Integração bancária: como fazê-la em minha empresa?

Basta fazer uma breve pesquisa na internet para encontrar muitas informações sobre a integração bancária. Isso ilustra a importância desse assunto para gestores e administradores financeiros.

Porém, os artigos a respeito têm algo em comum: são muito técnicos. Envolvem vocabulário da área de Tecnologia da Informação (TI), o que acaba causando confusão na cabeça de quem não entende nada disso.

Além do mais, sempre há atualizações: novos softwares, diferentes modelos de integração e inúmeras soluções que te deixam em dúvida sobre para que servem.

O objetivo deste artigo é ser mais específico. Vamos abordar o que é, quais as vantagens e funcionalidades da integração bancária do ponto de vista das 4 coisas que realmente importam para você: economia de tempo, economia de dinheiro, segurança e escalabilidade.

Ficou interessado? Leia até o fim!

Você entende o conceito de integração bancária?

Como o nome sugere, integração bancária significa reunir todos os bancos que operam as contas da sua empresa — bem como dos seus credores, fornecedores e distribuidores — em um mesmo lugar.

Estamos falando de emitir inúmeros recibos, realizar transferências, enviar e receber boletos e fazer todo tipo de transações bancárias de forma centralizada, rápida, prática e fácil. Isso não é pouca coisa, se pararmos para examinar como os gestores financeiros perdem tempo operacional nessas tarefas hoje em dia.

Verdade seja dita: o serviço de internet banking da maior parte dos bancos privilegia a segurança e esquece de facilitar a usabilidade. Isto é, eles são bastante seguros, mas não são intuitivos ou simples.

Quantas vezes aconteceu com você de o site de um banco sair do ar, causando contratempos bem no meio de uma transferência importante? Depois disso, sempre surge aquela dúvida e você fica com medo de realizar a mesma transação duas vezes seguidas.

Ou pior: quem nunca confundiu as senhas de dois bancos diferentes? Ou misturou números de duas contas correntes, acabou bloqueando uma delas e teve que arrumar um tempinho no expediente para ir à agência pedir o desbloqueio?

Quem trabalha com uma grande quantidade de contas e utiliza uma plataforma pouco amigável está sujeito a isso. E são justamente problemas como esse que a integração bancária se propõe a resolver. A ideia é que você faça login em apenas um portal e, de lá, opere todas as contas de todos os bancos.

Para isso, claro, a operacionalidade dessa ferramenta deve ser muito melhor que a de um serviço online de qualquer banco. Afinal, ela foi pensada para te fazer perder o mínimo de tempo com cada tarefa.

Assim, todas as transações bancárias são contempladas pelo portal, desde simples extratos e consulta de saldos até emissão de boletos e a complexa e recorrente tarefa da conciliação bancária.

Qual a importância de contar com um sistema ERP?

Praticamente todo gestor de empresas de médio ou grande porte — e boa parte dos que tocam pequenas empresas também — utiliza um ERP. Alguns deles podem até não saber que o seu software de gestão tem esse nome, mas, com certeza, já estão habituados a utilizar esses sistemas.

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou, e bom português, Planejamento dos Recursos da Empresa. Trocando em miúdos, trata-se de um sistema de gerenciamento da rotina administrativa e financeira de um empreendimento, na maior parte das vezes interligado a outros setores da empresa.

Se você registra entradas, saídas e transações bancárias em softwares como o Nibo, ContaAzul ou Betalabs, saiba que eles são exemplos de ERPs.

Esses sistemas têm por premissa a organização do maior número de atividades intersetoriais de uma empresa em um mesmo lugar. Mais do que isso, eles se propõem, também, a serem fáceis de utilizar, práticos e visualmente organizados.

Por que usar sistemas ERP?

Direto ao ponto: segundo pesquisas, empresas que usam um sistema como esse crescem muito mais rápido, têm clientes mais satisfeitos e são mais produtivas. Se você ainda não usa uma ferramenta desse tipo, aí estão alguns bons motivos.

Mas, no final das contas, vale a pena investir em um sistema como esse? De que modo o ERP vai fazer diferença na rotina de um gestor ou de um setor? Ele “se paga”?

Dentre as inúmeras vantagens de um ERP, vamos destacar 4: economia de tempo, economia de dinheiro, segurança e escalabilidade dos processos. Vamos a elas!

Economia de tempo

É até um pouco óbvio falar da relação da integração com a economia de tempo. Afinal, sistemas de computador — principalmente os que operam na nuvem, como é o caso da grande maioria dos ERPs — já são conhecidos por realizarem certas tarefas muito mais rapidamente que as pessoas.

De certa forma, economia de tempo representa também economia de dinheiro. Vamos falar bastante sobre essa relação ao longo deste texto, mas tenha em mente, por enquanto, que a diferença de produtividade que esse sistema proporciona é gigantesca.

Economia de dinheiro

Um diretor financeiro que economiza tempo pode repensar a distribuição de tarefas da empresa. Por exemplo, ele pode ocupar menos a si próprio e aos seus colaboradores com trabalho manual ou repetitivo.

Esses colaboradores passam a ser aproveitados de maneira mais inteligente se forem realocados. O que, além de tudo, vai tornar o seu quadro mais enxuto e gerar maior engajamento. Pense que os desafios profissionais da equipe como um todo podem se expandir, a partir do momento em que o tempo passa a sobrar.

Além do mais, processos mais inteligentes geram menos erros. E como não é raro que os erros causem prejuízo financeiro, eles estão diretamente associados ao dinheiro da empresa.

Segurança

Em outras palavras, com um sistema ERP, diversos setores param de contar com a memória e organização feita por pessoas, que estão sujeitas a cometer erros devido ao cansaço, estresse e outros fatores. Sem o medo de errar, passa a haver automatização desses processos.

O processo de integração bancária acontece por um procedimento chamado de criptografia. A criptografia é uma técnica utilizada para trocar dados de forma cifrada pela internet — a mesma que faz a segurança de documentos militares, dados bancários e até informações estratégicas sigilosas de enormes corporações.

Os bancos realizam um complexo processo de homologação, auditoria e consultas no mundo inteiro para garantir a confiabilidade dos seus sistemas de criptografia. A troca de informações entre o seu ERP e os bancos é feita tendo todos esses processos como base.

Escalabilidade dos processos

Afinal, o que são processos escaláveis e o que um software ERP tem a ver com isso?

Softwares de ERP são customizáveis. Você pode dizer a um sistema desse tipo qual é a melhor maneira para ele realizar uma determinada tarefa. Além disso, também é possível efetuar mudanças de modo que o programa reflita a organização da sua empresa.

Programar isso demora algum tempo, mas depois que o caminho foi criado, basta replicar a lógica para outras atividades. Isso cria procedimentos claros e poupa tempo cada vez que for preciso treinar um novo funcionário, por exemplo. Explicaremos isso com mais detalhes adiante.

É possível integrar dados bancários com ERP?

Sim, é possível! Os melhores sistemas ERP já foram criados pensando na difícil tarefa de juntar as contas bancárias da sua empresa com a rotina diária do seu setor financeiro.

Integrar um sistema com bancos levanta sempre preocupações a respeito de segurança. A boa notícia é que os principais softwares ERP do mercado levam a sério questões como sigilo de dados e criptografia.

À medida que a tecnologia avança, surgem, inclusive, melhores opções de integração. Hoje, já existem soluções automatizadas para esse serviço que são seguras, práticas e cabem no orçamento.

O que essa integração pode melhorar na gestão?

Acima, falamos sobre as vantagens de se usar um sistema ERP. De certa forma, essas vantagens podem se aplicar também à integração bancária. No fundo, a integração aproveita o que de melhor um sistema de gestão como esse tem a oferecer.

Afinal de contas, o ERP serve para reunir em um mesmo lugar toda a parte informatizada da rotina administrativa e financeira de uma empresa, e isso só será totalmente atingido se envolver também a atividade bancária.

Em outras palavras, transações como saldos, boletos, recibos, conciliação bancária e extratos para órgãos governamentais (como contas de água, luz e telefone) são uma parte enorme da rotina contábil e financeira. Um ERP que não esteja integrado com os bancos não solucionará todos os problemas existentes na execução dessa tarefa.

Como a integração bancária afeta a produtividade da equipe?

Duas coisas assustam quando falamos de rotinas que envolvem bancos e uso de dinheiro da empresa ou de seus parceiros: falhas humanas e falhas operacionais. Essas duas coisas, no final das contas, acabam sendo reflexo de sistemas pouco amigáveis.

Dizemos que um software é amigável quando o seu usuário descobre facilmente como operá-lo e memoriza intuitivamente a ordem das funções, sendo capaz de transformá-las numa rotina. Afinal, que funcionário do setor de finanças de uma empresa realizará rapidamente um procedimento se tiver medo de errar?

Os sites bancários apresentam uma série problemas e inconsistências, e isso não inspira muita confiança ao usuário, que seria necessária para tornar replicáveis e escaláveis as ações.

Já um bom portal de integração bancária é criado utilizando conceitos de UX Design — que estudam e otimizam a interação entre pessoas e computadores, tornando os processos mais rápidos, inteligentes e intuitivos.

Uma interface com boa usabilidade mantém altos os níveis de motivação de seus colaboradores e ajuda a automatizar o trabalho. O resultado disso é o aumento da produtividade por todos os lados.

Quais são as principais funcionalidades da integração bancária?

Agora que já falamos sobre o que é integração bancária e a importância de se utilizar um sistema integrado de gestão (ERP), vamos para a parte mais prática deste artigo. Veja algumas das principais funcionalidades da integração bancária com um sistema ERP.

Conciliação bancária

Esse é um processo longo na maior parte das grandes empresas. Conciliar ponto por ponto do extrato bancário com o controle interno é, por vezes, exaustivo.

Não seria ótimo poder simplesmente importar o extrato pelo próprio ERP e fazer essa comparação automaticamente? Pense em quanto tempo isso economizaria e em como a sua empresa poderia poupar gastos evitando erros manuais.

Extrato online sincronizado

Pare de conferir manualmente entradas e saídas de caixa todos os dias. Sincronizando automaticamente suas transações, elas ficam muito mais rápidas e menos sujeitas a erros. E você ainda pode visualizá-las do seu celular, sem precisar nem mesmo de um computador por perto.

Além de praticidade e segurança, você adquire comodidade. Não deixe de fora o aspecto da qualidade de vida quando pensar em fazer uma integração bancária.

Transferências bancárias organizadas

Empresas de médio ou grande porte realizam transações financeiras com diversos bancos. São investimentos com e sem liquidez, pagamento de impostos, custos, boletos e diversos outros procedimentos.

A integração bancária oferece a oportunidade de visualizar e realizar esses procedimentos em um portal único. Nada mais de inúmeras senhas de internet banking nem vários números de contas correntes e poupanças diferentes sendo digitados todos os dias.

Acompanhe suas aplicações no mesmo local também e compare facilmente seus resultados.

Filtro inteligente

Agora, imagine a seguinte situação: consultando seus lançamentos, você ficou em dúvida sobre de onde saiu o dinheiro para pagar um boleto específico.

Se já se viu nesse cenário, provavelmente tirou um extrato de todas as contas correntes e poupanças da empresa e fez uma longa conferência, até localizar aquela transação. Conforme o porte da organização e a quantidade de contas que ela opera, isso pode ser um trabalho de horas.

Com a ajuda de um sistema ERP em que tenha sido feita a integração bancária, basta digitar alguma palavra que identifique aquela transação num campo de buscas e apertar Enter. Ou seja, localizar um depósito ou transferência é tão fácil quanto fazer uma busca cotidiana no Google.

E esse mecanismo não serve apenas para tirar as suas dúvidas. Usando um filtro inteligente para localizar item por item numa lista, é possível realizar até mesmo procedimentos complexos como uma conciliação bancária.

Arquivos de remessa integrados

As remessas bancárias são procedimentos complexos, a ponto de ser um grande desafio conciliar segurança e agilidade no processo de emissão e recebimento de boleto.

Só para se ter uma ideia, os bancos são obrigados a utilizar uma série de padronizações na emissão desses documentos. São os padrões Fenabran CNAB 900 e CNAB 240, que definem uma série de normas de formatação de arquivos de texto financeiros.

Operando um ERP integrado com todas as suas contas bancárias, você não apenas tem acesso a todos esses padrões, mas também faz remessas bancárias rápidas e seguras.

Além disso, com o filtro inteligente que mencionamos acima, fica muito mais fácil acompanhar suas remessas, mesmo que seja em tempo real.

Quais são as vantagens e facilidades que a integração bancária traz?

No início deste texto, mostramos como as vantagens de se utilizar um sistema ERP e fazer a sua conciliação bancária giram em torno de 4 aspectos principais: economia de tempo, economia de dinheiro, segurança e escalabilidade.

Falamos sobre como os processos ficam mais rápidos. Também mostramos que a rapidez acaba se tornando economia de dinheiro, com os colaboradores cometendo menos erros e tendo tempo para resolver outras questões.

Por último, mencionamos o quão segura e livre de erros a sua rotina de administração financeira pode se tornar.

Agora, vamos comentar alguns desses pontos mais profundamente e adicionar outros. Veja algumas das maiores vantagens e facilidades da integração bancária!

Escalabilidade dos processos

Por definição, escalável é todo processo que pode ser repetido sem aumentar os seus custos para a empresa. E isso é exatamente o que acontece quando você opera as contas da empresa por meio de um ERP com integração bancária.

Imagine o seguinte: um colaborador demora um certo número de horas para fazer a conciliação bancária de todas as contas da organização. Se a empresa dobra de tamanho e as contas também, passam a ser necessários dois funcionários para executar o mesmo trabalho no mesmo período. Logo, a receita dobrou, e os custos também.

Agora, se você investe o mesmo valor para adquirir um sistema de gestão integrada e realizar sua integração com os bancos, pode utilizar o mesmo funcionário para operar esse sistema e realizar inúmeras vezes a mesma tarefa em um período muito mais curto.

A escalabilidade de um processo como esse via ERP e integração bancária é o melhor argumento para convencer qualquer CEO ou diretor de empresa. Comece agora a demonstrar isso internamente!

Personalização do sistema

Pessoas diferentes possuem métodos diferentes. Uns são mais visuais e gostam de operar telas com divisões bem marcadas — digamos, a disposição de todas as contas bancárias na mesma tela, por exemplo. Outras preferem listas e gráficos. Há ainda os que rendem melhor examinando informações em forma de texto.

Não importa. O sistema dos portais que fazem a integração bancária é personalizável e permite que cada colaborador utilize seus próprios critérios visuais para organizar o seu trabalho, o que gera mais envolvimento e produtividade para a sua empresa.

A personalização rapidamente se converte em economia de tempo e menos estresse para os funcionários. Afinal, eles se cansam menos trabalhando com uma tela mais organizada. E, no fim das contas, menos estresse significa menos erros ocasionados pelo cansaço e menos dinheiro perdido.

Economia de tempo

Quase tudo que dissemos a favor da integração bancária até aqui aponta para a economia de tempo. Para gestores e chefes de departamentos administrativo-financeiros, desempenhar suas tarefas mais rapidamente traz como resultado, principalmente, qualidade de vida.

Com isso, queremos dizer que é, sim, possível diminuir os custos da empresa, alocar colaboradores em áreas que explorem melhor seu potencial, economizar tempo e aumentar os resultados do seu setor.

A consequência de tudo isso é o alívio do cansaço depois do trabalho, que se transforma em tranquilidade das horas de descanso. Ou seja, mais qualidade de vida e mais rendimento no dia posterior, uma vez que você chega no trabalho realmente descansado.

E, ao optar por um sistema ERP integrado com os bancos, não é só você quem colhe os benefícios. Os seus funcionários também.

Praticidade na emissão de documentos

Depender de outras pessoas para enviar e receber extratos ou outros documentos bancários é uma burocracia que pode ser evitada.

Como demonstramos ao falar sobre a escalabilidade dos processos no portal e no sistema ERP, não apenas você mas também qualquer um dos seus colaboradores estarão aptos a desempenhar essa tarefa. É todo um setor que respira aliviado com a integração bancária.

Facilidade de treinamento

Novos funcionários vão se adaptar muito mais facilmente às rotinas da sua empresa. Com as facilidades visuais de um sistema ERP e do portal de integração bancária, eles aprenderão mais rápido. Além disso, serão capazes de assumir integralmente suas atribuições em menos tempo.

Isso introduz no seu setor a perspectiva de escalar tudo, inclusive o recrutamento e seleção dos novos colaboradores.

Redução de custos com diversas integrações bancárias

Não se esqueça de que, hoje em dia, todas as novas contas e bancos devem ser manualmente integradas ao seu ERP. Ao realizar a integração bancária via portal único, os custos e a perda de tempo dessas integrações são substituídas por uma única.

Sua empresa passa a ter acesso a todos os bancos na mesma tela, seja ao acessar o portal ou ao utilizar a dashboard de um sistema de gestão integrada.

Com este artigo, esperamos que o processo de integração bancária e suas vantagens tenham se tornado claras para você. Abordamos alguns conceitos do design e da tecnologia da informação que são cruciais para fazer um processo desse funcionar. Porém, o objetivo foi de explicar isso de forma didática, sem muitos termos técnicos.

Tenha em mente que o investimento em um ERP e na integração dele com um portal único não tem desvantagens para você. Se você souber convencer o CEO ou o diretor administrativo da sua empresa disso, um novo mundo de produtividade, economia de tempo e de dinheiro e escalabilidade vai se abrir — não apenas para você, mas também para os seus colaboradores e superiores.

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