A gestão de documentos fiscais é a técnica utilizada por uma empresa para assegurar a produção, o armazenamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. Quando feita de forma eficaz, gera benefícios como o encontro rápido de arquivos relevantes para a tomada de decisão, o cumprimento de prazos, pagamentos no dia correto, entre outros.

Apesar da sua importância, muitos empreendedores e gestores ignoram a prática e cometem falhas que podem comprometer todas as fases do planejamento e a execução dos serviços.

Quer saber como evitar problemas e realizar uma gestão de documentos adequada? Então, prossiga na leitura!

Quais são os principais erros na gestão de documentos?

Falta de organização

A organização é essencial quando falamos da gestão de documentos fiscais. Não saber onde encontrar os registros certos pode fazer com que você perca muito tempo na procura. Em todo caso, procure fazer uma correta separação e categorizar os arquivos conforme a data ou o grau de importância.

Armazenamento inadequado

Deixar de prestar atenção no modo como os arquivos em papel são arquivados é outro grande erro. Mantenha-os longe de umidade e da poeira, já que a falta de cuidado no armazenamento pode amassá-los, rasurá-los ou até levar à perda de dados relevantes.

Falta de controle no acesso aos documentos

Não tem como fazer uma boa gestão de documentos sem estabelecer o setor ou o colaborador que ficará responsável por controlar o acesso aos arquivos físicos e digitais da companhia. A ação também é impossível com a falta de utilização de senhas e de permissões de acessos.

Além de impactar de forma negativa na organização dos documentos, os riscos da utilização indevida das informações por indivíduos não autorizados são altos e podem ocasionar muitos problemas.

Ausência de cópias de segurança

Acidentes ou estragos nas máquinas podem acontecer a qualquer hora, por isso, é importante não praticar o erro de não realizar cópias de segurança dos documentos da instituição.

Ao salvar um arquivo no sistema, faça uma cópia e insira no backup. Realize o processo semanalmente para ter certeza de que não se esqueceu de copiar nenhum documento.

Pouco investimento em tecnologia

Muitas empresas ainda não implementaram ferramentas tecnológicas em seus processos e insistem em continuar com o gerenciamento de registros somente no papel. A tecnologia é importante porque possibilita a redução de espaços para armazenagem, além de tornar a gestão mais ágil e segura.

Como ter uma gestão de documentos fiscais otimizada?

Existem medidas que podem ser praticadas para que a gestão de documentos fiscais se torne mais eficiente. Confia algumas delas.

Tenha uma boa estrutura

Muitas organizações não têm um espaço adequado para guardar os documentos e acabam deixando tudo em armários, gavetas e pastas jogadas por vários cantos. Algumas instituições até mantêm um arquivo, mas sem qualquer organização.

Para evitar problemas, a dica é separar um setor próprio para o arquivamento de documentos, com locais bem identificados para simplificar o controle do armazenamento. O espaço precisa atender às necessidades da companhia em longo prazo, por isso, deve ser amplo.

Opte pelo armazenamento em nuvem

A tecnologia vive em constante desenvolvimento e uma das melhores alternativas é adotar a cloud computing (armazenamento em nuvem). O recurso otimiza o manuseio de documentos enquanto renuncia espaço no computador, oferecendo backup automático e mais segurança (criptografia de dados, utilização de login e senha, recuperação automática etc.).

Além disso, o usuário passa a ter acessibilidade e mobilidade porque poderá conferir seus arquivos a partir de qualquer lugar e por meio de diferentes equipamentos (notebooks, smartphones, tablets etc.), tornando o gerenciamento mais dinâmico e eficiente.

Defina regras para a troca de dados entre equipes

Algumas informações precisam ser compartilhadas entre colaboradores ou entre departamentos distintos. Esses documentos ficam expostos e desprotegidos quando são transmitidos ou enviados de um lugar para outro, já que arquivos digitais podem ser capturados por terceiros ou hackers. Os modelos físicos podem ser extraviados, destruídos ou ir parar nas mãos de pessoas não autorizadas.

Qualquer registro pode ser adulterado se não tiver a proteção adequada. Logo, é necessário que o gestor estipule regras para o envio de dados entre pessoas autorizadas. Vale utilizar um código próprio, a criptografia ou uma conta na nuvem como opção.

Também é preciso definir quem serão os responsáveis pelo cuidado de determinados arquivos, a fim de conferir mais segurança, permitir a identificação rápida de falhas e responsabilizar as pessoas certas.

Prefira os arquivos digitais

Dê preferência aos arquivos digitais, já que não requerem espaço físico. São mais simples de organizar e de acessar e permitem o compartilhamento imediato com outras máquinas da rede.

Os arquivos digitais são aqueles gerados de forma eletrônica, como as notas fiscais eletrônicas (NF-e), escrituração contábil e fiscal digital (SPED), conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), certificados digitais etc.

Isso não impede que os arquivos físicos sejam digitalizados e armazenados em um local adequado. A digitalização é uma garantia contra eventuais perdas devido ao grande volume de papéis ou falta de espaço.

Considere a temporalidade

Não são todos os documentos que precisam ser arquivados para sempre. Descartar alguns papéis é uma medida necessária para liberar espaço e garantir que a companhia tenha acesso rápido aos documentos que necessitar. Porém, na hora do descarte, considere a temporalidade de cada tipo de arquivo.

Um registro de pedido de demissão, por exemplo, precisa ser guardado por, no mínimo, cinco anos. Já os comprovantes de pagamentos de obrigações com a Previdência Social devem ser mantidos por pelo menos 30 anos na empresa.

Conte com o auxílio da tecnologia

Definir boas práticas para a gestão de documentos fiscais é uma tarefa complexa, que exige investimento em áreas físicas, em tecnologia e em treinamento.

A boa notícia é que diversas ferramentas do mercado podem contribuir para a implementação e a manutenção de uma política documental econômica e eficaz. A assinatura eletrônica e os sistemas de ERPe CRM são bons exemplos.

Agora que você já sabe o que é gestão de documentos fiscais e sua importância para a empresa, não espere mais para adotar práticas adequadas às necessidades do seu negócio e aproveitar todos os benefícios.

Quer implementar um gerenciamento eficaz e seguro em seu negócio? Então, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar!