O ano começa com planos, metas novas e mesmo que seus resultados tenham sido ótimos em 2022, agora a conta recomeça. E nesse recomeço, as metas de corte de gastos e de otimização de processos estão sempre no topo da lista. Dessa forma, gestores logística e transportes muitas vezes sofrem com os custos da cotação de frete.

Evidentemente, o frete é um elemento altamente relevante como concretização do processo de venda. Afinal, seja na relação B2C ou B2B, quem compra só quer receber o pedido.

Dito isso, preparamos o artigo de hoje para lhe ajudar a entender como um Sistema TMS pode tornar o processo de cotação ou simulação de frete, mais automatizado. Assim, garantindo mais eficácia, economia e planejamento na sua operação.

Confira!

Qual a importância da cotação de frete?

Sem dúvida, o frete deve ser visto como um aspecto estratégico na empresa. Isso porque, uma boa negociação gera impactos diretos na rentabilidade dos produtos e no custo da operação em geral. É necessário conhecer o perfil da carga do negócio e buscar as parcerias mais adequadas para evitar erros que podem causar penalidades contratuais. Consequentemente, evitando dores de cabeça com avarias e atrasos na entrega. Entre as vantagens dessa cotação, podemos citar:

• auxilia na rentabilização das operações da organização;
• gera redução de tempo na execução dos processos, além de aumentar o uso de recursos alocados nessa atividade;
• o domínio da informação é fator decisivo e diferencial competitivo na gestão de recursos de qualquer negócio, já que por meio de dados claros e precisos é possível tomar as melhores decisões.

Quais são os tipos de frete?

Os tipos de frete podem ser divididos em 3 fatores diferentes. Veja quais são!

Responsabilidade pelo frete

CIF

A sigla representa custos, seguro e frete, e estabelece que a responsabilidade referente ao pagamento do frete e gestão de riscos seja do remetente da carga. Nessa situação, o pagamento é realizado na origem do transporte e o cliente apenas faz a compra. Dessa forma, o compromisso do embarcador só termina quando ela é recebida pelo destinatário final. É o modelo mais usado nas relações comerciais.

FOB

Nesse caso, o cliente é o responsável por efetuar o pagamento no momento em que recebe a carga.

Tipo de contratação

Normal

Ocorre quando a transportadora é contratada pela empresa para fazer o transporte e coleta a mercadoria no local de origem e entrega no destino final, sendo a única a realizar o percurso.

Subcontratação

A transportadora contratada decide solicitar que outra empresa realize o transporte. Prática muito usada com o intuito de aumentar a abrangência dos locais atendidos, oferecer melhores prazos e gerar eficiência nos processos.

Redespacho

Nesse caso, duas transportadoras oferecem o serviço, no qual a empresa contratada pelo cliente percorre um determinado trajeto e a sua parceira de negócios fica responsável por terminar o percurso. Então, as duas transportadoras realizam o processo.

Característica da carga

Lotação

A lotação ou carga fechada, abrange um grande volume, que normalmente ocupa a capacidade total do veículo e vai diretamente para o local de destino.

Fracionada

São formadas por diversos pedidos de pequeno volume, atendendo vários clientes. Nesse caso, existe mais de um ponto de atendimento no decorrer do transporte.

Quais são os principais desafios de uma empresa no que diz respeito ao frete?

Entre os principais desafios ligados ao assunto está o de encontrar um equilíbrio entre custo de frete e prazo de entrega, pois é cada vez mais comum que as exigências e particularidades impostos pelas áreas da cadeia logística provoquem impactos na conta de frete.

Nesse caso, é importante ter em mente que, quando condições são impostas aos parceiros, pode ocorrer o aumento de custos aos clientes e fornecedores, além de tornar o prazo de entrega pouco atrativo. Por esse motivo, conhecer os fatores que influenciam na composição do frete é primordial para que uma negociação positiva seja realizada.

Quais são as etapas envolvidas para fazer uma cotação de frete?

É preciso conhecer as etapas que englobam todo o processo de entrega, não apenas na hora da cotação. Por exemplo:

• identificar o perfil de carga;
• compreender o modelo de negócio;
• ter ciência de quando o cliente precisa receber o produto em um prazo estipulado;
• entender quando será preciso alocar ajudantes para separação, se será necessário usar paleteira ou algum equipamento na descarga;
• projetar o tempo que o veículo ficará esperando;
• se existe a necessidade de agendar a entrega;
• avaliar se é uma zona de difícil acesso etc.

Todas essas informações são fundamentais para o direcionamento da operação e a homologação de parceiros de transporte. É feita, então, a cotação de frete com a certeza de que bons aliados foram capacitados e que todas as decisões foram tomadas, em conformidade com as necessidades da companhia.

Quais fatores devem ser considerados ao realizar o cálculo de um frete?

Existem vários aspectos que influenciam na cotação de frete. Conheça os principais!

Local de origem e de destino

A quilometragem percorrida tem influência direta no momento de fazer o cálculo do frete, além da quantidade de combustível consumidos, desgaste de pneus e a dificuldade de acesso em determinados lugares.

Peso e volume (cubagem)

Geralmente, o valor do frete de uma mercadoria mais pesada e que ocupa um espaço maior é mais alto, independentemente do trajeto a ser realizado. Isso acontece pelo fato de essa situação propiciar mais desgaste do caminhão a ser usado no transporte, além de requerer um tempo maior para o carregamento.

Tipo de carga

Nos casos em que a empresa presta serviços de transporte para vários tipos de carga, é importante que o preço seja determinado conforme cada mercadoria. Afinal, não é possível comparar as particularidades e gastos que envolvem cada entrega de uma forma geral.

Além disso, existem pontos que exigem maiores cuidados, como conservação da temperatura, embalagens específicas, entre outros, que contribuem para a cotação de frete.

Impostos

Os impostos também devem ser considerados nesse momento, por exemplo:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social (PIS).

Os impostos apresentados são aqueles considerados fixos, contudo, existem alguns casos em que serão cobradas outras taxas — estaduais e municipais do local que será atendido pela transportadora, tarifa e pedágios.

Valor aduaneiro

Caracteriza-se pelo preço da mercadoria importada, seguro e frete internacional, conforme o estabelecido na Instrução Normativa SRF nº 327. Ao calcular o frete aduaneiro, é preciso ter esse valor como base e não o preço indicado na nota fiscal.

Gerenciamento de Risco em Transporte Rodoviário de Cargas (GRIS)

O GRIS se trata de uma taxa que é cobrada sobre o preço do produto para eventuais custos preventivos de riscos. Em alguns casos, a transportadora considera a dificuldade da entrega ou o perigo envolvido para realizar essa cobrança. Outro exemplo é quando existe a possibilidade de furto ou extravio durante o trajeto.

Pedágio

Diversas rodovias do Brasil são gerenciadas por meio de uma concessão privada. Nesse caso, o pedágio cobrado durante o trajeto deve ser considerado para compor o preço do frete.

Cobranças extras

Além das questões apresentadas anteriormente, outros valores podem ser englobados no preço final do frete, que vai depender de cada transportadora, como:

• tarifas pela coleta, despacho, atrasos ou reentrega;
• quantidade de remessas a serem realizadas;
• rotas em locais com tráfego pesado ou sem chance de carga durante o retorno;
• agendamento, onde um horário é predeterminado evitando o risco de atrasos na entrega etc.

Quais os benefícios em otimizar a cotação de frete?

A cotação de frete é uma atividade complexa, considerando que é preciso assegurar que as melhores contratações serão feitas por meio da análise de diversas variáveis como prazo, preço e qualidade do serviço prestado. Para automatizar esse processo, é possível encontrar no mercado ferramentas que ajudam na otimização do fluxo de trabalho. Veja os benefícios que essa otimização pode oferecer!

Aumento da produtividade

Ao investir na tecnologia é possível fazer com que algumas rotinas logísticas sejam finalizadas de forma automática, o que reduz a quantidade de tarefas repetitivas sob responsabilidade da equipe e o tempo gasto nas operações. Assim, é possível delegar atividades mais estratégicas para os profissionais, que gerem melhoria e desenvolvimento do setor.

Padronização dos processos

Outra vantagem da otimização é a padronização dos processos. Por exemplo, reunião de dados importante para a constituição do frete, colaborando para a minimização de custos e redução de erros.

Agilidade no processo de cotação

A automatização da cotação de frete também gera agilidade. Dessa forma, as cargas passam a ser liberadas em menor tempo, impactando no prazo informado para os clientes, o que aumenta a satisfação.

Como economizar na cotação de frete?

Existem algumas dicas que podem ser colocadas em prática para tornar o processo de cotação de frete mais econômico. Veja algumas delas!

Faça um bom planejamento

Nesse caso, o mais adequado é definir a quantia do orçamento que será usada para custear os gastos com transporte em um tempo determinado. É necessário que as metas sejam realizadas e que se enquadrem na realidade do negócio. Também é importante realizar um monitoramento eficiente para entender se existem gastos excessivos e o que fazer para reduzi-los sem perder a qualidade dos serviços oferecidos.

Conte com preços mais acessíveis

Para isso, o recomendável é incluir várias opções em uma cotação. Isso eleva o poder de negociação e possibilita uma contratação com melhores condições para a prestação do serviço.

Faça parcerias de confiança

É fundamental avaliar alguns critérios antes de escolher uma transportadora como parceira, por exemplo, a reputação e tradição da empresa no mercado, prazos e condições de pagamento, atuações em casos de ocorrência (atrasos, extravios, avarias e devoluções), investimento em tecnologia e demais.

Acompanhe os indicadores de desempenho

Por certo, utilizamos os indicadores de desempenho com o intuito de analisar os resultados dos processos e identificar se tudo está ocorrendo dentro do planejado. Com isso, é possível averiguar se os recursos aplicados e práticas implementadas foram suficientes para atingir os objetivos. Cabe analisar: frete sobre o valor do faturamento, por região, por mercadoria, custo de reentregas, etc.

Ao ter esses dados em mãos, fica mais fácil detectar erros, suas possíveis causas, bem como medidas a serem colocadas em prática para solucioná-los.

Como o Entregou facilita o processo de cotação de frete?

O Entregou possibilita a automatização do processo de cotação ou simulação de frete. Mas como? Fazemos isso por meio de uma plataforma Web (que não depende de esforço de instalação ou de computadores super potentes). É possível, ainda, usar um serviço de integração conectado ao e-commerce ou ERP por intermédio de consultas.

Com o cadastro de tabelas de fretes negociadas com os fornecedores de transporte, as simulações são retornadas em tempo real. Assim, o embarcador poderá escolher entre o frete do parceiro que atende melhor o prazo de entrega, o que apresenta o melhor preço do serviço ou todos os parceiros que atendem determinada região.

E se você quiser ver na prática como isso funciona, assista ao nosso tutorial:

Ademais, o Entregou possui uma ferramenta complementar chamada Contratação de Fretes. Este módulo permite que o embarcador cadastre uma determinada carga, destino e o valor que está disposto a pagar. Nosso software faz a busca entre os transportadores cadastrados e retorna com aquele que oferece o melhor preço. Achou esse tipo de leilão interessante? Acredita que essa estratégia pode lhe ajudar? Saiba mais em: Contratação de Fretes.

Quais os diferenciais do Entregou para quem atua no ramo logístico?

O Entregou é composto de uma série de diferenciais que proporcionam vantagem competitiva perante os concorrentes. Os principais pontos são:

Gestão da cadeia logística

Ter o domínio da informação que envolve todos os elos da cadeia em uma única plataforma permite a criação de indicadores estratégicos para o negócio, dando visibilidade não somente ao contratante, mas também aos parceiros da empresa. Você, embarcador, pode contar com métricas que são valiosas. Com isso, é possível entender como está sendo a performance de cada transportador, por região, praça, rota ou até por cliente. Logo, o transportador também possui acesso e vê como é mensurado seu trabalho e qual é o seu desempenho em tempo real.

Automatização dos processos de integração de dados

O Entregou atua na automatização de dados e rotinas, com cotação de fretes, aprovação das faturas relacionadas ao serviço, comunicação de rastreio de pedidos e demais atividades que, na maioria dos casos, exigem ações manuais e busca de informações em locais distintos.

Por fim, cabe reforçar que o processo para cotação de frete engloba vários fatores. Por isso, convidamos você a pensar na automatização dessa atividade. Conte com a segurança de quem, há 27 anos, atende milhares de embarcadores. Escolha uma solução adequada às características do seu negócio. Foque na realização das suas metas para este ano e desfrute dos benefícios da melhora no relacionamento com parceiros estratégicos e minimização dos custos operacionais.

Quer saber como tornar o setor logístico muito mais prático e rentável? Entre em contato conosco!