5 razões para automatizar a reemissão de boletos

O setor financeiro de empresas de médio ou grande porte pode emitir centenas de boletos por dia. Garantir o pagamento dos serviços prestados é uma tarefa absolutamente essencial para qualquer negócio. Diminuir gastos e criar agilidade nos processos administrativos também é.

Quando observamos a alta taxa de inadimplência e atraso de boletos, podemos dizer que boa parte do trabalho de envio é perdido, precisando ser refeito — atividade que se repete todos os meses. Felizmente, a tecnologia continua aprimorando as formas de comunicação e transmissão de informação, e o setor financeiro certamente não é uma exceção.

A automatização da reemissão de boletos pode dar tranquilidade e controle para a sua empresa. Com a assessoria do portal interbancos, todas as transações financeiras ficam registradas e integradas em um mesmo sistema. Dessa forma, você pode saber quais boletos estão em atraso sem precisar de nenhuma pesquisa ou análise — basta uma consulta à plataforma.

Os clientes também não precisarão entrar em contato com a sua empresa quando perderem um prazo. Com um requerimento online, a reemissão do boleto pode ser automática, imediata e já atualizada com as taxas e juros cabíveis. Veja aqui as vantagens de informatizar o envio de suas cobranças:

1. Produtividade

Os boletos bancários representam boa parte da arrecadação de uma empresa, porém, essa é uma forma de pagamento que depende mais do cliente que do fornecedor e, por isso, não favorece o controle do fluxo de caixa e a cobrança de inadimplências.

Toda tarefa que precisa ser feita novamente resulta em perda de tempo — e esse é um dos recursos mais caros do orçamento. Quantas horas seus funcionários do setor financeiro dedicam à emissão, administração, cobrança e envio de boletos? Certamente muito mais do que o necessário.

Se a administração de boletos não fosse tão trabalhosa, a empresa poderia direcionar mais funcionários para a infraestrutura, a pesquisa e o marketing — setores que impactam diretamente nas vendas e no crescimento de uma companhia.

Com a reemissão de boletos automática seus colaboradores poderão se ocupar com outras tarefas que visam o aumento do lucro e reduzem gastos deixando o trabalho maquinal para os algoritmos. Com isso, você pode investir nos seus melhores colaboradores, com treinamentos e bonificações, e seu retorno será visivelmente melhor do que se esse dinheiro fosse aplicado no envio convencional.

2. Redução de despesas

As despesas — ou custos indiretos — representam a parte dos gastos que não estão diretamente relacionados à fabricação de um produto ou prestação de um serviço, mas são importantes no processo de apresentação, exposição, venda e fidelização. De forma geral, estão ligadas à administração, logística, atendimento de clientes e marketing.

Os boletos são um bom exemplo de despesas administrativas. Sua emissão e reemissão da maneira convencional requer a dedicação de um funcionário, além de impressão e envio, cada um desses com um valor atrelado.

A economia da automatização passa pelo bom direcionamento do recurso humano, mas também inclui menos uso de papel, tinta, equipamento de impressão e serviços de correio. Faça as contas e veja quanto custa a emissão e reemissão para a sua empresa.

3. Redução de erros

Lidar com números, porcentagens e operações matemáticas durante todo o dia é uma tarefa extremamente exaustiva, e mesmo um profissional experiente e capacitado comete alguns erros por desatenção — isso para não citar os servidores nem tão exemplares.

Geralmente, a reemissão de boletos inclui aplicação de juros e acréscimo de multa. Esses valores extras são importantes para manter o caixa da empresa positivo depois de uma defasagem causada pelo atraso.

Quanto mais manual o processo, mais suscetível a falhas humanas, como digitação incorreta de informações importantes — como o nome ou endereço do cliente, por exemplo —, data diferente da estabelecida ou valores de cobrança equivocados. Erros na reemissão fatalmente geram uma destas consequências negativas:

  • perdas financeiras para a empresa, quando o valor não é devidamente acrescido de juros e multa em razão do atraso;
  • retardo ainda maior na captação do pagamento, prejudicando o fluxo de caixa de forma agravada.

Quando o processo é automático, todos as informações e valores são atualizados de acordo com as diretrizes estabelecidas, acessando bancos de dados e aplicando fórmulas matemáticas sem a possibilidade de equívocos secundários.

4. Celeridade

Acompanhe: identificar atrasados e inadimplentes, entrar em contato, reemitir, enviar pelo correio e esperar que o cliente receba e pague o boleto para conferir e registrar a operação ou, ainda, entrar em contato novamente para uma segunda reemissão, quando necessário. Essa é uma longa cadeia de ações, que demanda tempo e uma quantidade cumulativa de acertos.

Grande volume de boletos para administrar, erros de informações na reemissão, extravio nos correios e reincidência de atraso do cliente são alguns dos problemas que podem deixar a empresa cada vez mais distante do recebimento. A opção pelo processo automático permite que a geração e entrega de novos boletos seja feita de forma instantânea quantas vezes for necessário.

5. Diminuição da inadimplência e atrasos

Quanto mais difícil uma tarefa, menor a chance de ser executada. Um cliente em atraso que precisa entrar em contato com o financeiro, fornecer novamente os seus dados e esperar pela chegada do boleto é muito menos propenso a resolver a situação. Com as consequências implícitas da inadimplência, é provável que ele tome uma atitude em algum momento, mas, dificilmente será com a agilidade que a empresa gostaria.

Se facilitarmos a quitação das dívidas, os maiores beneficiados seremos nós. Acessibilidade e simplicidade são a chave para estimular que os clientes solucionem voluntariamente seu atraso. Lembretes podem ser gerados de forma automática quando um boleto vence, garantindo que ele esteja ciente assim que o problema começa.

Quando a situação se delonga, o setor financeiro pode entrar em contato, estando ciente de todas as informações relevantes. Esse recurso será necessário em casos mais específicos, e o sistema se encarregará de manter os funcionários a par de todos os pagamentos atrasados

Como você pode ver, a reemissão de boletos automatizada é uma adaptação tecnológica de grande valia para uma empresa, com capacidade de diminuir gastos, reduzir tarefas e melhorar o fluxo de caixa. Quer saber como aplicar no seu negócio? Entre em contato conosco e se automatize o quanto antes!