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      11 dicas de como escolher um sistema ERP adequado

      4 meses atrás - por:

      como escolher um sistema erp

      Os Sistemas de Gestão Integrada, ou sistemas ERP, podem ser considerados uma parte crucial do funcionamento de vários empreendimentos. Integrados às mais diversas rotinas, eles facilitam o trabalho de profissionais e integram times.

      Justamente por isso, a escolha do software corporativo é de grande importância para o sucesso do empreendimento a médio e longo prazo. Afinal, o sistema ERP deve estar alinhado aos objetivos e ao perfil do empreendimento, permitindo que suas funções sejam integradas cada vez mais à cadeia operacional da empresa e, com isso, facilitam a criação de fluxos de trabalho mais ágeis e com menos erros.

      No entanto, como escolher um sistema ERP adequado para sua empresa? É o que mostramos para você no post de hoje. Continue a leitura e descubra os 7 fatores que devem ser considerados!

      Como funciona o sistema ERP?

      O ERP é composto por três camadas. A primeira, também chamada de front-end, é a parte visível aos usuários, onde eles fazem requisições ao sistema e preenchimento de formulários, por exemplo. A segunda camada não é visível e engloba a lógica por trás dos bancos de dados do ERP e, por fim , a terceira armazena todos os dados que foram inseridos no software.

      As informações podem estar armazenadas nos servidores internos da empresa ou na nuvem. Neste caso, aumenta a mobilidade da solução, visto que ela pode ser acessada por dispositivos móveis mesmo fora da empresa, desde que haja conexão com a internet. Além disso, um ERP vem de fábrica com algumas funcionalidades básicas, sendo que algumas das principais delas são:

      • faturamento: corresponde a todas as receitas da empresa ao longo de um período de tempo definido;
      • financeiro: diz respeito à entradas e saídas de dinheiro, sendo crucial no controle de caixa;
      • compras: pode englobar tanto os insumos industriais quanto as mercadorias obtidas junto a fornecedores para que sejam revendidos;
      • RH: este módulo é responsável, entre outras coisas, pela gestão das folhas de pagamentos dos colaboradores, bem como o cálculo de todos os encargos;
      • fiscal: corresponde aos impostos que devem ser recolhidos em cada movimentação financeira da empresa.

      Quais os benefícios do ERP para a empresa?

      Quando a empresa investe em uma solução como o ERP ela está, acima de tudo, se inserindo na transformação digital. Isso significa um nível maior de competitividade e busca pela máxima satisfação de clientes, bem como a exploração de novos mercados. Entre os principais benefícios do sistema é possível citar:

      • aumento de produtividade, gerado pela automatização de rotinas;
      • redução de custos;
      • melhoria contínua dos processos;
      • informações passam a ser centralizadas em uma única plataforma, facilitando a visualização sistêmica do negócio.

      Que sinais demonstram que é hora de contratar um ERP?

      Sua empresa tem vários sistemas que não fazem integração entre seus dados? Ou, ainda, algumas atividades, como a contabilidade, demoram para serem concluídas? Essas duas situações, caso ocorram, podem ser suficientes para a companhia avaliar a necessidade de contratar um ERP.

      No primeiro caso, a não integração implica em retrabalho, gerando ineficiência e insegurança. Em relação à demora na realização de atividades, o ERP atua na automatização de tarefas, organização de documentos e na maior facilidade de acesso a eles, fazendo com que os colaboradores levem um tempo bem menor na hora de realizar buscas no sistema. Outros sinais de que a empresa precisa investir em um ERP são:

      • dificuldade de acesso aos dados do negócio, causada pela falta de integração entre os sistemas;
      • departamento de vendas ineficiente, uma vez que lida diretamente com estoque, fazendo com que a reposição de itens, por exemplo, ocorra sem uma necessidade real;
      • complexidade dos processos de TI, como demora nas rotinas de suporte e atualização dos softwares usados na empresa.

      Como escolher um sistema ERP para a sua empresa?

      Agora que você conhece os benefícios de um sistema de gestão integrada, acompanhe as subseções a seguir e veja as dicas que te ajudarão na hora de adotar um ERP na sua empresa!

      1. Identifique os principais problemas do negócio

      O uso de um Sistema de Gestão Integrada tem um grande impacto na forma como as atividades de uma empresa são executadas. Portanto, para que o ERP tenha um alto retorno, é importante que o gestor consiga avaliar quais são os principais pontos do empreendimento como um todo que necessitam de melhorias.

      Gargalos operacionais, integração entre setores e melhorias no acesso a dados são apenas alguns fatores afetados diretamente por um sistema de gestão integrada. Conhecendo a forma com que cada um deles se relaciona com as atividades da empresa, o gestor estará preparado para identificar a melhor opção de ERP do mercado.

      2. Defina as prioridades

      Esta dica está bastante atrelada à anterior, pois só será possível definir as prioridades quando se conhece as necessidades do negócio. Isso significa que nem sempre é possível resolver todos os gargalos de uma só vez, embora seja desejável. Se a companhia tem dificuldade em gerir o recolhimento dos impostos, por exemplo, não faz muito sentido priorizar a implementação de um módulo para gerenciamento de projetos, não é mesmo?

      3. Busque um sistema de fácil implementação

      Não adianta contratar um bom sistema se a sua curva de aprendizado é alta e o tempo de implementação é longo. Em outras palavras, é importante que os colaboradores tenham facilidade em manusear o software e explorar ao máximo os seus recursos, bem como a companhia não fique um longo tempo sem poder operar normalmente.

      4. Estabeleça um limite para o orçamento

      Isso significa que a aquisição de um software ERP não pode extrapolar o orçamento da empresa, mesmo que a solução seja benéfica. Se isso acontecer, os gestores devem repensar e aguardar o caixa ficar mais encorpado e, assim , fazer a compra sem causar desequilíbrios financeiros de curto prazo na companhia.

      5. Considere o custo-benefício

      Tão importante quanto não estourar o orçamento da empresa é saber se o investimento inicial será recuperado em pouco tempo. Na prática, isso consiste em avaliar, por exemplo, o quão automatizadas as rotinas se tornarão, de modo que os colaboradores possam deixar de lado o trabalho manual e se dedicar a atividades estratégicas.

      6. Crie um bom Service Level Agreement (SLA)

      O Service Level Agreement (SLA), ou Acordo de Nível de Serviço, define todas as obrigações da empresa responsável pelo desenvolvimento do software de gestão. Nesse sentido, a empresa deve criar um acordo que envolva um grande conjunto de indicadores, métricas de desempenho e suporte. Dessa forma, o ERP poderá atender os objetivos de médio e longo prazo do negócio com mais precisão.

      7. Consulte opções de suporte ao usuário

      O suporte dado ao usuário tem grande importância no sucesso da adoção do Sistema de Gestão Integrada e, além disso, na forma como os usuários lidarão com eventuais erros e problemas de software. Pensando nisso, é fundamental considerar o apoio que a desenvolvedora do ERP dá aos seus clientes. Quando bem-feita, essa medida reduz drasticamente o tempo gasto para a resolução de problemas e eliminação de dúvidas.

      Para conseguir esses resultados, a empresa deve avaliar a capacidade de suporte do desenvolvedor e como ele pode auxiliar em casos de quedas de software, travamentos e outras falhas. A partir disso, tire o maior proveito possível da solução adotada.

      8. Avalie se as funcionalidades estão alinhadas com os objetivos do negócio

      Uma boa ferramenta corporativa não é aquela que tem o menor custo de aquisição, mas sim a que se adapta melhor às necessidades do empreendimento. Seu ERP precisa se integrar às rotinas, solucionar problemas em fluxos de trabalho e otimizar serviços. Vale destacar, também, que o software de gestão torna todos os setores mais integrados, ampliando também o compartilhamento de informações entre departamentos.

      9. Pesquise sobre a escalabilidade da solução

      Uma solução escalável é aquela que permite a adição de novas funcionalidades sem perda de performance. A ideia de um ERP com essa característica é que a empresa não precise trocar de sistema caso queira expandir o seu volume de operações.

      Mesmo se o sistema contratado tiver um preço inicial elevado, por exemplo, lá na frente não será preciso migrar para outra plataforma, significando uma redução de tempo e custos.

      10. Leve em conta o seu nicho de atuação

      As soluções existentes no mercado foram projetadas para resolver demandas específicas de nicho. Quando se investe em um ERP com essa característica, tanto a implantação ocorre com rapidez como os resultados tendem a surgir, de modo que o investimento se paga dentro de pouco tempo.

      11. Compare diferentes soluções

      Mesmo indo à procura de um ERP voltado ao nicho da empresa, ainda existirão diferenças entre as soluções. Nesse sentido, é fundamental fazer um comparativo entre os sistemas, de modo que as vantagens e desvantagens de cada um deles fiquem claras aos gestores, facilitando a tomada de decisão sobre qual solução será adotada.

      Quais as consequências de não ter um ERP?

      Reiterando o que foi falado, o ERP é um meio de a empresa se inserir na transformação digital. Se a companhia tem problemas e insiste em permanecer com eles por receio de contratar uma solução, isso pode gerar ainda outras situações como:

      • menor produtividade;
      • menor retenção e fidelização de clientes;
      • desperdício de recursos.

      Diante disso, o responsável pela escolha do software de gestão deve avaliar como a ferramenta se integrará aos processos internos do empreendimento. A melhor escolha aumentará o valor agregado dos produtos e serviços do negócio, facilitando atividades, tornando a empresa mais lucrativa e permitindo que ela cresça cada vez mais. Além disso, na hora de comparar as soluções antes da aquisição, o gestor deve verificar se o software é escalável, pois caso não, ele correrá o risco de ter que trocar o sistema lá na frente, o que não é algo desejável.

      Gostou das nossas dicas de como escolher um sistema ERP? Então, aproveite a visita em nosso blog para conferir este post que fala sobre criptografia de dados e porque o ser ERP necessita de tal recurso!

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      eSales
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