Entenda já a importância da conciliação contábil

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Todo fechamento e início de novo ano contábil tem o mesmo acontecimento: forças são mobilizadas e diversas equipes se dedicam a atividades financeiras. São gestores, contadores, administradores e outros profissionais preocupados em fazer a conciliação bancária para deixar a empresa organizada e atender aos requisitos legais.

Entretanto, uma pergunta sempre paira nas organizações neste período: esses profissionais têm clara a importância da conciliação contábil para o negócio? Talvez nem todos saibam como ela impacta as atividades da instituição. Para isso, preparamos esse material que vai mostrar de forma detalhada essa importante rotina, e que pode ensinar gestores a evitarem gargalos e a aproveitarem oportunidades.

Conciliação contábil: o que é?

As rotinas contábeis envolvem uma série de conferências e verificações, uma delas é a conciliação contábil que é o ato de conferência dos valores debitados ou creditados nos registros contábeis de uma empresa, frente aos respectivos documentos e registros que lhes deram origem. Dessa forma, essa conferência ocorre em nível interno e externo.

Para uma correta conciliação bancária, não basta falar que determinada quantia entrou ou saiu em tal data. É preciso que as conferências sejam feitas por meio de extratos de contas, registros de pagamentos e outras evidências que atestem que aquela transação foi realmente feita. E esse processo não é realizado apenas anualmente, também pode ser feito a cada mês, semestre ou outro período estipulado de acordo com as necessidades de controle da instituição.

Saúde financeira: como a conferência contábil pode ajudar?

Em muitas organizações, a conciliação contábil vai sendo deixada de lado até que um grande problema apareça e os profissionais sejam obrigados a se debruçarem em livros contábeis e em longas planilhas. O ideal é que as empresas não esperem aparecer um grande problema para começarem essa ação. Essa deve ser uma iniciativa preventiva e rotineira para qualquer empresa.

O ideal é que a conferência contábil seja feita mensalmente, para que um pequeno erro em um período não se transforme em um grande problema no longo prazo. A saúde financeira depende de muitas ações, mas com certeza a conferência contábil será como uma lupa que poderá identificar erros futuros. Ela também serve como um remédio para combater práticas gerenciais pouco consolidadas.

Tecnologia: investimento ou despesa?

Quando o assunto é a rotina de uma empresa, a tecnologia é a maior aliada no processo de conferência contábil. Imaginem como isso era trabalhoso há algumas décadas: dezenas de livros contábeis, páginas e páginas de papel, os extratos bancários eram muito mais difíceis de acessar e as fontes de informação também. As empresas cometiam erros por falta de recursos e de ferramentas que ajudassem. Mas essa não pode ser uma desculpa para não fazer a conciliação nos tempos atuais.

Com os diversos softwares que surgiram e surgem a cada momento, essa conferência ficou muito mais prática e possível. Hoje, esse processo pode ser automatizado e seguro. Os lançamentos podem ser feitos no sistema, as datas de pagamentos, transferências e demais transações podem ser agendadas e as entradas acontecem em tempo real. É possível gerar relatórios de acordo com cada etapa que será verificada e isso facilita e torna o processo de conferência muito mais fácil.

Documentos: é possível centralizar?

Com uma boa ferramenta tecnológica, sim! Essa solução chega para resolver alguns problemas, tais como: atender as legislações fiscais nos prazos, gerar maior fluidez nos processos de notas fiscais, dar ciência sobre transportes e manifestação dos destinatários dos documentos. Além disso, usar a tecnologia para garantir qualidade, usabilidade e transparências nos processos fiscais é sempre muito importante.

Com documentos fiscais eletrônicos, o processo de conciliação fica muito mais rápido, pois é possível localizá-los por data e de forma mais específica. As notas fiscais eletrônicas são um bom exemplo. Quando elas são cadastradas no sistema, elas podem ser direcionadas a um destinatário específico e ainda é possível criar um validador fiscal eletrônico.

Folha de pagamento: a conciliação pode funcionar?

Essa é uma das etapas que a conciliação mais pode ajudar, mas é preciso ficar atento a alguns detalhes importantes. Os pagamentos dos funcionários não são estanques e os valores não são iguais todos os meses. Por isso é muito importante atentar para os pequenos detalhes e para as diversas variações que podem existir ao longo dos meses.

Devem ser confrontadas durante o processo de conciliação, além da remuneração do trabalhador, as despesas de folha de pagamento que afetam o recolhimento de impostos da empresa, eventuais recolhimentos sindicais, taxas de seguro-desemprego da compensação do trabalhador, obrigações fiscais federais do empregador, além de valores relativos a pagamentos de férias ou outros benefícios. Todos esses valores devem ser coincidentes em todas as documentações e em todos os registros gerados.

Legalidade: a conciliação auxilia a questão fiscal?

Essa é uma questão central pela qual as empresas buscam deixar seus documentos contábeis organizados: elas querem estar em dia com o fisco e não ter que pagar multas ou ter seus nomes cadastrados em listas indesejáveis. É imprescindível que empresas sérias, que prezam pela sua imagem, divulguem e mantenham a documentação contábil em dia e de forma correta.

A conciliação bancária deve seguir critérios rígidos de elaboração definidos pelo Cosif (Plano Contábil das Instituições do Sistema Financeiro Nacional), que define prazos e formatos para que os documentos sejam enviados. O Banco Central do Brasil (Bacen) orienta a realização das conciliações contábeis por meio da Circular do Bacen 3.467./09 que faz referência à qualidade e à adequação do sistema de controles internos contábeis e também orienta o processamento de dados.

Além de estar em dia com a legislação vigente, existe uma série de outros benefícios para a empresa que se propõe a fazer a conciliação contábil com o apoio de ferramentas tecnológicas, mas um deles é rapidamente percebido: a organização. Quando tudo está interligado, qualquer verificação fica mais fácil e menos sensível a erros.

Aliás, mesmo os pequenos erros podem ser evitados com a prática constante da conciliação contábil, tais como: lançamento de valores diferentes registrados para a mesma transação, registro de movimentação lançada em data errada e até mesmo a falta do registro de operações importantes. Lembre-se sempre que os detalhes são muito importantes e fazem toda a diferença!

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