Em toda a sua atividade, uma empresa tem a necessidade do consumo de suprimentos. Da produção até as tarefas comuns do dia a dia, é preciso usar matéria-prima, itens de escritório, móveis, eletrônicos e muito mais. Para garantir que nunca falte nada disso, a gestão de materiais é imprescindível!
Mais do que ter a certeza de que tudo estará disponível, o trabalho também se estende a planejar: financeira e logisticamente. A gestão de logística e distribuição torna a rotina interna eficaz e garante equilíbrio econômico à empresa.
Neste post, a gestão de materiais será abordada em detalhes! Entenda seus pilares e saiba quais práticas são indispensáveis no cotidiano.
Os pilares da gestão de materiais
Uma gestão de materiais eficiente é um trabalho mais amplo do que se pode pensar. Resultados de destaque só são alcançados quando é possível estabelecer organização e boas práticas em três frentes: compras, estoque e logística/distribuição.
Consequentemente, esses são os pilares de uma gestão de materiais completa e eficaz. A seguir, entenda melhor como esses segmentos são importantes, de que modo devem ser geridos e o impacto no cenário amplo de gestão!
Gestão de compras
Uma empresa está sempre diante da necessidade de comprar insumos, materiais, matéria-prima e uma série de outros itens. Todos eles, de algum modo, são decisivos para que a companhia consiga executar a sua atividade. A questão é que, mais do que comprar, é preciso organizar como e quando essas aquisições são feitas.
A gestão precisa, primeiramente, estabelecer uma rotina de controle de consumo desses insumos e materiais. A partir disso, é possível ter eficiência na hora de detectar, por exemplo, quando é a hora certa de fazer um novo pedido de determinado material que a empresa precisa para a sua produção.
Em meio a isso, também há a necessidade do planejamento financeiro. Essa parte do trabalho engloba a gestão do capital de giro e o fluxo financeiro da empresa. Só assim é possível controlar o consumo de material e, na hora que for necessário, fazer novos pedidos que podem ser custeados.
Gestão de estoque
Muito ligado à gestão de compras, o controle e a administração do estoque também é parte integrante e pilar importante da gestão de materiais. Toda companhia tem determinado volume de insumos estocado, e isso é fundamental para a dinâmica de funcionamento daquela empresa.
Diante disso, é importante ter também boas práticas para assegurar que esse estoque esteja sempre sob controle. Para isso, um sistema automatizado que registre entradas e saídas de forma automatizada é fundamental.
A gestão de estoque otimizada e fortalece a logística, a produção e também o controle de materiais da forma certa. É possível até mesmo gerar mais economia, evitando pedidos sem necessidade e a perda de insumos perecíveis.
Gestão de logística e distribuição
A logística é composta por diversas frentes, entre elas a estocagem e a gestão de pátios e armazéns. Uma gestão de qualidade precisa considerar a necessidade de organizar produtos nesses espaços de maneira inteligente. Assim, é mais fácil contabilizar unidades e movê-las na carga e descarga.
Além disso, há também a etapa de distribuição, ou seja, o envio de produto para o varejo. O que garante a organização nessa fase do trabalho também é uma gestão adequada de como os itens são disponibilizados nos locais de armazenagem.
Há ainda as empresas que, além de produtoras, vendem direto ao consumidor final. Nesses casos, especialmente em e-commerces, é fundamental ter uma gestão de logística e distribuição eficaz. Isso garante que o site da empresa esteja sempre alinhado e atualizado de acordo com o estoque da companhia.
As melhores práticas para gerir materiais
Uma gestão de materiais de qualidade depende da execução de práticas que sejam realmente voltadas para facilitar os processos. Da organização dos produtos até o acompanhamento do estoque, tudo precisa ser feito com base em dados.
A seguir, veja como é simples ter uma gestão de qualidade e que preserve logística e finanças!
Organizar os produtos
Um local de armazenamento é amplo, repleto de produtos de diversas categorias e nem sempre é totalmente organizado. É justamente nessa negligência que pode haver um ambiente propício para erros e perdas de materiais. Parte do trabalho é garantir que eles estejam devidamente conservados e elencados.
Por exemplo, pode ser um risco deixar caixas de grande peso em partes mais altas do armazém, devido à possibilidade de quedas. Além disso, também é muito mais difícil manuseá-las, o que exigiria máquinas de maior porte.
Se os produtos estão organizados, fica mais fácil controlar a entrada e a saída, manusear para realocação e até mesmo garantir a sua preservação. A organização é o que também garante a redução do risco de perdas e prejuízos.
Planejar as compras
Compras também são parte fundamental da gestão de materiais, e isso não é difícil entender. Independentemente do que seja, insumos de produção ou material operacional, o controle de níveis de estoque é fundamental. Ficar sem pode ser um problema, e comprar novas remessas é algo que depende justamente disso.
O planejamento de compras envolve três fatores básicos: primeiramente, é preciso acompanhar o nível de estoque, para saber quando é hora de novos pedidos. Em segundo lugar, é necessário ter organização financeira, já que novas compras exigem capital. Por último, é fundamental que o estoque esteja pronto para receber.
Compras bem planejadas são fundamentais e, consequentemente, dependem dos setores financeiro, comercial e de logística. Por isso, a integração entre eles é fundamental, algo que um software adequado pode ajudar muito.
Controlar o estoque
Tudo começa pela devida organização dos produtos na fase do armazenamento. Se você compra 200 caixas de canetas esferográficas, é fundamental ter um registro dinâmico que mostre todas essas unidades.
O próximo passo é garantir que, cada vez que uma dessas caixas seja pega, uma unidade seja subtraída no controle. A tecnologia é fundamental, já que, para ter esse controle, é necessário um sistema que faça a contabilização de forma automática.
Outro ponto importante é a devida disposição dos produtos no estoque. É preciso que eles estejam visíveis e que a movimentação seja feita com atenção. Isso evita perdas, que podem gerar desperdícios ou novos pedidos desnecessários.
A importância de utilizar um software para a cadeia de suprimentos
Para que todo esse trabalho de gestão de materiais funcione bem, é necessário ter um software à disposição da cadeia de suprimentos. Esse recurso garante que todos os responsáveis pelas etapas do trabalho possam se comunicar.
Esses sistemas são automatizados, ou seja, permitem que tarefa sejam realizadas sem a necessidade de trabalho manual. Entre elas, a entrada de unidades de um produto, a atualização quando determinado item entra ou sai do estoque e muitas outras demandas. Essa dinâmica é fundamental na gestão de logística e distribuição.
Ter um sistema em que todos possam interagir registrando dados, analisando métricas e checando informações é fundamental para que a gestão de materiais aconteça da forma certa. Assim, os três pilares são devidamente conduzidos e os resultados serão satisfatórios.
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