Trabalhar no meio logístico significa lidar com todo tipo de informação e ainda ter que manter a organização de toda a cadeia logística para evitar gargalos. Atualmente, existem diversas formas de se planejar para evitar desorganização de dados e minimizar seus impactos negativos. Uma solução é a emissão do romaneio de entrega.
Ter as informações sobre um produto centralizadas para potencializar a qualidade dos serviços logísticos é o desejo de qualquer um, não é mesmo? Pensando nisso, nós elaboramos este artigo, para que você compreenda em detalhes esse documento.
Aqui, você também entenderá como ter os dados de uma operação de frete em um documento pode ajudar sua empresa e de que forma uma solução tecnológica pode contribuir positivamente para esse processo. Continue com a gente e confira. Tenha uma boa leitura!
O que é o romaneio de entrega?
O romaneio de entrega ou romaneio de embarque, como também é conhecido, é o documento que reúne os dados essenciais de uma carga visando facilitar os procedimentos de todos os envolvidos em uma operação, desde os responsáveis por um carregamento até mesmo a transportadora.
Para emitir o documento, você pode considerar um template de planilha, mas pense bem antes de optar por essa saída, visto que diariamente as atividades do setor envolvem o manuseio de inúmeros relatórios e documentos.
Pensando em facilitar o dia a dia de sua equipe de logística, você pode optar por uma solução tecnológica que funcione a partir do lançamento de informações que serão armazenadas para o uso sempre que você desejar utilizá-las em diferentes romaneios.
Veja a seguir como emitir o documento. Listamos quais são as informações relevantes para a operação e como você pode efetuar a emissão.
Como o romaneio de entrega pode ser emitido?
Caso você opte pela emissão em uma planilha, basta construir um layout que comporte todas as informações necessárias.
Por outro lado, se escolher a praticidade de uma solução tecnológica como sua aliada nessa tarefa, o lançamento dos dados dos produtos, bem como da empresa, deverá ser efetuado em campos específicos que você certamente encontrará de maneira fácil na interface do sistema.
Para tornar a atividade ainda mais ágil, poderá ser feito o cadastro de cada informação, por exemplo, os dados da transportadora, os dados de um produto e as informações complementares que facilitem a execução de uma operação de transporte.
Veja abaixo algumas informações que você deve mencionar no romaneio de entrega:
- identificação do pedido;
- identificação do produto;
- especificação do tipo de embalagem empregado no transporte;
- quantidade de volumes;
- dimensões das embalagens;
- peso líquido e peso bruto;
- notas fiscais que acompanham as mercadorias.
Também é possível explorar recursos como o cadastro das informações de sua empresa. Assim, após armazenar os dados no sistema uma vez, nas próximas ocasiões que precisar usá-los, não será necessário digitar nome, endereço, CNPJ e contato novamente, pois haverá a integração desses dados, que poderão ser pesquisados e incluídos em seus respectivos campos de forma eficiente.
Nesse processo de emissão do documento, o responsável pela tarefa pode considerar a inclusão de informações úteis que visem reforçar as instruções para o transporte, por exemplo, local de origem e local de destino.
Qual a importância desse processo?
Para compreender melhor a importância desse processo, separamos a seguir algumas situações que podem ocorrer no meio logístico e como o documento pode ser aplicado visando auxiliar na resolução desses casos. Assim, é possível evitar problemas para sua empresa. Confira!
Evita a constatação de informações inconsistentes
Sabemos que, pelas estradas estaduais e federais, a fiscalização está cada vez mais atenta às diversas situações que possam indicar fraude ou uma operação irregular, não é verdade?
Em meio a essas fiscalizações, pode ocorrer a conferência documental da carga e, se o fiscal julgar necessário, a conferência física.
Quando isso acontece, mas o transportador tem um romaneio de entrega em mãos, ele pode utilizar o documento para confrontar informações sobre a carga com as notas fiscais e com o resultado de uma eventual pesagem do caminhão.
Havendo inconsistência de informações, as autoridades podem aplicar multas. Nesse caso, a segurança de uma solução tecnológica, que tem como vantagem a diminuição de erros em emissão de documentos, pode assegurar a precisão de informações e evitar qualquer tipo de penalidade.
Impede a indisponibilidade de informações
Uma situação que pode acontecer e que impacta as operações logísticas de transporte de forma negativa é a indisponibilidade de informações. Uma empresa sem processos bem definidos é mais sensível a esse tipo de ocorrência.
Imagine não ter os dados pertinentes a cada produto armazenados de forma segura. Isso pode gerar atrasos nos processos logísticos e comprometer toda a operação até que as informações necessárias sejam obtidas.
Como os produtos apresentam padrões de manufatura, suas características serão sempre as mesmas, incluindo dimensões e peso. Por isso, uma solução tecnológica pode armazenar esses dados, assim você pode rever os cadastros vez ou outra e somente se houver mudanças em seus padrões.
Aqui o documento de romaneio de entrega pode impedir esse tipo de problema, visto que suas informações serão preenchidas com base em dados que já constam em um sistema.
Fortalece a transparência na entrega de informações
Existe algo que os clientes valorizam muito: a transparência e a facilidade no acesso às informações.
Um cenário comum há alguns anos era a falta de clareza e acesso aos dados relacionados às operações logísticas. Hoje, ainda há empresas que sofrem com esse tipo de problema. Por isso, aproveitar o uso de um documento como o romaneio é uma excelente vantagem competitiva.
Por meio de sua apresentação, sempre que solicitado, a empresa pode efetuar a prestação de contas das informações com clareza e objetividade. Logo, conquistar ainda mais a confiança de um cliente será algo que acontecerá naturalmente como resultado de um trabalho bem executado.
Melhora a produtividade da equipe
O romaneio de cargas facilita todo o processo de logística, consequentemente, os colaboradores podem se dedicar a outras importantes atividades para a empresa. Nesse contexto, a equipe consegue produzir de forma eficiente e, além do mais, proporcionar ótimos resultados para o negócio. Assim, é primordial buscar ações que favoreçam o crescimento e o desenvolvimento da organização. Compreenda que o romaneio ajuda tanto o empreendedor quanto o motorista.
Contribui para a conferência de comprovantes de entrega
É necessário destacar que, quando um motorista retorna com os canhotos dos comprovantes das entregas assinados corretamente, fica mais simples para os colaboradores responsáveis conferirem se tudo está certo e se podem contar com o romaneio de carga para se certificar de que os dados estão corretos.
Contribui para a prestação de contas por parte dos motoristas
Quando o romaneio é retirado e as mercadorias são despachadas, a responsabilidade sobre os produtos é transferida para o motorista. Nesse contexto, ele pode ser aplicado para a prestação de contas no retorno à organização, utilizando os comprovantes de entrega para comparar tudo que foi enviado com os dados emitidos no documento.
Dessa forma, diversas organizações costumam retirá-lo em duas vias, sendo que uma fica guardada na organização até o retorno e a outra viaja com o motorista, para que ele possa gerenciar o processo de entrega de forma eficiente.
Facilita o acesso às informações pelos clientes
O romaneio emitido e gerenciado por meio de um satisfatório sistema de gestão ocasiona um aspecto muito essencial para o fortalecimento da credibilidade da empresa: a transparência na interação com os seus clientes. Isso porque é um documento importante para o rastreamento e a localização dos produtos.
A partir dessa ideia de funcionamento, os próprios clientes são capazes de ficar por dentro de qualquer atualização do status de seu produto. Para isso, basta acessar o site da organização a qualquer momento.
Contribui para o gerenciamento de riscos
Contudo, o transporte de cargas consiste em um trabalho que está sujeito a falhas e riscos. As oportunidades de sinistro durante um percurso são altas, visto que as chances de roubos, acidentes e assaltos podem ocorrer ao redor do país. Além do mais, há sempre a chance de acontecerem contratempos no trajeto, os quais ocasionam possíveis prejuízos e avarias.
Nessas situações, a seguradora pode pedir uma cópia do romaneio de carga para verificar quais são as mercadorias transportadas. Desse modo, esse documento funciona como um importante resguardo para a organização, permitindo um processo de indenização dos prejuízos mais rápido.
Assim, o romaneio de carga é um documento fundamental para garantir a ordem, o gerenciamento e a segurança dos dados, bem como as atividades de distribuição de uma instituição. Além de todos os seus benefícios, criá-lo é uma atividade simples que pode ser aperfeiçoada com a ajuda de algumas ferramentas tecnológicas.
Portanto, ele é fundamental para resguardar a empresa e o gerenciamento das rotinas de transporte dentro de uma transportadora. Além de gerar diversos benefícios para a otimização dos processos, sua criação e emissão são etapas simples e que apresentam um baixo custo, o que permite uma relação custo-benefício muito satisfatória.
Conseguiu perceber a importância do documento? Neste artigo, aprendemos o que é o romaneio de entrega, como ele pode ser emitido e quais são as informações essenciais para sua emissão, além de algumas de suas aplicações nas operações logísticas e também a forma como uma solução tecnológica pode potencializar o desempenho de toda a tarefa que envolve o documento. Esperamos que as informações sejam úteis para você.
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