Diversificar as formas de pagamento é certamente uma facilidade que agrada o seu cliente — e os boletos bancários são umas das principais alternativas nesse sentido. No entanto, mesmo se tratando de um dos meios mais tradicionais de pagamento, muitas empresas ainda não aderiram a esse processo de recebimento.

Ao efetuar uma venda, você está conquistando um novo cliente. Dessa forma, se certificar de que não haverá nenhum problema quanto ao pagamento é essencial para a fidelização desse consumidor — e para a saúde financeira da sua empresa.

Neste texto, você vai encontrar informações sobre como utilizar os boletos bancários na sua organização de forma ágil e segura. Confira!

1. Como gerar boletos bancários?

O boleto bancário é uma forma de pagamento que possibilita a cobrança de valores. Tanto pessoas físicas como jurídicas podem emiti-los.

Para utilizar esse recurso, é necessário que a empresa ou indivíduo tenha uma conta bancária e solicite ao gerente da conta que ele a habilite para cobranças. A partir desse momento, já será possível emitir boletos.

O processo funciona da seguinte maneira: sua companhia será o beneficiário e, assim, responsável por emitir o boleto e encaminhá-lo para o pagador — no caso, seu cliente — no endereço que consta no cadastro.

Tudo isso deverá ser feito em período suficiente para que o pagamento possa ser efetuado, o que geralmente ocorre em até 5 dias úteis anteriores a data do vencimento.

A emissão pode ser realizada por meio de softwares específicos ou terceirizando as operações para uma instituição bancária. Assim que o banco aufere o pagamento, ele credita o valor na conta do cedente dentro do tempo de compensação estipulado em contrato, descontando o percentual ou taxa acordada pelo serviço.

O pagamento será realizado por meio das linhas digitáveis ou pelo código de barras em qualquer agência bancária, lotérica ou internet banking. Fica fácil perceber toda a comodidade que o boleto bancário traz para o seu cliente.

Além disso, é fundamental entender que existem tipos diferentes de cobrança por boleto, são eles:

Boleto avulso

Este modelo é usado nas cobranças únicas, ou seja, sem frequência de pagamentos. É a melhor opção para empresas que cobram por alguma mercadoria ou serviço em uma única parcela, como uma compra realizada por e-commerce, por exemplo.

Boleto em forma de carnê

Ideal para cobranças regulares, este modelo de cobrança é muito econômico, tendo em vista que todas as parcelas são emitidas de uma única vez e encaminhadas em forma de carnê para os clientes.

Esta é a alternativa ideal para as empresas que prestam um serviço ininterrupto e que cobram dos seus consumidores de acordo com o período de uso da aplicação. Por isso, é essencial estipular com o cliente por intermédio de um acordo o tempo da prestação de serviço para expedir o número certo de boletos.

Boleto no modelo de carnê simples

Este tipo de boleto não é sugerido por não possuir nenhum vínculo com o banco, ou seja, não é necessário que o fornecedor tenha uma conta–corrente para utilizá-lo. Pode ser criado manualmente e não existe segurança legal de pagamento, além disso, você pode ter muitos prejuízos se o cliente não pagar.

Quais as vantagens de se usar boletos bancários?

Entre os benefícios de optar pelo uso dos boletos bancários, podemos listar os seguintes:

• realizar a cobrança de forma impessoal, já que você pode enviar um boleto por email ou impresso por correio, sem necessitar ir à casa do cliente para receber;
• variar as formas de recebimento, facilitando o pagamento para o cliente e evitando perder vendas;
• fazer a cobrança mesmo não possuindo conta bancária e nem cartão;
• diminuir os custos das cobranças comparando com as taxas cobradas pelas operadoras de cartão;
• simplificar os cálculos das multas e juros de mora, em caso de atraso;
• controlar os recebimentos de cada boleto;
• agilizar o recebimento dos pagamentos, fazendo um comparativo com os recebimentos pelos cartões;
• efetuar o protesto nas situações em que as mercadorias entregues ou serviços prestados não forem pagos.

Confira também o nosso eBook – Guia prático: o passo a passo para começar a emitir boletos com registro

2. Como registrar os boletos bancários?

Com a cobrança registrada, todo o processo é mais seguro tanto para a empresa como para o cliente, já que o banco terá todas as informações referentes à transação.

Esse registro é realizado quando a companhia emite um arquivo de remessa direto para a instituição bancária. Nele, constam as informações pertinentes de forma que, se boleto não for pago, o próprio banco poderá encaminhar para protesto em caso de inadimplência do devedor.

Por fim, lembre-se de que, nos boletos bancários, devem constar informações relevantes para a identificação de dados básicos e compensação certa do valor devido. As principais são:

• nome do banco responsável por receber o pagamento;
• emitente da cobrança;
• agência/código do beneficiário;
• quem deve realizar o pagamento;
• o valor a ser pago;
• data limite para o pagamento;
• número com código de barras para captação automática;
• juros e multa de mora.

3. Como evitar fraudes?

Mesmo com o registro do boleto, é importante ficar atento a alguns itens para evitar as fraudes. Divulgar cuidados para o seu cliente pode evitar dores de cabeça tanto para você, quanto para ele. Confira alguns deles:

• verifique o código do banco: ele deve aparecer sempre no início do boleto;
• mantenha o antivírus do seu computador atualizado;
• verifique se todos os dados do boleto estão corretos;
• caso haja alguma inconsistência, não efetue o pagamento;
• disponibilize a linha digitável dos boletos por email.

4. Como utilizar sistemas na gestão dos boletos?

Agora que você já sabe a importância de utilizar o boleto bancário, falaremos sobre como gerenciar as informações e recebimentos de forma prática.

Com o uso de sistemas ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa), otimiza-se a forma de administrar as informações, tendo por consequência um suporte para a tomada de decisões. Por meio do ERP, todas as informações da sua empresa estarão dentro de um único sistema, podendo ser utilizadas de forma integrada e evitando erros por falta de comunicação.

Sistemas SaaS (Software as a Service) também podem oferecer soluções de integração bancária e emissão de boletos, automatizando operações e evitando erros. Saiba mais sobre o nosso Portal Interbancos.

Além disso, utilizando sistemas de integração de dados, torna-se mais fácil gerenciar suas operações. Com base nisso, podemos salientar, no contexto dos boletos bancários, como eles serão diretamente importantes no fluxo de caixa.

Veja um exemplo: uma empresa enviou o arquivo de remessa dos boletos para o banco. Logo, essa informação já estará nos registros do seu banco de dados.

Sem a utilização de um sistema de informação integrado, a pesquisa deve ser realizada item a item, no intuito de montar seu controle. Isso resultará em um maior gasto de tempo e poderá acarretar erros que possam passar despercebidos. Além disso, com a informação do valor total dos recebimentos e a data de vencimento dos boletos bancários, você poderá planejar seu fluxo de caixa, tornando o gerenciamento entre seus recebimentos e pagamentos interligados.

Todas as formas de otimizar seus processos são válidas. Quando você consegue transmitir esses benefícios para os seus clientes, os resultados são melhores ainda! Sendo assim, continue atento às novidades que surgem no mercado a todo momento.

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