O sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) é um sistema eletrônico de troca de informações online entre empresas. Com ele, a sua organização poderá enviar documentos, notas fiscais, recibos de pagamento e muito mais.

Esse sistema permite a integração de dados com um grupo de empresas, tudo para tornar o seu trabalho logístico mais fácil e flexível. A sua abrangência vai do setor público ao privado, do varejo à indústria.

Neste artigo, você lerá sobre a funcionalidade e os benefícios que a troca eletrônica de dados vai proporcionar para a sua empresa. Continue a leitura e confira!

Qual é a base de funcionamento do EDI?

O funcionamento do sistema eletrônico de dados se estabelece pela relação de softwares e redes de comunicação que são usados para realizar a transmissão dos dados.

Você pode contratar uma empresa terceirizada que trabalha com a implantação desse modelo, para que ela possa, por meio do seu sistema de informática, inserir esse software em seus dispositivos.

Quais são os seus benefícios?

São diversos os benefícios do intercâmbio eletrônico para a sua organização. Abaixo, citaremos alguns que são muito úteis.

Diminuição dos custos operacionais

A redução dos custos operacionais para a empresa é algo constantemente  almejado, ainda mais em épocas de crise econômica. Por isso, a sua organização precisa contar com os recursos que esse tipo de sistema oferece a você.

Com ele, a sua empresa terá menos gastos com funcionários, já que tudo será feito de modo eletrônico, o que permite a otimização do serviço e a redução de gastos com mão de obra.

Por exemplo, se antes era preciso de cinco funcionários para realizar uma determinada transação comercial, com a implantação do EDI, tudo será realizado com, no máximo, dois funcionários. Ou seja, a redução dos custos operacionais fará uma grande diferença em sua empresa para a obtenção de mais lucro.

Redução de erros operacionais

Todos nós já ouvimos o ditado popular que “errar é humano, mas persistir no erro, não”. Isso ensina que não podemos viver no erro, temos que aprender a superá-lo. Da mesma forma, é comum, na realidade empresarial, a ocorrência de muitos erros operacionais por causa da falha humana.

Contudo, a sua empresa não precisa mais ficar convivendo com isso, pois o EDI reduzirá esse problema para você. Lembre-se de que, com ele, tudo será feito eletronicamente. As chances de ocorrerem falhas são bem menores com a utilização desse sistema.

Não será mais preciso trabalhar com tantos papéis, para, depois, ainda ter que arquivar todo esse material. Isso facilitará o serviço da sua equipe e reduzirá as falhas operacionais para que a sua empresa tenha muitos ganhos.

Rapidez na verificação de informações

Como dito antes, o trabalho com muitos papéis proporciona mais chances de erros operacionais. Por isso, o sistema de EDI traz vantagens para a sua organização, além da rapidez na verificação de informações.

Como todas as informações estarão armazenadas eletronicamente, o acesso a elas será facilitado. O sistema vincula todos os dados inseridos, o que permite ao usuário realizar uma busca inteligente.

Por exemplo, você pode solicitar uma busca de todas as notas fiscais de uma determinada compra para a mesma empresa. Ademais, também pode utilizar, juntamente, um software de ERP para realizar tarefas, como mandar essas notas fiscais para algum cliente.

Melhora na comunicação departamental

Usando o EDI, a sua empresa terá uma melhor comunicação, tanto interna quanto externa, e a sua equipe de funcionários estará mais alinhada às demandas da organização.

Além disso, você estabelecerá uma comunicação mais eficiente com os departamentos das outras empresas, já que todas as informações estarão armazenas nos dispositivos das duas organizações.

Por exemplo, é comum o envio de documentos, como notais fiscais e recibos, por meio de motoboys. Com a implantação desse software, a sua empresa não terá que esperar até que esse profissional faça o deslocamento, pois tudo estará disponível em tempo real para todos os sistemas integrados com o EDI.

Segurança e confidencialidade nas transações

Outro benefício muito importante do EDI é a proteção e a confidencialidade nas transações feitas. Com o uso desse sistema, você não terá preocupações com a segurança dos dados que estão armazenados nessa plataforma.

Por isso, é fundamental que você contrate uma empresa com experiência em sistema de bancos de dados, para que todas as organizações envolvidas nessa integração possam realizar todos os processamentos com tranquilidade.

Qual a sua importância para a escalabilidade de uma empresa?

Diante de todos os benefícios que foram apresentados, a implantação do sistema de EDI, certamente, fará com que a sua empresa tenha maior faturamento— por causa da otimização de todo o processo de envio e recebimento de dados — e menos custo, já que você poderá reduzir a equipe de funcionários para realizar essa função.

Os ganhos de escalabilidade em conectividade serão um diferencial para o crescimento da sua empresa. Com isso, espaços para arquivamento de documentos também serão reduzidos, assim como gastos com o transporte para a sua entrega.

Como começar a utilizar?

Para começar a utilizar o sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), basta que você procure uma empresa especializada em integração de dados para que o sistema seja implantado nas organizações que farão parte dessa rede.

O sistema é de fácil manipulação, por isso, não trará muitas dificuldades para que os envolvidos possam controlá-lo. Desse modo, com algumas horas de treinamento, todos os que trabalharão com o software estarão ágeis para a função.

Portanto, você aprendeu, neste artigo, sobre como o Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) é importante para que as empresas possam realizar a integração de informações. Com esse software, você otimizará o tempo de trabalho e reduzirá os gastos com a equipe de funcionários. É útil que você procure implantar esse recurso nas organizações para a integração de dados.

Gostou de aprender sobre como integrar os dados das empresas que trabalham com você com a utilização do EDI? Para continuar sempre por dentro das novidades e crescer cada vez mais com sua empresa, siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook , Linkedin) para acompanhar todo o nosso conteúdo!