não há um processo complexo que cause maiores problemas, no entanto, é fundamental o cuidado para que parâmetros confiáveis sejam seguidos durante a emissão do SPED fiscal. Veja, a seguir, como fazer esse procedimento corretamente!

Blocos de informação

Os blocos de informação são divisões de preenchimento para garantir que todas as informações fiscais sejam devidamente enviadas no documento eletrônico. São eles:

• Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
• Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS;
• Bloco C: Documentos Fiscais I — Mercadorias (ICMS/IPI);
• Bloco D: Documentos Fiscais II — Serviços (ICMS);
• Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
• Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente — CIAP;
• Bloco H: Inventário Físico;
• Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
• Bloco 1: Outras Informações;
• Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.

Prazo de entrega

Também é fundamental às empresas se manterem atentas aos prazos de envio do SPED fiscal. Isso garante que as atividades da companhia estão sendo devidamente registradas e, quando há esse respeito dos prazos, é o indicativo de que aquela empresa está atuando dentro das obrigações legais.

O envio do SPED fiscal é mensal e as informações são sobre as operações e apurações de impostos referentes ao período. Nesse caso, o primeiro dia do mês é a data inicial do Registro 0000 e a data final é o último dia do mesmo mês.

Quanto aos prazos, fica o alerta para se atentar à legislação estadual. O limite para a entrega é estipulado de forma diferente nessas esferas. Além disso, há também a questão do enquadramento de tributação, que também impacta os prazos.

Como enviá-lo

O envio não traz muitas complicações e a parte principal é composta pelo preenchimento das informações relacionadas às atividades da empresa. Naturalmente, todos esses registros são emitidos ao fisco, que recolhe os dados e os computa em seu sistema, compondo esse procedimento ágil.

A entrega é feita pelo Programa Validador de Assinatura (PVA), uma aplicação desenvolvida pela Receita Federal e encontrada no site da RFB (Receita Federal do Brasil).

O arquivo é gratuito e o procedimento é simples: com tudo preenchido, basta importar o SPED e o PVA validará as informações, fará a assinatura digital e, então, enviará automaticamente os dados do documento eletrônico.

Quais os erros mais comuns na emissão desse documento?

Um dos grandes problemas que as empresas podem enfrentar com o SPED fiscal são os erros no preenchimento e na emissão dos documentos. Por mais que o procedimento seja simples, o volume de informações pode ser um fator que cause algum tipo de problema.

Durante todo o procedimento, o ideal é que o Manual de Orientação seja consultado. Ele ensina a gerar o arquivo e a conduzir todo o procedimento, evitando erros básicos que, muitas vezes, são cometidos. A importância de não cair nesses problemas é justamente o atraso e o transtorno que eles podem causar.

Geralmente, esses erros impedem o envio, situação muito comum e que causa dúvidas, já que na maioria das vezes o usuário não sabe o que está travando o processo. Por isso, ler o manual e manter a atenção durante todo o procedimento é fundamental. Entre os principais equívocos estão:

• preenchimento inadequado ou incompleto em campos obrigatórios;
• informações erradas em cadastros dos fornecedores ou dos clientes da empresa;
• erros na emissão ao realizar a escrituração das notas;
• deixar de usar a NF-e, ou seja, seu formato digital;
• deixar de escriturar a nota fiscal;
• informações com desencontros.

O SPED fiscal faz parte de um projeto que visa facilitar muito a vida das empresas, reduzindo o trabalho manual e tornando a operação mais ágil e simples. Com atenção aos possíveis erros e com informações corretas, é possível fazer as transmissões sem maiores problemas.

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