Organização financeira: como planejar pagamentos?

Colegas de trabalho tendo uma discussão sobre planejamento financeiro em uma sala de reuniões

Quando analisamos o passivo de uma empresa, é preciso atentar para o fato de que muitas despesas significativas estão escondidas por trás do valor nominal que consta em cada boleto. Estamos falando, é claro, do custo operacional ao lidar com pagamentos.

Desde o momento em que imprimimos um boleto e designamos um funcionário para realizar o pagamento, temos custos diversos. Daí a importância de se encontrar uma alternativa organizada e eficiente para a gestão de pagamentos, de modo a otimizar o registro de fluxo de caixa e o controle financeiro do negócio.

Como veremos mais para frente, muitas empresas têm encontrado na tecnologia uma forte aliada no sentido de economizar tempo e dinheiro na hora de realizar seus pagamentos. Continue a leitura e descubra todos os benefícios que uma boa organização financeira pode trazer para a sua empresa. Confira!

O conceito de planejamento de pagamentos

Antes de qualquer outra coisa, é importante ressaltar que existe uma diferença muito grande entre “contas a pagar” e “planejamento de pagamentos”. Apesar de serem expressões sinônimas no vocabulário popular, a diferenciação é muito importante dentro da organização financeira.

Dentro da aba “contas a pagar”, podemos reunir todas aquelas obrigações da empresa que já foram contraídas. Assim, quando parcelamos a compra de um item no cartão de crédito, teremos durante alguns meses uma cobrança certa, determinada ou ao menos determinável.

Já o planejamento de pagamentos é uma categoria bem mais ampla que leva em consideração não apenas as dívidas já contraídas, mas também uma série de receitas e despesas projetadas para o futuro. Nesse caso, mesmo o pagamento já tendo sido planejado, o gestor pode desistir da transação de compra e venda ou contratação de serviços e suspender o pagamento.

A elaboração de um orçamento

Todo planejamento financeiro deve começar com a elaboração de um orçamento, um documento que é uma projeção de todos os custos, despesas, receitas e investimentos que serão realizados na empresa durante determinado período de tempo, que costuma ser de um ano.

Existem vários métodos para criar um orçamento e é importante destacar que cada um deles é bom em alguns aspectos, deixando a desejar em outros. Talvez, o mais indicado para empresas que estão começando a profissionalizar a sua gestão financeira ou que ainda não tenham experiência com orçamentos seja o método Orçamento Base Zero (OBZ).

A grande vantagem desse tipo de metodologia é não se basear inteiramente em informações obtidas a partir de dados históricos da organização. Assim, podemos projetar novos ativos e passivos com base nas estratégias da empresa e na expectativa do mercado.

O desenho das suas estratégias

Traçar estratégias, metas e objetivos também é muito importante dentro do contexto do planejamento de pagamentos de uma organização. É importante registrar que as estratégias da empresa têm uma relação de simbiose muito grande com o orçamento.

Isso acontece porque são as estratégias da empresa que orientarão a elaboração do orçamento da entidade. Assim, se estamos pensando em lançar um novo produto e investir no treinamento dos colaboradores em 2018, temos que fazer com que essas duas estratégias da empresa caibam dentro do orçamento.

O contrário também se aplica: assim como as estratégias influenciam a confecção do orçamento, este deve se impor sobre os projetos da empresa. É preciso ter cuidado para não gastar demais com um projeto e deixar os outros completamente desprovidos de recursos.

Projeção de cenários para o futuro

A grande verdade é que gestor nenhum tem a capacidade de prever como estará a demanda, a concorrência, a inflação ou a taxa de juros no ano que vem. O que muitas vezes acontece é que apostamos em uma ou outra tendência. Em certas situações, temos alguma sorte e outras vezes, não.

Para não precisar contar inteiramente com os caprichos da sorte, o gestor pode buscar antever uma série de cenários possíveis e elaborar uma estratégia diferenciada para cada um deles. A grande dica aqui é montar pelo menos três cenários: um otimista, um pessimista e o outro mediano.

Imagine que algum produto comercializado pela sua empresa acabe virando objeto de um “meme” na internet e as vendas cresçam em 800%. A organização estaria pronta para aumentar a produção em 10 vezes e dobrar seu time de vendedores?

Se a resposta for negativa, não há problema algum. Isso apenas significa que precisamos de uma estratégia, de um plano a ser implementado imediatamente em uma situação como essas.

Criação de políticas internas para a empresa

Criar e padronizar as políticas internas da empresa quando o assunto são os pagamentos também é uma boa forma de organizar o capital de giro e estruturar o capital da companhia, como um todo.

Pagamentos à vista e parcelados a fornecedores, folha de salários, distribuição de lucros: tudo isso precisa de regras claras. A importância do tema está ligada ao fato de que as políticas internas de pagamentos e recebimentos da empresa tendem a influenciar bastante a projeção de fluxo de caixa.

Adoção de ferramentas de controle

Por último, porém não menos importante, é importante salientar a importância do controle financeiro. As ferramentas de controle são projetadas para avaliar se estamos trilhando um caminho dentro do que foi previsto no orçamento anual da organização.

Quando sabemos que estamos gastando além ou aquém do planejado, é possível elaborar um plano para buscar se adequar ao que foi previamente traçado. É essa análise constante entre o real e o ideal que permitirá corrigirmos nossa trajetória na eventualidade de um pequeno desvio.

O papel da tecnologia

A essa altura do campeonato você pode estar pensando que seria extremamente cara ou excessivamente custosa a implementação de um sistema organizado de planejamento de pagamentos.

No entanto, isso não é exatamente verdade, uma vez que a tecnologia da informação já é capaz de automatizar boa parte dos processos, fazendo com que, até mesmo, pequenos empresários tenham acesso a ferramentas importantes na hora de realizar seus pagamentos.

Mas o que, exatamente, a tecnologia tem a nos oferecer em termos de planejamento de pagamentos? Os sistemas que integram o ERP da empresa, com a movimentação das suas contas bancárias, organizando pagamentos e recebimentos, podem automatizar folha de salários, pagamento de fornecedores entre outros.

Isso elimina todos os processos manuais de upload e download de documentos bancários nos vários portais dos diversos bancos em que a empresa realiza pagamentos e recebimentos, além de extinguir a manipulação de arquivos txt, por exemplo.

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