A folha de pagamento é uma obrigação legal para qualquer tipo de empresa, pois se trata do histórico de remunerações pagas aos funcionários. Nele, estão inseridas informações trabalhistas e contábeis que servirão como base para o cálculo do pagamento a ser recebido pelos colaboradores.

Fazer uma boa gestão da folha de pagamento é essencial. Porém, devido à complexidade e à possível falta de conhecimento da pessoa responsável, essa tarefa pode ser vista como um grande desafio — capaz de gerar eventuais problemas no futuro, como ações trabalhistas.

Para evitar que tais contratempos ocorram, preparamos um conteúdo com dicas sobre como fazer o bom gerenciamento desse documento tão importante. Acompanhe!

Por que é necessário organizar a folha de pagamento?

Manter a folha de pagamento organizada pode propiciar vários benefícios, como:

• centralização e integração dos dados;
• previsibilidade financeira;
• precisão das informações;
• rapidez no processo;
• identificação e correção de erros;
• eficiência no controle financeiro;
• obtenção do histórico de cada funcionário;
• simplicidade nas auditorias internas e externas etc.

Ou seja: a prática vai gerar segurança ao longo de todo o procedimento, além de trazer melhores resultados para o negócio.

Como fazer a folha de pagamento?

Geralmente, a folha de pagamento é composta pela soma de todos os registros financeiros de um empregado, a exemplo dos vencimentos, descontos e bônus. É necessário incluir horas extras, abatimentos de benefícios, vale-alimentação ou transporte e impostos incidentes.

Não existe um modelo padrão, mas há algumas informações obrigatórias para o documento. São elas:

• dados do empregador;
• informações sobre o colaborador (função ou cargo);
• descontos;
• quantidade de dias trabalhados;
• valor das horas extras;
• valor bruto da remuneração;
• valor líquido da remuneração.

Conhecer como a folha de pagamento é elaborada é primordial para evitar erros básicos, mas que podem trazer grandes prejuízos.

O que considerar ao elaborá-la?

Para elaborar uma folha de pagamento que atenda àquilo exigido em lei, alguns pontos precisam ser considerados. Veja a seguir quais são!

Classificação do trabalhador

Para começar o cálculo, o funcionário é classificado conforme sua categoria (regulamentada por meio de uma Convenção Coletiva). Dessa forma, é preciso seguir as regras-base para mensurar os valores da folha.

Quantidade de horas trabalhadas

É necessário analisar informações como horas trabalhadas, jornadas adicionais, horas extras e descanso remunerado, documentadas na folha de ponto de cada empregado. Além disso, deve-se averiguar se ocorreu alguma falta no mês (e se ela foi justificada ou não).

Quando existe uma justificativa, a exemplo do atestado médico, a ausência pode ser abonada. Caso contrário, é realizado o desconto sobre o pagamento bruto.

Encargos sociais e Imposto de Renda

Também devem ser feitos os descontos a título do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), com a finalidade de garantir os benefícios mensais na aposentadoria do colaborador e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Por meio desse cálculo, realiza-se o desconto relativo ao Imposto de Renda.

Benefícios

Você deve descontar os valores referentes aos benefícios, como vale-transporte ou refeição e contribuição sindical, entre outros. A partir de então, é possível identificar o valor líquido a ser pago ao funcionário no dia do pagamento.

Como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento?

Algumas dicas podem ser importantes para auxiliar você nesse processo. Confira!

Defina uma conta bancária

Ter uma conta bancária específica para realizar os pagamentos auxilia na identificação dos tipos de despesas e no monitoramento do fluxo de caixa. Tal cuidado também simplifica a comprovação de certas informações caso ocorra algum tipo de fiscalização.

Outro fator importante está ligado ao controle do cumprimento das obrigações de forma mais completa. Os gastos com salários dos colaboradores e as projeções dos pagamentos de benefícios e impostos são alguns dos exemplos.

Automatize a atividade

Automatizar a gestão da folha de pagamento pode gerar melhores resultados para a empresa. Isso possibilita a integração dos dados e o armazenamento em um único local, facilitando a busca e o acesso pelas pessoas responsáveis.

Controle as horas trabalhadas pelos funcionários

O registro de ponto é fundamental para o cálculo da folha de pagamento. É por meio dela que o gestor consegue saber quantas horas foram laboradas por empregado e se existe a necessidade de pagamento de hora extra ou desconto por atrasos e faltas.

Um sistema de controle de ponto biométrico ou digital pode simplificar bastante todo o processo. Isso porque é possível consolidar as informações em poucos minutos e lançar os dados na folha mais rapidamente.

Um ponto positivo é que não há a necessidade de esperar o fim do mês para realizar esse levantamento: como todos os registros são lançados na ferramenta em tempo real, podem ser consultados a qualquer momento.

Determine uma política para a entrega dos contracheques

O contracheque traz a referência dos valores da remuneração que o funcionário receberá naquele mês, como salário, gratificações, benefícios e demais. Crie uma política para sua entrega aos trabalhadores e defina uma data para depositar os pagamentos.

A entrega do demonstrativo deve ocorrer todos os meses, pois se trata de uma obrigação legal da empresa. Isso gera a confiança dos colaboradores em relação ao empregador e propicia uma melhor administração dos recursos da instituição.

Realize um planejamento de gastos

É importante conhecer as despesas, quando elas ocorrem e, então, planejar o pagamento de cada uma. Para tanto, faça a projeção dos gastos com 13º e férias desde o começo do ano, elaborando uma poupança mensal para evitar problemas com o orçamento do negócio — principalmente no caso de haver muitos colaboradores em sua equipe.

Conte com o auxílio da tecnologia

Implementar um software de gestão próprio que mantenha a organização dos documentos é primordial para evitar problemas no futuro (a exemplo dos processos trabalhistas), otimizar o serviço e minimizar os custos.

Várias ferramentas fazem cálculos financeiros automaticamente e de maneira mais ágil, facilitando o controle da jornada de trabalho dos empregados, a gestão do pagamento e a emissão do contracheque. Contudo, como uma maneira de se resguardar, também é necessário manter um arquivo com os demonstrativos assinados pelos funcionários.

Agora que você já sabe a importância da gestão da folha de pagamento, não espere mais para colocar as dicas apresentadas em prática. Assim, será possível evitar desconfortos que comprometam o desenvolvimento sustentável e o total cumprimento da legislação por parte da empresa.

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