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11 dicas para fazer gestão e armazenamento de dados de forma eficaz

Ter uma boa gestão e armazenamento de dados é essencial para qualquer setor financeiro, principalmente em transações bancárias, tendo em vista a produção diária de informações — muitas vezes, sigilosas — e os riscos sofridos por essas operações.

Diante desse cenário, as companhias têm dado uma importância maior quanto à proteção dos registros em ambientes empresariais, buscando estratégias eficientes para evitar falhas e invasões na rede.

Para isso, várias medidas podem ser implementadas, com o intuito de tornar as informações coletadas e transmitidas diariamente mais seguras, propiciando a tranquilidade que uma área tão importante dentro de um negócio necessita. Quer conhecer algumas dicas do que pode ser feito? Então, continue a leitura!

1. Cuide da proteção independentemente do porte do negócio

Um grande erro é o empreendedor achar que as pequenas e médias empresas são alvos menos atraentes para os ataques cibernéticos. Muito pelo contrário, organizações de pequeno porte podem ser vistas como mais interessantes.

Isso se deve ao fato de representarem uma porta de entrada para seus parceiros e clientes, já que existe uma relação maior de confiança. No entanto, se você assegura a proteção de seus dados, não há com que se preocupar, já que os criminosos vão optar por atacar as empresas que não priorizam a segurança das informações.

2. Instale sistemas de segurança eficazes

É necessário manter todos os recursos, por exemplo, PCs, servidores e demais dispositivos protegidos. Para isso, você pode instalar um sistema de segurança e mantê-lo sempre atualizado.

Uma boa ideia é programá-lo para atualizar de forma automática, assim não correrá o risco de esquecer dessa tarefa. Você pode adicionar um mecanismo a mais para segurança de operações bancárias e pagamento.

3. Faça o backup

Além de se proteger do ataque de hackers e malwares, é fundamental realizar o backup de dados de maneira periódica. Caso não entenda como isso pode ser feito, conte com o apoio de uma empresa especializada para auxiliar você.

4. Implemente uma política de gestão e armazenamento de dados

Criar uma política de gerenciamento e armazenamento de dados deve ser uma prioridade. Dessa forma, toda a equipe terá um entendimento das regras e expectativas em relação a tudo que envolve as informações da empresa, como senhas, privacidade do cliente, arquivamento adequado, classificação dos dados, entre outros.

Elabore uma política que seja condizente com as necessidades e expectativas do negócio, e o mais importante, tenha certeza que os colaboradores vão compreender e colocar as normas estabelecidas em prática.

5. Elimine os dados que não podem ser protegidos

Caso manuseie dados de terceiros, como documentos, cartões de créditos, informações confidenciais, mas não tenha condições de armazená-los com segurança, então não armazene. Depois de processar os registros necessários, destrua-os.

6. Mantenha seus sistemas operacionais atualizados

Grande parte dos ataques, ou disseminação de vírus, acontecem por falhas de segurança ou vulnerabilidades encontradas e exploradas pelos hackers.

Geralmente, esses problemas só são sanados quando algum prejuízo já aconteceu. Por esse motivo, é primordial manter esses sistemas atualizados. Caso utilize softwares piratas, infelizmente, você não terá acesso a essas atualizações, deixando seu negócio mais susceptível aos ataques.

7. Utilize senhas e criptografia

A política de segurança da informação da empresa deve englobar a utilização de senhas fortes e criptografia de dados em suas normas. Uma alternativa é aplicar a expiração da senha depois de um certo período, forçando os usuários a mudá-las após expirarem.

8. Armazene na nuvem

armazenamento de dados na nuvem é um tipo em que os arquivos são guardados em um servidor online. Trata-se de uma inovação tecnológica, que tem aprimorado muito os serviços e a qualidade de atendimento das empresas aos clientes.

Por meio dele, os dados ficam mais seguros e flexíveis. Tendo em vista que, caso a máquina estrague, os registros podem ser abertos em outro dispositivo, além de poderem ser acessados de qualquer local e em qualquer hora por pessoas autorizadas.

9. Fique atento às informações pessoais

Se tiver que guardar dados pessoais dos empregados, verifique se eles estão seguros e quais são as pessoas que terão acesso a eles. Além de fazer o backup de maneira segura, caso precise manter cópias físicas, coloque-as em um local seguro, onde terceiros não poderão ter acesso.

Os equipamentos eletrônicos também precisam estar seguros, por isso, exclua a possibilidade de alguém, independentemente de quem seja, acesse ou leve para casa algum desses dispositivos.

10. Reforme a conscientização da equipe

É importante entender os procedimentos de segurança, gestão e armazenamento de dados e levá-los a sério. Revise as práticas estipuladas, algumas vezes ao ano, aprimorar aquelas que estão dando certo e reestruturar aquelas que não estão gerando os resultados esperados.

Além disso, converse com os funcionários para entender suas dificuldades e receber sugestões. Se for o caso, você pode implementar um treinamento para alinhar o time.

11. Terceirize os serviços

Caso a sua companhia ainda não tenha os recursos financeiros ou humanos para lidar com essa função, de forma efetiva e segura, uma ideia é contratar ou fazer parceria com uma empresa especializada no assunto. Por exemplo, muitas companhias contratam um escritório de contabilidade para gerenciar a folha de pagamento.

Essa contratação é feita pelo fato do escritório ter a estrutura adequada e a responsabilidade em manter os dados seguros, se tornando uma solução interessante, confiável e econômica.

No entanto, o cuidado com a folha de pagamento é apenas um aspecto da administração de um negócio. Por esse motivo, é preciso pensar em quais outros serviços relacionados às informações podem ser melhor executados, caso sejam terceirizados por outra empresa.

Essas são apenas algumas dicas para ajudar na gestão e armazenamento de dados do seu negócio. Contudo, para alcançar os resultados esperados, é importante avaliar as necessidades da empresa e adequá-las de forma estratégica. Isso vai reduzir os impactos e riscos que as transações financeiras possam ter, e garantir um ambiente mais seguro e confiável.

Este conteúdo foi útil para você? Então, aproveite sua visita para saber as principais tendências e desafios da transformação digital na área financeira. Boa leitura e até a próxima!