A gestão de frete é muito importante para manter o controle orçamentário e assertividade no planejamento operacional das empresas, por isso, é fundamental contar com profissionais qualificados e soluções que possam dar conta dessa tarefa. Uma boa maneira de otimizar esse processo é contar com um sistema de conferência de fretes automatizando ações por meio de estratégias inteligentes.

O sucesso de um negócio depende do constante aprimoramento dos processos e da capacidade de encontrar soluções que tragam benefícios para a produção em tempo adequado para a tomada de decisão. Quando uma ferramenta ou sistema pode aperfeiçoar alguma etapa do trabalho, oferecendo redução de custos e um maior controle sobre as informações, é fundamental para a empresa que deseja obter vantagem competitiva  ter esse tipo de serviço.

Neste artigo, vamos entender um pouco mais sobre o tema com Letícia Schumacher Kralik, gerente de processos de negócio da eSales, que explicará a importância do sistema de conferência de fretes. Acompanhe a leitura!

Conheça o sistema de conferência de fretes

O sistema de conferência de fretes está relacionado à gestão da conta frete, sendo responsável pela conferência das faturas dos transportadores a fim de identificar se os valores combinados estão sendo respeitados. Nesse processo, é possível verificar duplicidades, erros e cobranças de serviços não realizados. Ele também pode avaliar como os custos com esse serviço impactam o faturamento do negócio, permitindo o ajuste da operação focado na redução de custos.

O sistema tem como função principal evitar que a empresa pague valores divergentes dos serviços contratados. Por disponibilizar os dados de maneira mais simples, ele automatiza o processo e aumenta o controle sobre cada etapa da logística, facilitando a tomada de decisão em tempo hábil.

Entenda algumas características dessa ferramenta

O sistema de conferência de fretes tem algumas características que devem ser conhecidas e entendidas. A solução Entregou é uma excelente opção para otimizar os processos da sua empresa e oferece uma gestão de frete mais eficiente e econômica.

Ele automatiza o processo de conferência, detalhando erros e cobrança de valores indevidos. Então, com os relatórios de divergência, é possível conciliar o que deveria ser gasto com o que está sendo cobrado, trazendo uma grande agilidade na aprovação, ou não, do pagamento das transportadoras. Através de relatórios da conta frete por parceiro e região, o sistema apoia a gestão dos transportes para redução de custos.

Segundo a gerente de processos Letícia Kralik, o módulo Auditoria de Fretes do portal Entregou é dedicado a conferir o que cada transportador está cobrando da empresa. Por meio dessa ferramenta, os clientes cadastram as tabelas acordadas com os fornecedores para saber os preços e depois conseguem conferir se o que eles embarcaram está realmente de acordo com o combinado no acordo comercial.

O usuário do Entregou é capaz de cadastrar a tabela de frete de cada transportadora, registrar as rotas de entrega e avaliar o cumprimento dos contratos. Além disso, ele pode analisar o desempenho dos parceiros logísticos, conseguindo elevar o nível de serviço e eficiência.

Veja quais são os benefícios da solução

Agora que entendemos um pouco mais sobre o que é o sistema de conferência de fretes, vamos ver algumas vantagens que ele traz. É interessante notar que ele é uma alternativa para otimizar as atividades que envolvem o frete e o setor logístico de maneira geral. Confira os benefícios dessa solução!

Redução de custos

Um dos grandes benefícios é a redução de custos com frete. Além de todas as melhorias que são obtidas na parte operacional e na gestão, o sistema também proporciona um potencial de  economia considerável. Isso acontece porque os processos se tornam mais ágeis. Há o aumento da produtividade, redução de erros e cobranças indevidas, e a obtenção de informações adequadas para renegociações. Além disso, a comunicação é mais precisa e o processo de tomada de decisão é otimizado.

De acordo com Letícia, a análise se torna mais precisa porque a ferramenta possibilita a conferência de todas as faturas de forma automatizada. Sem essa plataforma, as empresas necessitam fazer o acompanhamento de forma manual, por isso acabam usando uma amostra das faturas recebidas, pois não tem como conferir uma por uma. A assertividade que o sistema oferece proporciona ganhos em escala e dados para tomada de decisão em tempo hábil.

Comparação com fornecedores

Além disso, ele também permite a validação das cobranças e do serviço prestado pelas transportadoras, otimizando a carteira de fornecedores e trazendo subsídios para renegociação,redução de custos e melhoria do nível de serviço. É possível identificar quais empresas estão cobrando mais e os erros que estão sendo cometidos. Isso permite procurar outros parceiros com valores menores em determinados serviços e otimizar a produtividade e o lucro da empresa.

Centralização de fretes

“A principal vantagem é o controle centralizado de todos os processos de frete”, afirma Letícia. Ela ainda destaca que todas as cobranças de frete estão dentro do mesmo sistema, então, não é preciso mais ter faturas recebidas por correio ou por fax para conferir manualmente, espalhadas pela empresa.

Toda a parte de liberação de pagamento, conferência, gestão de frete e de valores pagos está centralizada na mesma ferramenta. Isso contribui para oferecer um controle mais efetivo das informações que são importantes, pois em poucos minutos é possível verificar tudo o que envolve a operação e buscar soluções para os problemas. 

Melhora a aquisição de transportes terceiros

A ferramenta ainda contribui para melhorar a aquisição de transportes terceiros. Isso é feito por meio das simulações oferecidas, que ajudam a calcular os cenários mais positivos e que tragam vantagens para o negócio. Dessa maneira, é possível encontrar o melhor serviço por um preço compatível, aumentando a competitividade da empresa.

Garantia de cobrança de fretes

O sistema também possibilita a garantia de cobranças de fretes, conforme acordos comerciais. Como o Entregou é uma ferramenta de integração, tanto os clientes quanto os seus parceiros transportadores têm acesso aos dados, cada um com as informações necessárias para a sua função.

Isso ajuda a melhorar o relacionamento, mantendo a empresa em compliance com seus parceiros, e evita alguns erros. “Nunca vai acontecer de o embarcador falar para a transportadora que ele está cobrando errado uma fatura e o transportador falar que não está, pois no Entregou as faturas estão disponíveis e é fácil de verificar os possíveis erros através da memória de cálculo da conta frete e discriminação de taxas”, explica Letícia Kralik.

Neste artigo, você entendeu porque a sua empresa precisa de um sistema de conferência de fretes. A ferramenta contribui para o controle maior sobre as informações e aumenta a produtividade do negócio. Com a análise dos dados, é possível conseguir a redução de custo com frete e otimizar essa etapa, conseguindo maximizar a competitividade e manter o destaque no mercado.

Gostou de aprender mais sobre o tema? Então, entre em contato conosco e veja como podemos contribuir para melhorar a gestão de frete da sua empresa!