O uso de boletos bancários está entre as opções de pagamento mais utilizadas pelos brasileiros. E não seria para menos, além de prático e seguro, o boleto bancário pode ser quitado em qualquer lugar, o que indica maior comodidade ao sacado, que pode fazê-lo em agências bancárias, casas lotéricas, e até mesmo automaticamente, por meio de aplicativos de internet banking.

Empresas que adaptam suas possibilidades de pagamento às necessidades de cada cliente passam a se destacar frente à concorrência e a contar com certa vantagem competitiva, já que se diferenciam no mercado por meio da automatização do processo de contas a receber.

Vejamos algumas dicas para automatizar a gestão de boletos bancários na sua empresa. Acompanhe!

1. Escolha a melhor opção para a sua empresa

A escolha do tipo de cobrança a ser utilizado deve estar relacionada às necessidades da empresa e às possibilidades de oferecer mais e melhores opções aos clientes. Um negócio que trabalha com pagamentos em dinheiro, cartões e boletos tem mais possibilidades de aumentar seu faturamento.

Via de regra, existiam duas formas de cobrança por meio de boleto bancário: boletos com e sem registro. Mas qual a diferença? A principal diferença estava na forma como estes documentos eram registrados no banco.

No caso do boleto sem registro, o banco apenas sabia da existência do boleto no momento em que ele fosse quitado. Já os boletos com registro são identificados pelo banco no momento da sua emissão e, no caso de não pagamento, podem ser protestados em cartório, o que gera maior segurança para a empresa.

Vale destacar que, em 2015, a Federação Brasileira de bancos (Febraban), alterou as regras de emissão de boletos, sendo permitidos apenas emitir boletos com registros, o que facilitou muito a gestão de boletos nas organizações. O objetivo dessa mudança foi trazer maior transparência ao mercado de pagamentos e maior segurança às empresas quanto ao recebimento do que foi transacionado.

Escolhendo o tipo de cobrança, a emissão de boletos pode ser realizada de forma simples e prática, integrando todos os processos da empresa. Ou seja, é possível vincular a geração de boletos ao fluxo de caixa, estoque, setor de compras e vendas e passar a ter uma melhor gestão de prazos e valores. Isso oferece ao gestor a possibilidade de criar novas estratégias de pagamento que não comprometam o ciclo operacional da empresa.

Veja este passo a passo de como começar a gerar boletos registrados.

2. Saiba quantos boletos foram emitidos

Assim como qualquer forma de pagamento, é preciso que a empresa tenha controle de quantos boletos foram emitidos. Como agora só são permitidos boletos bancários com registro, a empresa terá que pagar por qualquer boleto emitido, mesmo que o cliente não realize o pagamento.

Em contrapartida, caso não seja quitado, será encaminhado para protesto em cartório, além de outras penalidades previstas. Ou seja, a informação não se perde e o sistema permite traçar todo o caminho percorrido pelo documento, garantindo a confiabilidade e a rastreabilidade dos registros.

Por isso, realizar uma estimativa da quantidade de boletos emitidos garante que a empresa tenha maior controle sobre as taxas cobradas pelo banco e possa realizar da melhor forma a gestão de boletos.

Além disso, quando a empresa conhece quantos boletos estão com seus clientes, ela tem um poder de negociação maior em relação à instituição bancária. Uma organização com grande volume de movimentações em um único banco consegue barganhar outros serviços que podem ser do seu interesse, como taxas de operação mais baixas e até condições mais favoráveis para empréstimos.

3. Faça a gestão dos vencimentos

Para fazer uma gestão eficiente de boletos, é fundamental que o gestor esteja atento ao vencimento dos documentos gerados, o que permite avaliar com antecedência estratégias que possam ser aplicadas para que os clientes não caiam no esquecimento e deixem de quitar o documento. Ações simples como essa contribuem para otimizar o controle financeiro da empresa. Além disso, quando há o controle dos prazos de vencimento, a empresa consegue reduzir os custos envolvidos, uma vez que pode entrar em contato com o cliente e propor uma renegociação amigável, reduzindo juros e multas incidentes. A gestão dos vencimentos é essencial para evitar a inadimplência e conhecer os clientes que estão em débito. Sabe-se que, muitas vezes, os clientes deixam de pagar por puro esquecimento e não devido a uma escolha deliberada.

4. Alie um software à gestão de boletos

Empresas buscam otimizar o tempo das suas atividades, reduzir custos e aumentar a produtividade. Diante disso, fica evidente que gerar boletos manualmente já não faz mais parte da rotina de muitos empreendimentos. Para os clientes, receber boletos pelos Correios ou mesmo ter que ir até o local para retirá-los gera insatisfação e abre espaço para a desistência em realizar qualquer tipo de negócio.

A boa notícia é que, independentemente do tamanho da empresa, qualquer empreendedor pode ter acesso a um sistema confiável de geração e gestão de boletos automatizado. É muito importante estar disposto e contar com ferramentas tecnológicas sempre que possível. Alguns sistemas no mercado permitem gerar segunda via de boleto de forma automatizada. Você só tem a ganhar!

5. Automatize e diminua erros

A outra grande vantagem de adotar um sistema de geração de boletos é a redução dos erros durante o processo. Quando essa ação é feita manualmente, é comum a ocorrência de equívocos em relação a valores e datas de vencimento. Quando as informações são cadastradas em uma máquina, ela realiza essa ação de forma muito mais ágil e eficaz.

Assim, é possível aproveitar as potencialidades dos colaboradores disponíveis em ações que realmente precisem da intervenção humana, como o desenho de novas estratégias para o negócio ou o aperfeiçoamento das relações com os clientes. É preciso apostar nas pessoas para desenvolver tarefas cada vez mais complexas e nobres.

6. Programe seus recebimentos para gerir as finanças

Contar com um programa que gera automaticamente boletos é a solução para muitos gestores controlar de forma eficiente os pagamentos e estabelecer estratégias eficientes para a redução da inadimplência. Por meio dos relatórios emitidos pelo sistema, você consegue traçar um perfil desses clientes, o que possibilita traçar ações preventivas que vão reduzir o cadastro de inadimplentes.

O importante é ficar atento aos dados gerados pelo mecanismo, analisá-los com cuidado e agir nas variáveis relacionadas a cada ponto. Por meio de um software próprio, ainda é possível gerar segunda via de boleto de forma automatizada e segura.

Além de controlar o que entra no caixa, ter o mapeamento dos pagamentos previstos no período também contribui para que a empresa tenha visão de futuro. A partir dessas datas, também é possível prever as melhores datas para investimentos, prever a ampliação do negócio ou em que época o caixa estará mais favorável para permitir novas adequações.

Como os antigos falariam: hoje, só perde tempo e dinheiro quem quer! Com tantas opções disponíveis, é interessante pesquisar quais ferramentas vão atender melhor ao seu negócio. Verifique as condições oferecidas e as suas necessidades e tome decisões que vão fazer a sua empresa se tornar muito mais competitiva.

Gostou dessas dicas? Esperamos que elas te ajudem a fazer a gestão de boletos na sua empresa de forma cada vez mais eficaz! Para continuar sempre por dentro das novidades e crescer cada vez mais com sua empresa, siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook , Linkedin) para acompanhar todo o nosso conteúdo!