O mercado é permeado de soluções que buscam facilitar o cotidiano do empreendedor. Quando o assunto é cobrança e gestão financeira, elas se tornam ainda mais relevantes, pois trabalham com o coração do negócio. Nesse contexto, uma nova ferramenta tem sido testada com grande êxito pelos gestores: o Billing.

Ele é um sistema de cobrança que organiza todo o trâmite financeiro para cada cliente — desde o serviço contratado até a data de fechamento e a geração do boleto. É uma forma automatizada de estruturar a arte financeira da empresa, podendo minimizar erros durante a cobrança, sistematizar o processo de definição de preços de diversos produtos ou serviços e ainda aumentar o controle do gestor sobre a rotina financeira de forma geral. Conheça um pouco mais sobre o Billing e entenda qual a sua importância.

A vantagem para a sua empresa

A sua empresa pode ter começado pequena, com poucos clientes e serviços. Com o tempo, ela foi se tornando mais robusta, e as atividades que você conseguia fazer foram se tornando cada vez mais difíceis de serem executadas manualmente. É muito bom ver o negócio crescer e progredir, mas é igualmente importante tomar medidas pertinentes a essa nova realidade.

Imagine fazer todo o processo de cobrança de cada cliente de forma manual? São muitos dados para serem reunidos, diversas variáveis e realidades completamente distintas que podem fazer com que seja despendido tempo no processo de cobrança. O Billing surge como uma vantagem competitiva para a sua empresa, permitindo que ela seja capaz de gerir seus recebimentos de forma profissional.

A chave para a redução de erros

O ser humano é realmente uma máquina fantástica, mas, quando o assunto envolve dinheiro, quanto menos intervenção do homem mais correta se torna a operação. Isso se dá porque somos falíveis e podemos usar diferentes critérios para desenvolver o mesmo processo — resultando em erros mais frequentes.

A proposta do Billing é justamente reduzir esse tipo de falha. O homem é fundamental na criação dos parâmetros que serão seguidos pela máquina, mas, a partir daí, o sistema executa exatamente aquilo que foi previsto. Você informa a data em que o plano do cliente é fechado, qual produto foi adquirido e o que ele consumiu além nesse período. O mecanismo usa essas informações para gerar o boleto e emitir a cobrança, simples assim.

A cobrança sistematizada

Quando você cadastra os parâmetros de cobrança no sistema e pede que ele realize essa ação de forma automatizada, o processo é executado. Ou seja, se você informa que o cliente tem um plano anual, que ele aderiu em uma certa data e que o vencimento é no dia 10, todos os procedimentos decorrentes dessas informações serão gerados de forma automática.

Se o cliente pagar no dia 11, ele terá que arcar com os juros e o sistema calculará o novo valor — se o plano vencer, o próprio programa já poderá atualizar a nova quantia ou efetivar o total de renovação. O melhor de tudo é que você também pode cadastrar alguns grupos de usuários, facilitando a gestão dos clientes críticos, inadimplentes ou daqueles que podem consumir novos produtos.

A padronização dos processos

Nas pequenas e grandes empresas, as ações que demandam mais tempo e investimentos são justamente aquelas que não são padronizadas. Quando o processo não segue um protocolo, ele pode ser feito cada dia de um jeito, dificultando a identificação da forma mais eficaz de desenvolvê-lo. Por isso, é preciso usar a tecnologia para facilitar essa medida.

Muitas vezes, fazer as coisas baseadas em tentativas ou erros é muito dispendioso e pouco produtivo, e o Billing atua na corrente contrária desse raciocínio. Se os clientes já estão mapeados por grupos, fica mais fácil gerir a carteira e pensar em soluções para cada grupo de clientes. Assim, quando determinado cliente ultrapassar 10 dias de atraso no pagamento do boleto, um alerta é gerado e uma nova medida pode ser tomada.

A centralização e os mecanismos de controle

Quando existe uma ferramenta que providencia todos os trâmites relativos às cobranças, você pode atribuir aos seus funcionários tarefas mais estratégicas e que realmente requeiram intervenção humana. Se o Billing estiver associado ao seu sistema ERP, as vantagens podem ser ainda maiores, pois é alimentado com diferentes fontes de dados.

Além disso, quando o sistema de cobranças está centralizado, é mais fácil criar mecanismos de controle para identificar pontos de melhoria. Assim, a empresa automaticamente pode trabalhar com a implementação das melhorias mapeadas. Para que isso seja feito, é importante analisar com frequência os relatórios disponibilizados pelo sistema. Estes meios de controle mais efetivos podem ser acionados, por exemplo, no combate à inadimplência.

A otimização do controle financeiro e a fidelização de clientes

O Billing é uma ferramenta capaz de otimizar o controle financeiro da sua empresa. Considerada uma etapa crítica do processo financeiro, a cobrança precisa de atenção especial pois dependerá da permanência do cliente.

Otimizar essa etapa não é uma forma de facilitar apenas a rotina da empresa, mas também de tornar a vida do cliente mais fácil. Com ferramentas de cobrança confiáveis, você consegue fidelizá-los e deixar o processo de pós-venda mais simples. Por meio dos relatórios gerados pelo Billing, você pode, inclusive, propor melhores soluções para cada cliente.

Se perceber que em um determinado período o cliente começou a atrasar os boletos, você pode propor uma alteração da data, ou se verificar que o consumo dele é mais condizente com outro plano de dados, pode entrar em contato e oferecer uma proposta mais vantajosa. Da mesma forma, os relatórios devem ser detalhadamente analisados para proporcionarem melhorias na gestão da sua empresa.

Como é para a sua empresa realizar as atividades relacionadas à cobrança? É uma tarefa simples ou ainda existem dificuldades que você gostaria de superar? É sempre bom falar sobre esses assuntos e descobrir novas ferramentas que vão tornar o seu negócio mais prático e competitivo.

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