Ter um setor de compras eficaz é fundamental para que a empresa conquiste bons resultados e se torne mais competitiva. Contudo, para que isso ocorra, esse departamento precisa ser estratégico e bem organizado. Com o avanço da tecnologia, diversas medidas podem ser implementadas para aprimorar os processos, entre elas, o procurement.

Apesar da sua importância e vantagens para a companhia, muitos empreendedores e gestores não sabem como essa ferramenta funciona e como ela pode contribuir para um departamento de compras e logística mais eficientes.

Pensando nisso, elaboramos este post para esclarecer os principais pontos sobre o procurement. Confira!

O que é procurement?

O procurement é necessário para a empresa tendo em vista que, por meio de condutas estratégicas e da definição de diretrizes e regras, esse recurso aprimora a relação da companhia com seus fornecedores. Além disso, alinha o departamento com outros setores. Seu significado está ligado à aquisição, compras ou aprovisionamento. Nos dias atuais, é visto como um processo que abrange vários elementos relativos à gestão de toda cadeia logística da companhia.

Dessa forma, é possível dizer que está relacionado a todo o procedimento necessário para aquisição, mas com condutas estratégicas. Na prática, da procura por melhores fornecedores até o pós-compra, o procurement envolve atividades como:

• negociação e sincronização entre organizações e fornecedores;
• cotação, avaliação e escolha de fornecedores;
• transporte, logística e recebimento de pedidos;
• aquisição de matérias-primas, mercadorias e serviços;
• gerenciamento de minutas e demais contratos;
• analise de performance e feedback das entregas e dos fornecedores.

Assim, conforme a finalidade do procurement, a área responsável controla todo o ciclo logístico que engloba a relação entre empresa e fornecedores, bem como a administração de produtos e suprimentos que precisam ser comprados.

O uso do recurso proporciona mais segurança às empresas no momento de realizar as compras de suprimentos. Desse jeito, é criado um planejamento confiável que pode evitar prejuízos ao negócio, além de atrasos na produção ou entrega de mercadorias, aprimorando a logística.

Muitas vezes, o conceito é confundido somente com a função de compras, no entanto, ele engloba diversos aspectos de uma cadeia de suprimentos. Além disso, contém fatores estratégicos relevantes para proporcionar mais eficiência ao gerenciamento dos processos de compras.

Como o procurement pode ajudar no setor de compras da empresa?

O procurement altera a maneira como as negociações e compras são efetuadas, e influencia diretamente o setor. Durante muito tempo, as compras B2B eram realizadas manualmente e com pouca estratégia. Com a utilização do procurement foi possível melhorar os resultados da companhia, provocando o aprimoramento da gestão de compras. Dessa forma, ele padroniza o ciclo de produtos e compras, evitando o desabastecimento, por exemplo.

O procurement procura compreender as finalidades da organização, definindo diretrizes e estratégias em conformidade com as necessidades do negócio. Contribui também para a diferenciação das compras diretas (impactam diretamente na atividade principal) das indiretas (materiais de suporte). Veja a seguir suas principais colaborações para o setor.

Pesquisa de mercado

Após saber quais são suas necessidades, a empresa realiza uma análise de mercado, averiguando as melhores alternativas e tendências que podem ser vantajosas, abarcando cotação, avaliação e escolha de fornecedores qualificados.

Gerenciamento das transações

Todas as compras são registradas e, dessa forma, o gestor tem um histórico com dados relevantes, como quantidade de matéria-prima necessária para cada período do ano, preços e qualidade dos serviços dos fornecedores.

Acompanhamento dos pedidos

O procurement executa o recebimento dos pedidos e averígua se as entregas estão de acordo com os contratos. Observando, por exemplo, a quantidade das mercadorias, os padrões de qualidade pré-definidos e o cumprimento dos prazos.

Avaliação dos fornecedores

Por meio da averiguação de métricas, o procurement acompanha as compras, avalia os fornecedores e disponibiliza feedbacks em busca de um alinhamento mais preciso com os parceiros.

Quais são os benefícios de utilizar o procurement?

As mudanças provocadas pelo procurement propiciam vários benefícios para a empresa, capazes de otimizar os resultados do negócio. Veja a seguir os principais:

• economia de tempo: o comprador consegue visualizar informações no sistema, identificando as melhores opções para cada operação. As ordens de compras podem ser realizadas conforme o cronograma de produção, de maneira automatizada;
• maior concorrência entre fornecedores: com o cadastro de vários fornecedores, os compradores podem avaliá-los de uma melhor forma, inserindo preços e prazos de pagamento;
• diminuição dos custos: por meio da automatização e otimização dos processos envolvidos, com a avaliação de muitos fornecedores, pode-se adquirir produtos e insumos com agilidade, garantindo vantagens como economia de recursos financeiros;
• maior qualidade: a gestão de fornecedores, a padronização dos processos e a pesquisa de mercado são alguns pontos que têm como finalidade adicionar qualidade nos produtos e serviços da organização. Em vez de procurar sempre pelo menor preço, os profissionais buscam pelas negociações mais atrativas, gerando qualidade nos produtos oferecidos aos clientes;
• aumento da responsabilidade: nos dias atuais, é primordial que as instituições vejam além dos produtos e serviços oferecidos. Se adequar às imposições ambientais, prezar pela sustentabilidade e entender o impacto social é imprescindível para empresas que buscam o desenvolvimento, e isso também compreende o procurement.

Entre outras vantagens estão:

• agilidade nos processos;
• clareza, objetividade e auxílio na tomada das melhores decisões;
• vantagem competitiva;
• melhor atendimento ao cliente;
• visão estratégica por meio da compreensão dos dados gerados no sistema;
• aumento da eficiência em toda a gestão de compra da empresa.

Dessa forma, é possível perceber que o processo de compras pode ser entendido como o começo da cadeia de suprimentos. Assim, o êxito de uma companhia se inicia justamente nessa fase. Por esse motivo, é necessário que ela seja cada vez mais eficaz, disponibilizando diversos benefícios para o negócio.

Conseguiu entender melhor o que é o procurement, sua importância e benefícios? Ao implementá-lo na empresa não só o setor de compras, mas toda a cadeia de suprimentos ganha eficiência, qualidade e praticidade, sendo muito importante para o negócio se tornar mais lucrativo e competitivo no mercado.

Achou este post interessante e quer entender melhor sobre outros assuntos? Então, assine agora mesmo nossa newsletter e receba todas as novidades em primeira mão!