Rastreamento de cargas: tudo o que você precisa saber

O complexo rodoviário brasileiro é a via de tráfego que concentra o maior número de veículos corporativos, tendo em vista o volume gerado por transportadoras ligadas ao comércio. Nesse contexto, soluções logísticas que visam melhorar a gestão empresarial são indispensáveis. Esse é o caso de soluções de rastreamento.

Como muitas corporações enfrentam desafios para adequar os seus sistemas de logística, as soluções de rastreamento apoiam o planejamento organizacional, fazendo com que o produto chegue até o cliente no menor prazo estabelecido.

A crescente procura por soluções otimizadas de rastreamento, também conhecidas como tracking, perpassa a demanda de pequenas, médias e grandes empresas. A implementação dessas soluções pode ocorrer em organizações com frota própria ou terceirizada.

As falhas em procedimentos logísticos de entregas podem levar a erros muito graves, resultando em perdas de patrimônio e insatisfação do cliente. Os programas e softwares utilizados para rastreamento apoiam na redução de erros e riscos, garantem a segurança do produto e o cumprimento dos prazos estabelecidos interna e externamente.

Assim, controlar as operações de transporte é fundamental para ter sucesso e eficiência nas atividades dia a dia da empresa. O planejamento das rotas de transporte em conjunto com o rastreamento de cargas proporciona uma melhoria nas operações de distribuição das remessas.

Confira agora o guia completo sobre rastreamento de cargas. Neste texto você conhecerá:

  • o que é rastreamento de cargas;
  • como o rastreamento é feito;
  • quais suas ferramentas de comunicação;
  • quais seus recursos;
  • quais as vantagens para sua empresa;
  • como utilizar para desenvolvimento da empresa;
  • como contribui para a experiência do cliente;
  • como escolher a melhor ferramenta para o seu negócio.

O que é o rastreamento de carga?

Solução de alta tecnologia  o rastreamento de cargas é uma ferramenta que integra o sistema de remessa de produtos com os mecanismos estratégicos de gestão de uma empresa. Entre os instrumentos mais eficientes, estão softwares e programas instalados em rede, como os chamados sistemas SaaS (Software as a Service).

Por meio do rastreamento é possível acessar as rotas de transporte de toda a frota em tempo real, coletando informações importantes para a gestão. As informações coletadas contribuem para o controle administrativo e para o bom andamento de suas remessas.

Os programas registram dados sobre produtos, trajetos, cargas e destinos, além de compilar referências dos profissionais envolvidos em cada etapa do procedimento de entrega.

Os programas mais avançados podem oferecer ainda recursos adicionais, como envio de mensagens diretamente para empresa e clientes em caso de incidentes e imprevistos.

Como é feito o rastreamento?

As ferramentas que fazem o rastreamento são usualmente constituídas por mapas, operadoras móveis e comunicação por satélite.

Popularmente conhecido como GPS, o sistema de posicionamento veicular é o mais utilizado. Ele permite o envio de dados exatos de localização de um determinado objeto móvel para um destinatário.

O GPS funciona geralmente por rastreamento via satélite, mas também pode ser feito pelo GPRS, ou seja, por meio da rede de operadoras de telefones móveis. Nesse caso, o destinatário será associado a um software.

O rastreamento é feito de modo integrado a mapas digitais, que disponibilizam a visualização desde programas administrativos, sendo parte importante para a otimização da frota, distribuição das cargas, elaboração de plano de manutenção veicular, entre outros.

Como é feita a comunicação em programas de rastreamento de cargas?

A comunicação entre administração, equipe, funcionários e motoristas é o outro componente dos programas de rastreamento, igualmente importante para a sua eficácia. A comunicação entre os profissionais pode ser feita via rádio, satélite ou telefonia celular.

Sendo a melhor ferramenta e também a mais completa, a telefonia móvel se destaca nesse tipo de comunicação por sua função e durabilidade. Tendo cobertura disponível quase integralmente na malha rodoviária, a comunicação por telefonia móvel torna a comunicação mais eficiente e acessível.

Na telefonia móvel, é instalada uma estação que possibilita o uso de ramais os quais podem ser acessados por qualquer dispositivo ligado à Internet. Sendo tablet, computador ou smartphone, esta estação concentra os dados tanto de deslocamento como de mensagens e ligações, fazendo o armazenamento de todo o conteúdo gerado.

A comunicação por rádio ainda é utilizada, porém, não apresenta modelos de recursos integrados às ferramentas de rastreamento de cargas. Ele pode ser instalado como um sistema independente e acionado da base a partir de um aparelho de chamadas, via voz.

Quais são os recursos oferecidos pelo rastreamento de cargas?

Indicadores de falhas

Os softwares identificam todos os erros ocorridos durante o trajeto e apontam soluções para contorná-los. Ao acompanhar todas as etapas da entrega, o aplicativo  pode enviar mensagens de alerta quando ocorre algo diferente do planejamento.

A notificação acontece quando o veículo permanece muito tempo parado, quando o carro apresenta algum defeito, se é visto algum desvio da rota ou se a porta foi aberta sem autorização. Quanto mais rápido são identificadas as ocorrências, mais ágil será a sua resolução, diminuindo os efeitos negativos.

Por exemplo, quando um carro estraga, é possível deslocar um carro reserva ou ativar o seguro para conserto imediato, sem que precise gastar tempo em ligações ou termos de verificação das falhas ocorridas.

Alarmes para situações de risco

Os seguros que envolvem cargas de alto valor exigem que o controle do transporte seja feito com máximo controle de dados possíveis. Produtos eletrônicos, pneus e remédios, que são cargas bastante onerosas, precisam de monitoramento integral, realizado em conjunto com a empresa que o gerenciamento de risco.

Se o carro de transporte estiver com tudo certo com seu trajeto, cumprindo todos os pré-requisitos e sem problemas, o sistema acusa que a carga poderá ser compartilhada e gera uma permissão para seu carregamento que pode ser feito eletronicamente e à distância. Alarmes podem ser disparados via notificação ou ligação telefônica.

Integração de setores

O rastreamento de cargas trabalha integrando vários setores. Ele interfere desde o estoque, passando pela embalagem, acompanhando a entrega de modo completo. Facilitando a estruturação da logística de transportes, a ferramenta pode impulsionar tanto a satisfação do cliente quanto o setor de vendas.

Quais as principais vantagens das soluções de tracking?

Otimização dos roteiros de viagem

A ferramenta do rastreamento de carga auxilia na gestão da frota, impulsionando a redução do desperdício trazendo a economia de combustível, a manutenção inteligente de veículos ou valorização da mão de obra. Essa ferramenta pode ser implementadas em conjunto com outra importante solução, os roteirizadores.

Com eles, as mercadorias são entregues no endereço correto e dentro do menor prazo viável. Assim, a otimização de trajetos pode ser feito via aplicativos e programas, resultando em um significativo aproveitamento de combustível e da carga horária do pessoal.

A economia se estende ainda pela previsão associada ao controle do tráfego, evitando lugares de congestionamento e vésperas de datas complicadas para o trânsito. O cálculo feito pelos programas tornam o transporte muito mais ágil, mas, além disso também muito econômico.

Agilidade na realização das entregas

Contribuindo para um serviço de excelência, o rastreamento de cargas permite que haja margem para manobras de mudança de trajeto, reduzindo consideravelmente o tempo no desenvolvimento da solução de problemas. Sendo resolvidos com prontidão, os imprevistos não chegam a atrapalhar o prazo das entregas.

O cliente pode ainda ter acesso aos mesmos dados da empresa, acompanhando , desse modo, o dia e horário que o produto chegará na porta de sua casa. Sendo assim, são reduzidas as tentativas de entrega, possibilitando que a maioria dos produtos seja entregues já na primeira vez.

Precisão na prevenção de erros

Ainda que os processos da empresa busquem atuar com o máximo de eficiência, todo procedimento está passível de erros e falhas. Um incidente pode interferir no desenvolvimento de um processo, atrapalhando a logística de distribuição e com isso trazendo perda de recursos e pessoal.

Acompanhando todas as etapas da entrega, é possível identificar com rapidez quando há algum imprevisto, e traçar soluções baseadas especificamente no problema ocorrido. Tal medida gera agilidade na gestão, tornando as medidas mais eficazes e precisas.

A geração de informações é feita com precisão e detalhamento. Por isso, com a troca de dados o número de erros pode chegar a quase zero, simplificando o desenvolvimento de operações logísticas complexas.

Acompanhamento de cargas em tempo real

O controle de grande qualidade acompanha os dados em tempo real, sem margem para manipulação de informações e interferências de má-fé.

Os dados mais importantes ficam guardados, com garantia de acesso em tempo real e armazenagem durante o período definido pela empresa. Eles ficam acessíveis para consultas posteriores e construção de análises e estatísticas.

O controle permite, ainda, o acompanhamento em tempo real de cada etapa da logística, desde a retirada do produto do estoque até a sua entrega ao cliente. É possível saber exatamente o trajeto percorrido, a velocidade do veículo em cada parte, a velocidade média, os dados completos do motorista e outros fatores que ficam compilados na estrutura de dados da empresa.

Maior controle na entrega dos produtos

Os mecanismos de rastreamento servem para coibir extravios e avarias, tornando mais claras as responsabilidades de cada parte da equipe sob a carga enviada. O rastreamento pode não impedir que esses tópicos aconteçam, porém, garante a localização da carga e dos funcionários com retidão.

Além disto, o rastreamento ainda pode oferecer informações com exatidão, sendo de grande ajuda para processos investigativos de recuperação da carga e punição dos envolvidos.

As tecnologias utilizadas para o acompanhamento de carga são de muita precisão, sendo os dados fornecidos por satélites e GPS certificados pelo rigor das informações. Com o planejamento das rotas, o acompanhamento ajuda a fiscalizar se todo o percurso está sendo executado conforme as diretrizes.

Prevenção de roubos e extravios

O aumento do número de roubos, furtos e sequestros de cargas, as empresas vêm tomando cada vez mais medidas para prevenir que os crimes incidentes não prejudiquem o serviço prestado, nem ocasione prejuízos.

O monitoramento da carga é bastante utilizado como meio de evitar ou minimizar problemas oriundos de furtos, roubos e sequestros. O rastreamento é um aliado no conjunto das prevenções, fazendo com que transportadoras e lojas somem garantias a fim de zelar pelo produto postado.

A ferramenta pode alertar automaticamente quando há uma mudança na rota de entrega. Desse modo, a ferramenta contribui para aliviar a perda material da empresa, auxiliando no bom gerenciamento de recursos.

Como o rastreamento de carga colabora para a modernização corporativa?

Administração estratégica e inovadora

Toda gestão que trabalha operacionalmente com a logística de distribuição de produtos deve contar com o rastreamento de veículos. A ferramenta oferece vantagens em termos de tempo, recurso e produtividade.

O conhecimento desencadeado a partir do monitoramento dos trajetos torna o controle da empresa mais qualificado, influenciando os atributos de prestação dos seus serviços. O sistema registra todas as ocorrências que possam atrapalhar o serviço de entregas da empresa.

Atualização dos processos

Atuando como uma medida de tecnologia que podem reduzir os custos de uma empresa, o rastreamento de carga promove a automação de atividades, colaborando com a inovação dos processos internos e externos da empresa.

A utilização de ferramentas proativas (com alertas e mensagens) e a automação levam a uma melhor interação entre equipes e elevam o nível de bem-estar entre funcionários. Sem a necessidade de programas aprofundados de treinamento, a tecnologia ajuda na integração de atividades interferindo positivamente na agenda de desenvolvimento da corporação.

A automação traz consigo maior clareza dos processos, otimização da rotina de colaboradores e maior segurança para a empresa.

Conservação e preservação da frota

A manutenção dos veículos que integram a frota da empresa é diretamente beneficiada com a implementação de uma solução de rastreamento de cargas, que acentua a fiscalização dos carros a partir dos aplicativos e cronogramas administrativos.

Os programas de revisão podem ser coordenados por sazonalidade ou por meio da quilometragem rodada. A substituição de peças, óleos e filtros assim como os pequenos reparos são feitos dentro do planejamento administrativo, evitando fazer consertos depois que o problema já foi identificado ou o veículo estragado em curso.

Tais medidas geram benefícios administrativos como a redução dos custos e a gestão otimizada de recursos e tempo.

Qualidade de serviço otimizada

O rastreamento de cargas permite que o monitoramento de qualidade assegure a execução dos trajetos conforme o planejado, melhorando o seu serviço em função de maior organização dos dados sobre as remessas.

O produto é rastreado desde o momento em que sai do estoque até a casa do cliente. Com o controle, profissionais podem visualizar o volume de produtos em trânsito, melhorar o setor de embalagem e concentrar esforços para grandes demandas de entrega, por exemplo.

Como utilizar o tracking como mecanismo de desenvolvimento da empresa?

Tomadas de decisão internas

As informações podem ter um valor maior do que simplesmente a transmissão dos dados em tempo real. Com o registro das informações, elas podem contribuir para a tomada de decisões importantes dentro da empresa.

A base de dados gera indicadores que permitem identificar erros de estratégia, auxiliando a elaboração de ações mais precisas. Entre as estatísticas elaboradas, podem ser analisados o volume de cargas extraviadas, que apresentam avarias ou que foram substituídas, tornando claros os mecanismos que estão ou não funcionando.

Importância na adoção de melhorias

A partir dos dados gerados pelos programas de rastreamento veicular, são elaboradas medidas de melhorias no serviço de entregas. Com a coleta dos dados de um determinado trajeto, é possível saber se os horários estão sendo bem aproveitados, por exemplo.

Desenhando uma porcentagem das entregas bem-sucedidas e aquelas que não se completaram no prazo, as estatísticas identificam com precisão, oferecendo em formas de listagens ou gráficos os principais pontos que devem ser desenvolvidos e restabelecidos.

Essa medida evita que a empresa invista em programas de desenvolvimento sem base de informação, impulsionando assim o crescimento qualificado e de retorno quase certo, lidando com fatos em vez de especulações modelo.

Elevação da produtividade por meio de maquinário e do capital humano

O rastreamento de cargas pode auxiliar no aumento da produtividade, fazendo uma distribuição de cargas com maior inteligência. Otimizando o uso de seus veículos e da demanda por transportes, o rastreamento pode direcionar melhor os envios de acordo com a disponibilidade dos carros.

Quando a frota passa a ser monitorada, os funcionários tendem a ter uma postura mais proativa e participativa, gerando maior colaboração nas atividades. Os tempos de intervalo e de pausa são acompanhados pela equipe gerencial, e se tornam mais constantes e programados.

A produtividade das equipes é beneficiada, fazendo com que colaboradores tenham consciência e apropriação das diretrizes da empresa, podendo corresponder melhor às expectativas lançadas sobre a equipe. O comportamento é em grande parte beneficiado, estando todos mais atenciosos e cuidadosos com as tarefas.

Competitividade no mercado

O programa de rastreamento veicular gera uma vantagem competitiva em relação a outras empresas. Sendo um aparato de tecnologia, atrai clientes que estão ligados em inovação e otimização de serviços.

Como o rastreamento de cargas pode melhorar a experiência do cliente?

Elevação da satisfação do cliente

Todas as postagens, sejam comerciais ou não, estão sujeitas a imprevistos de todas espécies. Por mais protegido que seja, é dever da empresa notificar o cliente o mais rápido possível sobre qualquer alteração no planejamento previsto para a entrega.

A medida de comunicação transparente com o cliente gera um retorno empático. Mesmo se tratando de um ponto negativo – atraso ou extravio do produto – o cliente tende a compreender o erro pelo cuidado e atenção que a empresa dá à situação A comunicação, nesse caso, é sinônimo de cuidado com o serviço.

Pela possibilidade do cliente conseguir acessar as informações em tempo real, ele se sente confortável por estar sempre atualizado com relação ao status real do produto. Essa é uma boa maneira de investimento em processos que podem fidelizar clientes, também contribuindo para a propaganda viral e espontânea.

Melhoria nos sistemas de atendimento

A comunicação direta com o cliente otimiza as estruturas de atendimento. Os sistemas SAC são essenciais para estabelecer uma linha institucional, podendo se transformar em um canal para reclamações, mas também feedbacks sobre o serviço da empresa.

Contudo, portais online de acompanhamento e notificação – vinculados à ferramenta de rastreamento – podem reduzir consideravelmente as ligações para a equipe de atendimento. O rastreamento de cargas pode contribuir para diminuição da espera em chamadas telefônicas minimizando também os fatores de congestionamento de linhas e ramais de atendimento.

Como escolher o melhor sistema de tracking?

Considerando o número de soluções oferecidas no mercado, é preciso analisar cuidadosamente a demanda de sua empresa para ver qual delas melhor se aplica à sua realidade. Nem sempre a mais econômica suprirá todas as necessidades da corporação, sendo aconselhável uma pesquisa aprofundada.

Desde a compra de um equipamento até a instalação de um software ou cadastro em algum sistema online, as soluções acompanharão as tendências logísticas, apresentando ferramentas mais ou menos alinhadas de acordo com a necessidade dos clientes.

Destacam-se as ferramentas que oferecem alta tecnologia, pois conseguem aliar o serviço a um bom custo-benefício. Elas também proporcionam garantia estendida, facilidade de implementação e de manutenção.

Aplicativos em smartphones

Aplicativos instalados nos smartphones de motoristas são outra maneira de monitorar a  carga. O smartphone pode servir ainda para que a empresa entre em contato via telefonia móvel com o motorista, bem como para que o motorista registre ocorrências no percurso.

O aplicativo em dispositivos móveis pode permitir também o registro fotográfico de avarias ou entregas realizadas, agilizando o acompanhamento em tempo real.

Instalação de câmeras

Por meio de câmeras instaladas nos veículos da frota é possível acessar em vídeo o trajeto da remessa. Há ainda a possibilidade conjunta de integrar as câmeras com o sistema de GPS, dependendo de fatores de compatibilidade entre p­­­­­­­rogramas e equipamentos.

Softwares de monitoramento

Os softwares de monitoramento são o grande diferencial para o rastreamento veicular digitais. O sistema que agrega todas as informações faz toda diferença, que vai desde a sua capacidade de armazenagem de dados até a maneira como torna acessível as informações na rede.

Os softwares integram o GPS com aplicativos, deixando acessível tanto a administração quanto a funcionários e clientes as informações coletadas durante o trajeto. A navegação costuma ser de fácil manuseio, assim como sua manutenção.

Adotar uma solução de rastreamento da frota é trazer visão estratégica para a gestão de sua empresa, lançando mão de logísticas que correspondem às expectativas dos clientes e das possibilidades de investimento do seu negócio.

Trabalhando com frota própria ou colaboradores terceirizados, o rastreamento de carga certamente não pode faltar na sua empresa. Para continuar sempre por dentro das novidades e crescer cada vez mais com sua empresa, siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook , Linkedin) para acompanhar todo o nosso conteúdo!