Gerenciar um sistema de folha de pagamento pode representar uma tarefa bastante complexa para muitas empresas. Nos estágios iniciais de vida do negócio, um processo manual pode até funcionar bem para um pequeno grupo de colaboradores. Mas, à medida que a empresa cresce, os métodos manuais de registros, cálculos e geração de relatórios podem se tornar ineficientes muito rapidamente.

Embora cada organização tenha um conjunto de tarefas únicas, existem algumas técnicas que podem ser utilizadas para melhorar os processos.

Pensando nisso, listamos abaixo algumas dicas eficientes de como você pode otimizar o sistema de folha de pagamento da empresa. Confira!

1. Programe os pagamentos para o mesmo período

A maioria das empresas mantém diferentes programações de pagamento, tais como semanais, quinzenais e mensais em dias alterados. Essa prática pode ser vantajosa para alguns colaboradores receberem em datas favoráveis particularmente, mas, na prática, pode levar o gestor a cometer equívocos e gastar muito tempo repetindo o mesmo processo.

Para resolver isso, defina uma ou duas datas certas durante o mês para realizar todos os pagamentos, concentrando a realização da atividade e tornando o sistema muito mais eficiente.

2. Faça a automatização de pagamentos

No dia a dia da organização são muitas as preocupações e demandas de serviço. Por isso, investir em soluções tecnológicas permite que os processos sejam automatizados de forma segura, rápida e eficaz.

Com a automatização de pagamentos não é necessário lançar os pagamentos manual e diariamente (o vale-transporte, o salário de colaboradores, as contas a pagar e as contas a receber, por exemplo), pois o software faz isso de forma automática.

Assim, o setor financeiro da empresa pode ser mais dinâmico e ter a confiança de que todos os documentos lançados serão pagos e recebidos no dia correspondente.

3. Simplifique seu sistema de folha de pagamento

Contar com um software de gestão da folha de pagamento é uma estratégia fundamental para otimizar os processos, mas pode representar um problema se ele não funcionar de forma integrada com o ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa.

Isso porque o ERP é responsável pelo planejamento de todos os recursos da empresa, ou seja, é um software que integra todos os dados e processos. Por isso é importante rever todos os passos do processo do sistema de folha de pagamento para analisar se é possível integrá-lo ao programa.

Para otimizar ainda mais o sistema, liste os pontos falhos indicando soluções de melhorias para o uso do software de forma integrada. Simplificar e consolidar o uso do software existente são meios eficazes de melhorar a sistema de folha de pagamento.

4. Tenha um sistema sempre atualizado

Manter um software atualizado pode ajudar a agilizar todos os processos envolvidos no sistema de folha de pagamento da empresa. Com tecnologias mais recentes, o setor de RH pode ter uma diminuição significativa no tempo gasto nessas tarefas e pode garantir maior precisão nos registros, nos cálculos e nos pagamentos dos salários e benefícios dos colaboradores.

Um bom exemplo de software é o Saas (Software as a Service), um programa (pago ou gratuito) que não demanda instalação nos computadores: seu acesso é feito pela internet. Os SaaS recebem atualizações automaticamente e podem ser acessados de qualquer lugar, promovendo mais flexibilidade.

No entanto, é bom lembrar que um programa de computador sozinho não vai resolver todos os problemas. É preciso também ter estratégias para que o seu uso correto realmente resulte em melhorias.

5. Escolha o melhor sistema para a sua realidade

Podemos encontrar inúmeros softwares de gestão de controle de pagamentos no cenário corporativo. O ideal é você identificar qual é a realidade da empresa, saber exatamente quais são os desafios e as principais necessidades. Somente assim você encontra o programa ideal, que supra todas as suas demandas.

Você já imaginou contratar um software que permite, por exemplo, que cada usuário possa inserir uma foto em seu perfil e atualizar o seu status diário mas, não permite que ele faça a automação dos pagamentos? Se o seu objetivo é melhorar o sistema de pagamentos, não vai adiantar ter um programa que não permite isso, você concorda?

6. Atualize-se

A capacitação contínua é extremamente importante para garantir um setor com profissionais mais preparados e atualizados, uma vez que o gerenciamento da folha de pagamento sempre foi uma profissão dinâmica e evolutiva. As mudanças na tecnologia, ferramentas e serviços disponíveis e nas normas e regulamentações exigem que os profissionais estejam sempre antenados e em constante evolução dos seus conhecimentos.

O papel do gestor de RH também está em constante expansão e, em muitos aspectos, evoluindo com tecnologias desenvolvidas exclusivamente para atender a demanda dos profissionais do setor e contribuir para inteligência do negócio.

7. Use as ferramentas digitais para controle

Quando falamos no ambiente corporativo, não é nenhuma novidade que uma das maiores tendências é a utilização de ferramentas digitais em todos os setores. Ambientes que investem em alta tecnologia melhoram:

• comunicação entre os setores;
• troca de informações;
• monitoramento de atividades por gestores;
• transmissão das informações;
• facilidade na obtenção de dados importantes;
• compartilhamento de informações.

8. Realize backups periódicos

Manter as cópias de todos os arquivos gerados pela empresa é de extrema importância para que nenhum dado seja extraviado com o passar dos anos. Além disso, você já imaginou quão grande seria o problema de perder todos os documentos da empresa?

A notícia boa é que, muitos softwares de gestão já fazem isso automaticamente, ou seja, nenhum colaborador precisa ficar encarregado para isso, facilitando ainda mais o dia a dia da organização.

Esse sistema é muito mais confiável do que emitir cópias físicas, além de ser menos burocrático e mais fácil. Além disso, quando você precisa procurar um documento importante de anos atrás, utilizando o mecanismo de busca, é muito mais rápido.

9. Padronize os cargos e salários

A essa altura, você sabe da importância em engajar os colaboradores para que eles se sintam motivados em crescer com a organização. Além de facilitar o sistema de folha de pagamento da empresa, a equipe interna produz cada vez mais e sabe até onde pode em paralelo com os objetivos da organização. Mas, para isso é necessário ter padronizado uma boa estrutura de cargos e salários. Isso é importante porque:

• os colaboradores identificam em qual patamar eles se encontram e até onde eles podem chegar;
• torna o sistema salarial mais justo;
• controla o sistema financeiro, admissões e demissões mais rápida e fácil;
• norteia a empresa para manter uma boa organização;
• retém e atrai novos talentos.

Como um profissional de gestão do sistema de folha de pagamento, o seu trabalho exige que você facilite a execução de tarefas por meio de processos mais otimizados. Por isso, seguir essas dicas será importante para minimizar a carga de trabalho e deixar os processos mais enxutos e confiáveis.

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