Em uma empresa, independentemente do nicho de atuação, existe a necessidade de a equipe estar atenta quanto à gestão de conformidade do negócio e as suas principais práticas recomendadas. Trata-se de um processo que vai assegurar a conformidade de acordo com o setor, de modo que as políticas empresariais sejam seguidas. Nesse sentido, vai possibilitar maior credibilidade para a organização, além de reduzir os riscos de pagamento de multas ou até mesmo de interdição por determinado período de tempo.

Neste material elaborado com base na entrevista com Mirane Torres, Gerente de Novos Negócios na eSales, a gente explica melhor sobre o que é a gestão de conformidade, qual é a sua importância, além de apresentar dicas de como devem ser as práticas mais recomendadas. Entenda!

Qual a importância da gestão de conformidade?

Primeiro, é interessante entendermos sobre a importância da gestão de conformidade para o negócio.

Preservação da integridade civil e criminal

Conforme abordamos, a gestão de conformidade contribui para que o negócio possa ter mais credibilidade perante o mercado, independentemente da área de atuação.

Nesse sentido, ao entender quais são os riscos e condutas consideradas não conforme, consequentemente há uma redução de riscos relacionados à exposição da administração da empresa, além de garantir que não haja nenhum tipo de conduta ilegal por parte dos profissionais do negócio.

Aumento de eficiência da empresa

Aumentar a eficiência da empresa sem que isso afete a qualidade de produtos e serviços é um dos principais fatores buscados pelas organizações. No caso de uma gestão de conformidade efetiva, há a redução da incidência de fraudes no negócio. Ou seja, a equipe não precisa dedicar o seu tempo para gerenciar crises e tem a oportunidade de ser mais estratégica de acordo com os objetivos gerais do negócio.

Além disso, deve-se destacar que há um aumento de qualidade no que diz respeito às principais decisões tomadas pela empresa, o que naturalmente traz uma redução de custos para a organização. Novamente, um ponto que deve ser destacado, principalmente se conta com metas mais agressivas relacionadas ao ganho anual.

Vantagem competitiva

Adquirir vantagem competitiva contribui para melhorias da imagem do negócio no mercado. Com uma gestão de conformidade, como os riscos de algum escândalo envolvendo o nome da empresa reduzem significativamente, a organização ganha destaque entre os clientes, de modo que saia à frente dos principais concorrentes.

Quais os desafios da gestão de conformidade?

Outro ponto que é importante entendermos está voltado para os desafios de uma gestão de conformidade. De acordo com Mirane, talvez “a comunicação e engajamento das pessoas nas organizações seja um dos principais desafios. Deixar claro todos os riscos inerentes às violações é fundamental”.

Por essa razão, é essencial contar com um time que faça esse gerenciamento, que realize treinamentos com toda a empresa para que as pessoas entendam sobre a importância do tema para a credibilidade do negócio, bem como:

• mantenha as diretrizes da empresa sempre atualizada;
• garanta que essas diretrizes estejam alinhadas e aplicadas no dia a dia;
• mantenha o negócio focado em seus propósitos sem esquecer das políticas de conformidade.

Quais as ferramentas e práticas mais recomendadas?

Quando abordamos sobre gestão de conformidades, não podemos deixar de lado uma comunicação clara e alinhada com todo o time. Além disso, é preciso que a equipe saiba o que é uma gestão de conformidade, qual é a sua necessidade, bem como as diretrizes que normalmente devem ser seguidas pela empresa para garantir esse tópico.

Segundo Mirane, é importante ainda que existam políticas internas bem definidas e processos auditáveis, além de a compreensão clara de que a conformidade tem relação tanto com o ambiente interno quanto com o ambiente externo das empresas.

No que diz respeito ao setor logístico, também devemos destacar algumas particularidades. Nele, há a necessidade de abranger a cadeia como um todo, tendo sempre como objetivos de identificar, monitorar, prevenir, resolver e orientar os envolvidos.

Como a automação pode auxiliar no trabalho de gestão de conformidade?

Sabemos sobre a importância da automação nas mais diversas frentes do mercado logístico. Por meio dela, há redução de custos por parte das empresas, maior eficiência nas tomadas de decisão, bem como reduzem as chances de erros. Por fim, garante o aumento da produtividade e centraliza as informações em uma única ferramenta, o que possibilita mais facilidade para o trabalho da equipe como um todo.

No caso da gestão de conformidade, esse ponto auxilia com a devida padronização, além de trazer mais segurança. Isso ocorre porque todas as etapas são rigorosamente seguidas por meio de um padrão estabelecido. Consequentemente, ela acaba disciplinando as pessoas envolvidas no processo. Caso uma etapa não cumpra com o esperado, uma nova ação precisa ser argumentada e registrada para a auditoria.

Produto eSales

A eSales é uma importante aliada para o setor logístico nas mais diversas frentes. No caso da gestão da conformidade, não seria diferente. Por meio da plataforma de contratação de fretes do nosso produto, todas as etapas podem ser feitas em uma mesma ferramenta — desde a cotação até a efetiva contratação precisam estar em conformidade com as diretrizes básicas do processo.

Na prática, isso significa que sempre que o embarcador optar por um transportador distinto das regras do negócio, o sistema vai exigir que ele justifique a ação.

Diferenciais da eSales no mercado

Mirane afirma que a “eSales empenha-se em gerar conexões de valor para transformar negócios, mas sempre atento às boas práticas de mercado. E esse olhar amplo é o que nos trás destaques — estarmos atentos, ouvindo os nossos clientes e conectando as melhores práticas de mercado às suas necessidades”, afirma.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a gestão de conformidade, a importância que ela traz para o negócio, além de conferir como a automação contribui para esse processo. Para que todas as etapas da gestão sejam cumpridas com eficiência, é importante contar com um fornecedor de qualidade e que esteja atento às particularidades do mercado logístico, uma vez que garantirá melhores resultados para a empresa.

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