Uma agenda financeira bem estruturada é uma ferramenta para registrar as atividades financeiras e tomar melhores decisões. Nem todas as empresas, no entanto, aproveitam o potencial máximo desse recurso.
A agenda financeira é indicada para todas as empresas que ainda não contam com um planejamento financeiro baseado no controle e análise de atividades diárias, risco que pode comprometer a saúde financeira da organização.
Nos próximos tópicos, vamos explorar o conceito de agenda financeira e mostrar a sua importância para manter as finanças sobre controle e potencializar os retornos. Também mostraremos o passo a passo de como criar uma. Continue a leitura para saber mais!
O que é uma agenda financeira?
Uma agenda financeira é a uma planilha e/ou sistema que serve para identificar organizadamente a movimentação financeira de uma empresa. Isso inclui as suas despesas, pagamentos, entradas mensais, ganhos extras etc.
Esse panorama financeiro é uma ótima maneira de entender a situação da empresa e, a partir disso, tomar decisões mais estratégicas e realizar investimentos. Existem ferramentas específicas com essa finalidade, mas é possível implementar uma agenda financeira sólida até mesmo com uma planilha, desde que se mantenha o comprometimento de preenchê-la com os gastos e despesas.
O ideal é encontrar uma metodologia que se adeque à realidade da organização e envolva os responsáveis pelo departamento financeiro em torno da importância de manter o sistema atualizado e sob supervisão. Quanto mais foco e disciplina, melhores serão o acompanhamento e os resultados.
Qual é a importância de uma agenda financeira?
O departamento financeiro é uma área central da empresa, afinal, se as contas não estiverem equilibradas, dificilmente haverá uma gestão financeira que conseguirá implementar um plano de ações consistente e promover um crescimento constante da organização.
Esse objetivo, no entanto, não pode ser alcançado se não houver um controle rígido dos gastos. Se uma administração gasta mais do ganha, a sua capacidade de investimentos em melhorias fica consideravelmente comprometida.
Portanto, além de organizar as finanças da empresa, a agenda financeira serve para planejar ações e investimentos. Diante da competitividade do mercado e dos clientes cada dia mais exigentes, as empresas precisam se adaptar e oferecer excelência aos seus clientes, e isso passa pela capacidade de se estruturar internamente.
Como criar uma agenda financeira?
Vimos que a ideia central da empresa ter uma agenda financeira é manter uma organização das suas contas e obter uma leitura precisa da atual situação. Mas é importante adotar certas práticas para tornar o sistema eficiente e prático.
A seguir, veja algumas medidas indicadas para as empresas que desejam ter sucesso na elaboração da agenda financeira.
Atualizar o sistema com dados financeiros de compras
O uso de um sistema específico para alimentar os dados financeiros de compras é uma maneira eficaz de garantir o controle dos gastos. O ideal é que esse processo seja feito da maneira diária, sempre que uma nova movimentação ocorrer, o que exige uma participação efetiva do departamento de compras da empresa.
É importante que os profissionais da equipe entendam que o comprometimento de todos é fundamental para que a companhia consiga se manter competitiva no mercado. É a partir desse engajamento que a empresa se torna mais produtiva e oferece produtos com mais qualidade.
Ter atenção a datas de pagamentos e recebimentos
Caso os compromissos de pagamento não sejam honrados nas datas estabelecidas, a incidência de juros leva a gastos desnecessários. Da mesma forma, deixar de receber de parceiros e fornecedores nas datas planejadas compromete as finanças da empresa.
Portanto, é preciso coordenar as movimentações realizadas, de modo que as essas datas sejam prioridade na agenda financeira para manter as contas da empresa sempre no azul.
Desenvolver o hábito de analisar as transações
A análise periódica das transações realizadas pela empresa é outra questão que faz toda diferença na gestão estratégia da agenda financeira. A partir desse acompanhamento diário, é possível acompanhar o andamento das finanças e corrigir o que for necessário o mais rápido possível.
Dessa forma, a tendência é que os gastos fiquem sempre em equilíbrio ou abaixo dos ganhos, facilitando a implantação de uma administração transparente e responsável.
Seguir um planejamento financeiro
Um planejamento financeiro bem alicerçado é indispensável para o crescimento de qualquer empresa. É partir dele que todas as ações podem ser executadas com segurança e as decisões avaliadas de acordo com o ritmo da empresa.
Hoje, existem vários softwares que ajudam na realização de um planejamento financeiro empresarial. Sabemos que ele deve considerar a atual situação da organização, o seu ramo, o seu produto/serviço, os meios de comunicação com clientes, entre outros aspectos que compõe o negócio. Assim, torna-se possível traçar cenários a longo prazo, ações imediatas e ferramentas para melhorar a gestão de custos.
Estabelecer as prioridades e metas da empresa
Com um bom planejamento financeiro definido, é possível enxergar quais são as prioridades que devem ser estabelecidas pela empresa, assim como os desafios a serem enfrentados para atingir as metas estabelecidas de curto, médio e longo prazo.
É importante ressaltar que esses objetivos a serem atingidos precisam partir de uma perspectiva realista, que considere as despesas fixas e variáveis, os pontos positivos e negativos da organização. Caso contrário, o efeito pode ser inverso, trazendo prejuízos e incertezas para as finanças.
Como se preparar para emergências?
Por mais eficiente que uma administração possa ser, existem inúmeros fatores que podem contribuir para cenários de instabilidades ou dificuldades momentâneas, a maioria deles relacionados à situação econômica do país ou dificuldades no segmento.
O indicado para passar por esses momentos de crise é manter um fundo de emergências empresarial, com o qual seja possível cobrir despesas inesperadas e minimizar os impactos no orçamento.
Neste artigo, demonstramos como a agenda financeira pode ser usada para manter um desenvolvimento sustentável e sólido de uma empresa. Portanto, estude a implementação desse recurso na sua organização para usufruir das vantagens do controle rígido das movimentações financeiras.
Gostou de saber mais sobre a agenda financeira? Continue acompanhando outras dicas do nosso blog e veja as 5 razões para automatizar as cobranças da empresa.