Os Sistemas de Gestão Integrada, ou sistemas ERP, podem ser considerados uma parte crucial do funcionamento de vários empreendimentos. Integrados às mais diversas rotinas, eles facilitam o trabalho de profissionais e integram times.

Justamente por isso, a escolha do software corporativo é de grande importância para o sucesso do empreendimento a médio e longo prazo. Afinal, o sistema ERP deve estar alinhado aos objetivos e ao perfil do empreendimento, permitindo que suas funções sejam integradas cada vez mais à cadeia operacional da empresa e, com isso, facilitam a criação de fluxos de trabalho mais ágeis e com menos erros.

No entanto, como escolher um sistema ERP adequado para sua empresa? É o que mostramos para você no post de hoje. Continue a leitura e descubra os 7 fatores que devem ser considerados!

Como funciona o sistema ERP?

O ERP é composto por três camadas. A primeira, também chamada de front-end, é a parte visível aos usuários, onde eles fazem requisições ao sistema e preenchimento de formulários, por exemplo. A segunda camada não é visível e engloba a lógica por trás dos bancos de dados do ERP e, por fim , a terceira armazena todos os dados que foram inseridos no software.

As informações podem estar armazenadas nos servidores internos da empresa ou na nuvem. Neste caso, aumenta a mobilidade da solução, visto que ela pode ser acessada por dispositivos móveis mesmo fora da empresa, desde que haja conexão com a internet. Além disso, um ERP vem de fábrica com algumas funcionalidades básicas, sendo que algumas das principais delas são:

• faturamento: corresponde a todas as receitas da empresa ao longo de um período de tempo definido;
• financeiro: diz respeito à entradas e saídas de dinheiro, sendo crucial no controle de caixa;
• compras: pode englobar tanto os insumos industriais quanto as mercadorias obtidas junto a fornecedores para que sejam revendidos;
• RH: este módulo é responsável, entre outras coisas, pela gestão das folhas de pagamentos dos colaboradores, bem como o cálculo de todos os encargos;
• fiscal: corresponde aos impostos que devem ser recolhidos em cada movimentação financeira da empresa.

Quais os benefícios do ERP para a empresa?

Quando a empresa investe em uma solução como o ERP ela está, acima de tudo, se inserindo na transformação digital. Isso significa um nível maior de competitividade e busca pela máxima satisfação de clientes, bem como a exploração de novos mercados. Entre os principais benefícios do sistema é possível citar:

• aumento de produtividade, gerado pela automatização de rotinas;
• redução de custos;
• melhoria contínua dos processos;
• informações passam a ser centralizadas em uma única plataforma, facilitando a visualização sistêmica do negócio.

Que sinais demonstram que é hora de contratar um ERP?

Sua empresa tem vários sistemas que não fazem integração entre seus dados? Ou, ainda, algumas atividades, como a contabilidade, demoram para serem concluídas? Essas duas situações, caso ocorram, podem ser suficientes para a companhia avaliar a necessidade de contratar um ERP.

No primeiro caso, a não integração implica em retrabalho, gerando ineficiência e insegurança. Em relação à demora na realização de atividades, o ERP atua na automatização de tarefas, organização de documentos e na maior facilidade de acesso a eles, fazendo com que os colaboradores levem um tempo bem menor na hora de realizar buscas no sistema. Outros sinais de que a empresa precisa investir em um ERP são:

• dificuldade de acesso aos dados do negócio, causada pela falta de integração entre os sistemas;
• departamento de vendas ineficiente, uma vez que lida diretamente com estoque, fazendo com que a reposição de itens, por exemplo, ocorra sem uma necessidade real;
• complexidade dos processos de TI, como demora nas rotinas de suporte e atualização dos softwares usados na empresa.

Como escolher um sistema ERP para a sua empresa?

Agora que você conhece os benefícios de um sistema de gestão integrada, acompanhe as subseções a seguir e veja as dicas que te ajudarão na hora de adotar um ERP na sua empresa!

1. Identifique os principais problemas do negócio

O uso de um Sistema de Gestão Integrada tem um grande impacto na forma como as atividades de uma empresa são executadas. Portanto, para que o ERP tenha um alto retorno, é importante que o gestor consiga avaliar quais são os principais pontos do empreendimento como um todo que necessitam de melhorias.

Gargalos operacionais, integração entre setores e melhorias no acesso a dados são apenas alguns fatores afetados diretamente por um sistema de gestão integrada. Conhecendo a forma com que cada um deles se relaciona com as atividades da empresa, o gestor estará preparado para identificar a melhor opção de ERP do mercado.

2. Defina as prioridades

Esta dica está bastante atrelada à anterior, pois só será possível definir as prioridades quando se conhece as necessidades do negócio. Isso significa que nem sempre é possível resolver todos os gargalos de uma só vez, embora seja desejável. Se a companhia tem dificuldade em gerir o recolhimento dos impostos, por exemplo, não faz muito sentido priorizar a implementação de um módulo para gerenciamento de projetos, não é mesmo?

3. Busque um sistema de fácil implementação

Não adianta contratar um bom sistema se a sua curva de aprendizado é alta e o tempo de implementação é longo. Em outras palavras, é importante que os colaboradores tenham facilidade em manusear o software e explorar ao máximo os seus recursos, bem como a companhia não fique um longo tempo sem poder operar normalmente.

4. Estabeleça um limite para o orçamento

Isso significa que a aquisição de um software ERP não pode extrapolar o orçamento da empresa, mesmo que a solução seja benéfica. Se isso acontecer, os gestores devem repensar e aguardar o caixa ficar mais encorpado e, assim , fazer a compra sem causar desequilíbrios financeiros de curto prazo na companhia.

5. Considere o custo-benefício

Tão importante quanto não estourar o orçamento da empresa é saber se o investimento inicial será recuperado em pouco tempo. Na prática, isso consiste em avaliar, por exemplo, o quão automatizadas as rotinas se tornarão, de modo que os colaboradores possam deixar de lado o trabalho manual e se dedicar a atividades estratégicas.

6. Crie um bom Service Level Agreement (SLA)

O Service Level Agreement (SLA), ou Acordo de Nível de Serviço, define todas as obrigações da empresa responsável pelo desenvolvimento do software de gestão. Nesse sentido, a empresa deve criar um acordo que envolva um grande conjunto de indicadores, métricas de desempenho e suporte. Dessa forma, o ERP poderá atender os objetivos de médio e longo prazo do negócio com mais precisão.

7. Consulte opções de suporte ao usuário

O suporte dado ao usuário tem grande importância no sucesso da adoção do Sistema de Gestão Integrada e, além disso, na forma como os usuários lidarão com eventuais erros e problemas de software. Pensando nisso, é fundamental considerar o apoio que a desenvolvedora do ERP dá aos seus clientes. Quando bem-feita, essa medida reduz drasticamente o tempo gasto para a resolução de problemas e eliminação de dúvidas.

Para conseguir esses resultados, a empresa deve avaliar a capacidade de suporte do desenvolvedor e como ele pode auxiliar em casos de quedas de software, travamentos e outras falhas. A partir disso, tire o maior proveito possível da solução adotada.

8. Avalie se as funcionalidades estão alinhadas com os objetivos do negócio

Uma boa ferramenta corporativa não é aquela que tem o menor custo de aquisição, mas sim a que se adapta melhor às necessidades do empreendimento. Seu ERP precisa se integrar às rotinas, solucionar problemas em fluxos de trabalho e otimizar serviços. Vale destacar, também, que o software de gestão torna todos os setores mais integrados, ampliando também o compartilhamento de informações entre departamentos.

9. Pesquise sobre a escalabilidade da solução

Uma solução escalável é aquela que permite a adição de novas funcionalidades sem perda de performance. A ideia de um ERP com essa característica é que a empresa não precise trocar de sistema caso queira expandir o seu volume de operações.

Mesmo se o sistema contratado tiver um preço inicial elevado, por exemplo, lá na frente não será preciso migrar para outra plataforma, significando uma redução de tempo e custos.

10. Leve em conta o seu nicho de atuação

As soluções existentes no mercado foram projetadas para resolver demandas específicas de nicho. Quando se investe em um ERP com essa característica, tanto a implantação ocorre com rapidez como os resultados tendem a surgir, de modo que o investimento se paga dentro de pouco tempo.

11. Compare diferentes soluções

Mesmo indo à procura de um ERP voltado ao nicho da empresa, ainda existirão diferenças entre as soluções. Nesse sentido, é fundamental fazer um comparativo entre os sistemas, de modo que as vantagens e desvantagens de cada um deles fiquem claras aos gestores, facilitando a tomada de decisão sobre qual solução será adotada.

Quais as consequências de não ter um ERP?

Reiterando o que foi falado, o ERP é um meio de a empresa se inserir na transformação digital. Se a companhia tem problemas e insiste em permanecer com eles por receio de contratar uma solução, isso pode gerar ainda outras situações como:

• menor produtividade;
• menor retenção e fidelização de clientes;
• desperdício de recursos.

Diante disso, o responsável pela escolha do software de gestão deve avaliar como a ferramenta se integrará aos processos internos do empreendimento. A melhor escolha aumentará o valor agregado dos produtos e serviços do negócio, facilitando atividades, tornando a empresa mais lucrativa e permitindo que ela cresça cada vez mais. Além disso, na hora de comparar as soluções antes da aquisição, o gestor deve verificar se o software é escalável, pois caso não, ele correrá o risco de ter que trocar o sistema lá na frente, o que não é algo desejável.

Gostou das nossas dicas de como escolher um sistema ERP? Então, aproveite a visita em nosso blog para conferir este post que fala sobre criptografia de dados e porque o ser ERP necessita de tal recurso!